Cómo lograr un cumplimiento tributario ágil y automatizado

El marco tributario en México no ha cambiado de fondo; sin embargo, la forma de cumplir se ha transformado, siendo mucho más abundante la información con la que se debe contar en términos de volumen de datos, documentación y soporte digital, para realmente estar en posibilidades de responder a la proactividad de las autoridades fiscales y garantizar el cumplimiento.

Situaciones que antes se podían dirimir mediante un análisis conceptual y con un número limitado de documentos, ahora exigen un respaldo completo, incluyendo la trazabilidad de los impuestos. Hoy en día, se deben conectar perfectamente los registros contables y la evidencia documental de las operaciones, los comprobantes requeridos de acuerdo con las distintas leyes fiscales, facturas, comprobantes fiscales digitales (CFDI), pedimentos de importación y todo lo que demuestre la existencia de mercancías, operaciones, relaciones entre clientes, proveedores y terceros que tienen conexión con la empresa, además de que la presentación de información para el cumplimiento se ha vuelto digital.

Lo anterior ha colocado a las organizaciones en un contexto en el que gestionan altos volúmenes de datos. Este factor vuelve imprescindible contar con tecnología que sustente las diversas fases de los procesos financieros, contables y de impuestos, ayudando a generar información más completa y confiable.

Asimismo, la agilidad que da la automatización facilita observar los plazos para el cumplimiento tributario, presentando la información completa en tiempo y forma, dando la oportunidad de realizar las aclaraciones adicionales que se requieran e, incluso, preparar reportes para la planeación y toma de decisiones.

La tecnología permite, también, generar más oportunamente flujo de efectivo mediante saldos a favor, dado que es posible demostrar todo el ciclo de las operaciones: desde que se registran contablemente; el sustento físico que las ampara, se trate de un bien o un servicio; el reflejo en el flujo de efectivo de la transacción vinculado al movimiento bancario y conectado con los comprobantes fiscales digitales; los complementos de pago, entre otros elementos.

En cuanto a las herramientas que se utilizarán, resulta crucial buscar un traje a la medida que tome en cuenta el contexto local, la industria y las necesidades de la empresa, así como evaluar la seguridad y capacidades que ofrecen dichas herramientas, que incluyen la agilidad al gestionar un gran volumen de datos y la facilidad para hacerlo. Finalmente, es fundamental el valor que aporta el acompañamiento de especialistas para analizar a profundidad las cuestiones de estructura, políticas y procedimientos.

Las herramientas deben ser fáciles de usar para que el área de Impuestos y la empresa en su conjunto puedan entender, gestionar y aprovechar la información. No resulta útil contar con una gran cantidad de datos y procesarlos con rapidez y seguridad si se generan archivos de alta complejidad, solo aptos para personal con conocimientos especializados. En este sentido, para lograr mayor facilidad en su gestión y comprensión es importante contar con tecnología de inteligencia de negocios.

Además, las plataformas adecuadas tienen repercusiones positivas no solo en Impuestos, sino también en Contabilidad, donde se genera información que se utiliza para los cálculos en el cumplimiento, así como en Finanzas y Tesorería; en esta última, el impacto más relevante es en el flujo de efectivo, factor crucial para la operación. Las sinergias resultan de valor, ya que en las áreas de Contabilidad y Finanzas suelen existir procesos manuales y complejos, que representan un insumo para Impuestos. Por ello, en un proyecto para la función de Impuestos, se puede contemplar la automatización de otras áreas relacionadas.

Al evaluar las mejores tecnologías disponibles hay que contemplar los beneficios de las herramientas con poder de extracción, transformación y carga de datos (ETL, por sus siglas en inglés) para procesos automatizados sin intervención humana, o para manejar y aprovechar los datos en la creación de reportes y en cualquier ambiente. Asimismo, se pueden evaluar opciones de diseño que den flexibilidad a la programación y, finalmente, herramientas de inteligencia de negocios para poner esos datos en tableros de control fáciles de operar que permitan una mejor toma de decisiones con base en información confiable.

Un pilar fundamental para el futuro de la función es que las soluciones no sean solo sobre tecnología, sino que incorporen una estrategia integral que contemple a las personas y cuente con el acompañamiento de profesionales en Impuestos, Contabilidad y Finanzas, para lograr una herramienta a la medida, contando con la activa participación de la gente.

El involucramiento de los equipos de Impuestos resulta fundamental durante todo el proceso de implementación, dado que la tecnología, lejos de reemplazar a las personas, complementa y facilita sus actividades, buscando empoderarlas para un mejor desarrollo de su trabajo. Tras la implementación de un enfoque integral con la tecnología adecuada para cada empresa, la función de Impuestos puede convertirse en un departamento sólido, con un equipo de profesionales altamente productivos y capacitados para el control de la información y los insumos necesarios para el cumplimiento fiscal, con gran capacidad de análisis, planeación y la posibilidad de generar información de manera sencilla y eficiente.

Nota: las ideas y opiniones expresadas en este escrito son del autor y no necesariamente representan las ideas y opiniones de KPMG en México. 

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La información aquí contenida es de naturaleza general y no tiene el propósito de abordar las circunstancias de ningún individuo o entidad en particular. Aunque procuramos proveer información correcta y oportuna, no puede haber garantía de que dicha información sea correcta en la fecha en que se reciba o que continuará siendo correcta en el futuro. Nadie debe tomar medidas con base en dicha información sin la debida asesoría profesional después de un estudio detallado de la situación en particular.