• Inès Omri, Associée |
  • Cédric de Lavalette, Associé |
  • Patricia Vasio Cochet, Directeur |
5 min de lecture

M&A – Comment garantir la continuité des opérations post Day 1 grâce à l’Hypercare

Que ce soit dans le cadre d’une acquisition ou d’une cession, le closing d’une transaction est un moment clé puisqu’il vient clôturer des mois de travail ayant permis de préparer, cadrer et d’exécuter les tâches indispensables à la préparation et la sécurisation du Day 1.

C’est lors de ces quelques semaines autour du Day 1 que le travail effectué en amont peut se transformer en succès ou en échec. Il est donc nécessaire de porter une attention toute particulière à ces quelques semaines charnières en mettant en place un dispositif renforcé qui permette de sécuriser et garantir la continuité des opérations business post Day 1.

Ce dispositif renforcé ou Hypercare est un « support sur mesure » fourni par le vendeur à l’acquéreur afin de garantir une bonne transition de la cible, notamment en termes de prise en main des outils informatiques et des process métiers (Finance, RH, etc…). Il est donc primordial pour le vendeur et l’acquéreur de se mettre d’accord sur les facteurs clés de réussite du closing afin d’aborder la période de l’hypercare en toute sérénité. La réactivité des deux parties pendant cette période est également capitale pour pallier toute interruption significative des opérations.

La réussite de l’Hypercare repose sur les principes suivants :

Préparer et cadrer – Impliquer les parties prenantes de la transaction

Les actions du plan de bascule et la migration des données peuvent être intenses et complexes selon la nature du business ou l’imbrication des activités. Il est indispensable d’aligner et d’impliquer l’ensemble des parties prenantes en suscitant leur mobilisation : Un point de contact par fonction doit être désigné, que ce soit du côté de l’équipe projet dédiée, du vendeur ou de l’acquéreur. De plus, une formalisation complète et intelligible du dispositif doit permettre d’identifier les enjeux et les Rôles & Responsabilités de chacun des protagonistes. En effet, de cette formalisation découle des livrables clairs tels qu’un un plan d’actions détaillés, des tâches assignées ainsi que des processus d’action, de reporting et de gouvernance validés par les parties prenantes.

Diagnostiquer – Définir une méthodologie adaptée

Une méthodologie adaptée permet d'identifier les points névralgiques des processus du business ainsi que les solutions applicatives correspondantes du système d’information à considérer. Il est également important de définir des KPI permettant de mesurer l’opérabilité des process métiers et des systèmes informatiques fournis à l’acquéreur.

Le but du dispositif étant de sécuriser la continuité des opérations, il est donc indispensable d’avoir un outil permettant de récolter et suivre efficacement les anomalies (généralement sous forme d’outil de ticketing). Cet outil permettra d’analyser et d’hiérarchiser les anomalies en fonction de leur niveau d’urgence et d’impact sur le business, pour résoudre en priorité les tâches les plus critiques. 

Résoudre – Définir une gouvernance simple et claire

L’objectif du dispositif d’Hypercare est de pouvoir mobiliser rapidement la bonne personne au bon niveau pour pouvoir résoudre une défaillance le plus rapidement et simplement possible. En effet, dans le cas de larges projets regroupant de nombreux pays et fonctions, il est primordial de définir un point de contact unique par fonction, permettant une communication fluide entre l’acquéreur et le vendeur. Des points réguliers entre les équipes du vendeur et de l’acquéreur doivent avoir lieu afin de suivre la résolution des problèmes majeurs remontés post Day 1. En plus de ces points réguliers, des points de synchronisation avec le top management des 2 parties sont également à prévoir afin de pouvoir arbitrer rapidement les points bloquants.

Délivrer – Définir les critères de sortie du dispositif d’Hypercare

Il est important de définir des critères concrets d’un retour au « business as usual » se fondant sur 2 volets. Le premier s’appuie sur des données chiffrées caractérisant un retour à la normale en termes d’opérations. Pour cela, on peut par exemple, suivre le nombre de livraisons effectuées, le nombre de commandes prises ou le nombre de tickets ITS ouverts. Ces données doivent représenter une caractéristique concrète d’un processus, être compréhensibles et être facilement extractibles. Plus qu’un objectif à atteindre, elles doivent être définies de manière quotidienne et représenter un retour progressif à la normale des opérations. En effet, sans cela, il est difficile de détecter rapidement un écart et d’agir en conséquence. Ensuite, le second volet, qualitatif, vient compléter cette approche chiffrée. Celui-ci, permet d’acter le retour à la normale des opérations, avec par exemple le succès du versement de la première paie ou de la clôture mensuelle. Il s’applique aux processus dont l’effectivité ne peut être mesurée que par sa réalisation.

Finaliser – Assurer un transfert de connaissances

Un transfert de connaissances en fin d'hypercare entre les équipes du vendeur et celles de l’acquéreur permet de sécuriser le retour à une situation dite normale (Business As Usual). Ce transfert correspond à la prise en main définitive des activités de la cible par l’acquéreur.

Les équipes du vendeur doivent tout d'abord fournir une documentation détaillée permettant de tracer toutes les informations nécessaires et le suivi des échanges dans la cadre de la transition.

Le transfert de connaissances suit trois étapes essentielles pour permettre à l'acquéreur de reprendre l'activité de manière indépendante. Elles se résument comme suit : former l'acquéreur, réaliser des activités conjointement puis obtenir la validation de l'acquéreur sur la maitrise des sujets. Une fois ces étapes effectuées, une officialisation de l'acquéreur permet de confirmer la réalisation du transfert de connaissances et de certifier la capacité de l'acquéreur à reprendre l'activité indépendamment du vendeur.

La méthodologie développée par les experts de KPMG France a été éprouvée sur de nombreuses missions de grande envergure et les retours d’expériences nous ont également permis de la rendre plus pertinente et adaptable à tout type de deal. Il s’agit © 2021 KPMG S.A. d’un ensemble de bonnes pratiques déclinées sous forme d’outils prêts à être utilisés dans un contexte de M&A.

N’hésitez pas à rentrer en contact avec nos experts pour plus de précisions ! Vous pouvez également nous contacter pour entrer en possession de notre M&A PlayBook qui vous permettra de bien réussir les autres étapes de votre cession ou intégration d’activités.

Vos interlocuteurs :

Nos experts Intégration & Séparation et Connected Tech, IT M&A :

  • Clémence Seignert – Directrice I&S
  • Thierry Noutsa – Senior Manager Connected Tech
  • Loic Courmont – Senior Manager I&S