Agile Working

Agilität als konzeptionelle Grundlage für moderne Arbeitsweisen hilft Teams und Organisationen dabei, flexibel und effizient auf sich ändernde Rahmenbedingungen und (Kunden-)Anforderungen zu reagieren. Diese Faktoren lassen sich auch auf die Herausforderungen, denen die Interne Revision gegenübersteht, übertragen.

Agile Ansätze setzen bewusst auf autonome, interdisziplinäre Teams als wesentliche Treiber für Veränderungen und somit optimierte Ergebnisse. Unter Berücksichtigung der Bedeutung einer Verbesserung der „First Line“ (vgl „Three Lines Model, The IIA) wirft dies auch Fragen zur Zusammensetzung von Prüfungsteams auf.

Es erscheint sinnvoll, auf agile Teams zu setzen, deren Mitglieder sich folgendermaßen zusammensetzen: aus Expert:innen eines ähnlichen wie dem untersuchten Fachbereich, der Internen Revision und eventuell aus weiteren Fachdisziplinen. Ein zielorientiertes Arbeiten in zeitlich begrenzten Intervallen, wie es beispielsweise nach (daily) Scrums bei Sprints zum Einsatz kommt, verspricht dabei nicht nur effizientes Arbeiten und effektive Ergebnisse. Gleichzeitig wird somit ein positives Arbeitsumfeld für die Revisionsteams geschaffen.

Das agile Arbeiten – beispielsweise nach Maßgabe von Scrum – zielt darauf ab, die eigenen Arbeitsergebnisse und -weisen stetig kritisch zu hinterfragen und mit gegebenen Anforderungen abzugleichen. Die Vorteile dabei: Die Organisation soll so in der Lage sein, Fehler frühzeitig zu erkennen, kontinuierlich zu lernen und Veränderungen schnell umzusetzen. Anspruch der Internen Revision sollte es daher sein, nicht nur die Organisation insgesamt zu befähigen, aus Fehlern und Schwachstellen rasch die notwendigen Verbesserungsmaßnahmen abzuleiten und umzusetzen. Gleichzeitig sollte die Interne Revision diese Methode auch für die eigene Arbeitsweise übernehmen.

Das Ziel jeder Organisation sollte grundsätzlich Folgendes sein: die nachhaltige Verbesserung der „First Line“ mit ihren organisatorischen und prozessualen Maßnahmen zur Steuerung von Risiken. Auf die Arbeit der Internen Revision übergeleitet bedeutet das: Eine im positivsten Sinn gute Fehlerkultur in der Organisation muss vorhanden sein, um Erkenntnisse aus der Revisionsarbeit in zukunftsorientierte Verbesserungsmaßnahmen überzuführen. Die antiquierte Herangehensweise der Suche nach Ursachen und Schuldigen hat im Umfeld einer modernen Internen Revision keinen Platz und schon gar nicht unter Anwendung agiler Methoden. Die Vergangenheitsbetrachtung in Revisionsberichten dient allein der Darstellung und des Verständnisses von Problemfeldern, die Gegenstand von Optimierungen sein sollten. Die Formulierung von Empfehlungen der Internen Revision führen zu einer Beschreibung eines Weges zur Verbesserung des festgestellten Sachverhaltes. Sie sollte von der geprüften Organisationseinheit nur dazu genutzt werden, entsprechende Maßnahmen zur Verbesserung zu definieren und diese zeitnah zu implementieren. Kernelemente von Agile Working in der Internen Revision sind unter anderem Transparenz, Veränderungsfähigkeit, Wirkungsorientierung, Expertenpool, Methodenmix, Schnelligkeit, laufende Kommunikation, prägnante Berichte uvm.

Die Anknüpfungspunkte für „Agile Working“ in der Internen Revision sind vielfältig. Im Kernelement Planung kommt es zu einer klaren Abgrenzung des Prüfungsgegenstandes, um (ungewollte) Selbstbeauftragungen zu vermeiden sowie zu einer Abklärung der Stakeholder-Erwartungen in Bezug auf zu bearbeitende Fragestellungen und potenzielle Prüfungsaussagen. Darüber hinaus wird ein Methodenmix entsprechend den Projektanforderungen festgelegt. Prüf- oder Arbeitsprogramme iSv Kürzung oder Erweiterung während der Prüfungsdurchführung werden laufend, ohne diese bis ins letzte Detail auszuformulieren, weiterentwickelt.

Auch bei den Ressourcen gibt es Potenzial: Unter Teaming wird die Bildung eines Expertenpools aus ­Mitarbeiter:innen der Internen Revision, Fachabteilungen und ggf Externen verstanden. Der Einsatz von Mitarbeiter:innen aus dem Expertenpool wird ebenso gemäß den Projektanforderungen bei der Teamzusammensetzung berücksichtigt.

Ein transparenter Revisionsprozess in der Projektdurchführung bedeutet, dass Tätigkeiten und Abläufe der Internen Revision den geprüften Organisationseinheiten kommuniziert und durch die Art deren Anwendung auch wahrnehmbar gemacht werden. Hierbei ist eine laufende Kommunikation über den Projektfortschritt und vorläufige Ergebnisse besonders wichtig – dadurch kann es zu keinen Überraschungen beim Schlussgespräch kommen. Weiters trägt eine flache Projekthierarchie zu einer laufenden Diskussion des Projektfortschrittes im Team und einer Anpassung der Prüfungstiefe sowie der weiter zu verfolgenden Themen gemäß Prüfungsauftrag bei. Auch erfolgen eine Anpassung des Methodenmix auf Basis der ge-wonnenen Erkenntnisse sowie Priorisierungen, bei denen der Wirkungsorientierung gegenüber umfassender Prüfung Vorrang gegeben wird. Diesbezüglich stellen Datenanalysen Ausnahmen dar, die bei vollumfänglichen Prüfungen von Datenbeständen, gleichzeitig ein effizientes, zielgerichtetes Prüfen unterstützen.

Für Arbeitspapiere gilt eine reduzierte Dokumentation von Arbeitsschritten: Nicht weiterzuverfolgende Themen werden nur kurz dokumentiert, aber nicht im Detail beschrieben. Durchgeführte Arbeitsschritte sollten hinsichtlich der wesentlichen Tätigkeiten oder bearbeiteten Fragestellungen hingegen prägnant beschrieben werden. Prüfungsnachweise werden primär nur für berichtsrelevante Ergebnisse erstellt. Hierbei sind insbesondere Abweichungen von Soll-Zuständen und Feststellungen begründende Nachweise aufzubewahren.

Zur Berichterstattung zählen auf das Wesentliche beschränkte Beschreibungen, Anwendungen einer klaren Berichts- und Bildsprache sowie risiko- und umsetzungsorientierte Berichtsteile.

Die Umsetzung auf Agile Working lässt sich nicht „über Nacht“ gestalten und etablieren. Tatsächlich handelt es sich für die Internen Revisor:innen um einen Change Prozess, der sowohl fachlich als auch methodisch begleitet werden sollte. In jedem Fall bietet diese Methode zahlreiche Vorteile, die letztendlich den Kund:innen zugutekommen.