Tax Alert: Krajowy system e-Faktur (KSeF) od 2024 roku

Obligatoryjne e-fakturowanie od 1 stycznia 2024 r. obejmie czynności podlegające VAT w Polsce, w tym m.in.:

• krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (B2B),
• transakcje na rzecz organów publicznych (B2G),
• transakcje na rzecz konsumentów (B2C); w tym przypadku pozostaje niezmieniona zasada, że faktura wystawiana będzie na żądanie nabywcy/usługobiorcy zgłoszone w ciągu 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dana czynność została dokonana.

Obowiązek wystawiania e-faktur przy użyciu KSeF będzie miał zastosowanie do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności w Polsce. Zasady wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) będą również skierowane do podatników stosujących tzw. zwolnienie podmiotowe (drobni przedsiębiorcy).

Obowiązkiem e-fakturowania nie zostaną objęci podatnicy korzystający z procedur szczególnych tj. korzystający z procedury nieunijnej dotyczącej niektórych usług, szczególnej procedury w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób, szczególnej procedury dotyczącej sprzedaży na odległość towarów importowanych. Oznacza to, że tylko podatnicy zarejestrowani do OSS/IOSS w Polsce są zobowiązani do stosowania polskich przepisów w zakresie fakturowania. Tym samym podatnik zarejestrowany do OSS/IOSS w innym państwie członkowskim nie ma obowiązku stosowania polskich przepisów dotyczących fakturowania.

Pozostali podatnicy zasadniczo będą mogli korzystać fakultatywnie z tego systemu. Ponadto w KSeF fakultatywnie będą mogły być wystawiane faktury VAT RR.

Projektowane rozwiązania zapewnią współdziałanie KSeF z Platformą Elektronicznego Fakturowania (PEF).

Przewiduje się, że od 2025 roku zostanie wycofana możliwość wystawiania faktur przy zastosowaniu kas rejestrujących. Nie będzie także uznawany za fakturę paragon z NIP do 450 zł. W miejsce tych regulacji zostanie wprowadzony system fakturowania w KSeF.

Podobnie jak w przypadku opcjonalnego KSeF, faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione.

Dostęp do danych szczegółowych z faktur ustrukturyzowanych będzie możliwy w ściśle określonych sytuacjach – tj. w toku czynności kontrolnych, sprawdzających, w trakcie postępowania podatkowego oraz w celu prowadzenia działalności analitycznej, prognostycznej i badawczej dotyczącej zjawisk pozostających we właściwości Krajowej Administracji Skarbowej (KAS),

Proponuje się również wprowadzenie zmian do wykazu podatników (Biała Lista). Prowadzony przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w postaci elektronicznej wykaz podmiotów będzie zawierał dodatkowo informację, czy podmiot jest lub nie jest obowiązany do wystawiania faktur w Krajowym Systemie e-Faktur.

Projekt zakłada także skrócenie podstawowego terminu zwrotu VAT z 60 do 40 dni.

Dodatkowo, e-faktury korygujące będą dotyczyć zarówno e-faktur wystawionych w KSeF, jak i faktur wystawionych poza KSeF.

Zgodnie z przygotowanym projektem każda e-faktura udostępniona kontrahentowi poza KSeF, np. wizualizacja w formacie pdf, będzie musiała zostać oznaczona kodem weryfikującym.

W projektowanym art. 106nh ust. 1 ustawy o VAT  proponuje się wprowadzenie kary pieniężnej za niedopełnienie obowiązków wprowadzonych w nowelizowanej ustawie. Naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć, w drodze decyzji, na podatnika karę pieniężną do 100% wysokości kwoty podatku wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku – karę pieniężną do 18,7% wysokości kwoty należności ogółem wykazanej na tej fakturze. Karą pieniężną zostaną objęte przypadki, gdy: 

• podatnik nie wystawił faktury przy użyciu KSeF – sytuacja taka będzie traktowana jako brak wystawienia faktury, lub
• podatnik w okresie awarii KSeF wystawił fakturę w postaci elektronicznej niezgodnie z udostępnionym wzorem,
• lub nie przesłał do KSeF, w określonym terminie, faktur wystawionych podczas awarii.

Ponadto, Ministerstwo Finansów przesłało do konsultacji publicznych również projekt nowej struktury e-fakturowej - FA(2). Zgodnie z nowoprojektowaną wersją struktury zrezygnowano z rozbicia adresów na polskie i zagraniczne oraz zmniejszono zakres podawanych informacji adresowych. Jednocześnie zmieniono zakres informacji, które są podawane w węźle RachunekBankowy. O ile zmiany wejdą w życie - każdy rachunek bankowy (w tym polski) będzie podawany w formacie IBAN i przypisany do niego będzie kod SWIFT.

Wśród innych zmian w strukturze jest rozbudowa węzła DodatkowyOpis, o pole, które będzie pozwalało na powiązanie go z numerem wiersza.

Warto podkreślić, że zgodnie z projektowaną strukturą jedna e-faktura będzie mogła mieć maksymalnie 1000 wierszy.

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to I kwartał 2023 r.