De Ontwerpende Overheid

Een ontwerpende aanpak voor complexe vraagstukken in de publieke sector.

Inleiding

De publieke sector beslaat een enorm werkveld; de politiek, overheid, lokale onderdelen en hieraan gelieerde organisaties zijn van essentieel belang voor het bestuur en functioneren van onze samenleving. De complexiteit van de maatschappelijke vraagstukken waarmee zij worden geconfronteerd, maakt het vinden van duidelijke oplossingen vaak een ingewikkelde taak. Bovendien stellen burgers en bedrijven steeds hogere eisen aan de dienstverlening van deze organisaties.

De aard van deze maatschappelijke opgaven bemoeilijkt het proces om tot een oplossing te komen. De volgende kenmerken dragen er onder andere aan bij dat dit type uitdagingen lastig te beheersen is:

Open (dat wil zeggen: veel partijen hebben er toegang toe)
Dynamisch (ze veranderen terwijl je eraan werkt)
Genetwerkt (ze bestaan over organisaties heen)
Complex (ze kennen veel elementen en relaties)

Om tot passende oplossingen te komen is het van belang dat er een aanpak ingezet wordt die rekening houdt met deze kenmerken. In dit artikel bespreken we een benadering die de nadruk legt op wendbaarheid en mensgerichtheid: de ontwerpende aanpak. Deze aanpak pint zich niet vast op een specifieke methode ofwel middel om een doel te bereiken, maar kun je zien als een kader gebaseerd op een aantal principes en stappen om op gestructureerde en onderbouwde wijze passende oplossingen te ontwikkelen voor de complexiteit van de publieke sector.

Een wendbare en mensgerichte overheid

Om effectief te kunnen reageren op de dynamiek van een maatschappelijke uitdaging, zijn aanpassingsvermogen en wendbaarheid benodigd in de benadering. Het uiteindelijke doel is het creëren van oplossingen die recht doen aan de behoeften van de betrokkenen. Een belangrijk uitgangspunt hierbij is het centraal stellen van de mens gedurende het gehele proces. 

Dit wordt vandaag de dag steeds meer erkend als een essentieel aspect van een effectieve overheid. Overheidsinstanties hebben wendbaarheid en mensgerichtheid vaak al onderdeel gemaakt van hun visie. Verschillende initiatieven voor vernieuwende werkwijzen zijn gestart, die goede resultaten tonen.

We zien dat het bestendigen van dergelijke werkwijzen echter wordt bemoeilijkt door een aantal vaak voorkomende dynamieken:

Er is een grote druk op het snel kunnen leveren van oplossingen
Het is lastig om de snelheid van technologische ontwikkelingen bij te benen
Er is onvoldoende begrip van de maatschappelijke opgaven en de doelgroepen die geraakt worden
Er is onvoldoende overzicht van het te volgen proces

Een gestructureerde aanpak

Methoden en technieken voor wendbaarheid en gebruikersgerichtheid zoals Design Thinking en Agile worden vaak ad hoc toegepast om oplossingen te vinden voor vraagstukken met een aanzienlijke maatschappelijke impact.

Design Thinking wordt ingezet om samen met burgers en bedrijven te werken aan gebruikersgerichte en duurzame oplossingen die aansluiten bij de wensen en behoeften van de doelgroep. Het plaatst de behoeften van de gebruiker centraal tijdens het ontwerpproces en richt zich op het begrijpen van het probleem door interactief de gebruikers bij het ontwerpen van passende oplossingen te betrekken. Dit gebeurt iteratief, waarbij aannames worden getoetst bij de daadwerkelijke gebruikers en indien nodig de probleemstelling wordt bijgesteld.

Agile methodologieën zijn geïntegreerd in veel overheidsinstanties om in te kunnen spelen op snel veranderende ontwikkelingen en veranderingen. Deze aanpak richt zich op 'hoe' een bedachte oplossing op de juiste manier kan worden ontwikkeld voor de gebruiker. Het omvat een set van waarden en principes, evenals een reeks methoden, die gebaseerd zijn op iteratieve en incrementele ontwikkeling door zelforganiserende en multidisciplinaire teams.

Een gestructureerde aanpak waarin deze methoden en technieken samenkomen, toegespitst op het voorliggende vraagstuk, ontbreekt echter vaak. Een ontwerpende aanpak geeft de gewenste structuur om onderbouwd tot een passende oplossing te komen. De aanpak voorkomt dat er te snel naar een puntoplossing toegewerkt wordt met als gevolg dat er laat in het proces kostbare en tijdrovende aanpassingen gemaakt moeten worden. In plaats daarvan worden mogelijke (deel)oplossingen van begin af aan parallel, snel en kleinschalig, getest zodat er empirisch onderbouwde keuzes gemaakt kunnen worden.

De kracht van een ontwerpende aanpak ligt in het vermogen om op een gestructureerde manier focus te houden op het te bereiken doel. Daarbij methoden niet ad hoc of in isolatie toe te passen, maar deze effectief en efficiënt te laten samenwerken richting een gemeenschappelijk doel. We beschouwen de methodologieën als gereedschapskisten met instrumenten die aangepast dienen te worden aan de specifieke organisatie, situatie, behoeften en doelstelling.

Principes

Een aantal principes staat centraal in de ontwerpende aanpak. Deze principes worden hieronder toegelicht.

Mensgericht
Mensgericht houdt in dat je je empathisch opstelt, een diep begrip van het ‘waarom’ en ‘voor wie’ achter de opgave ontwikkelt, en dit ook voortdurend aandacht geeft.

Praktisch gezien betekent dit bijvoorbeeld dat je per fase nadenkt over op welke wijze je de gebruikers kan betrekken.

Iteratief
Een iteratieve aanpak is onontkoombaar gezien het dynamische karakter van complexe vraagstukken. Door te experimenteren en te leren tijdens het proces wordt gaandeweg duidelijk welke volgende stappen gezet kunnen worden. Door snel te leren van fouten of aannames wordt gaandeweg meer toegewerkt naar een oplossingsrichting.

Samenwerken
De juiste modus van samenwerking tussen verschillende disciplines, en met gebruikers van de oplossing, is essentieel voor de ontwerpende aanpak. Ook hierin is de mensgerichtheid leidend; vertrouwen en veiligheid zijn nodig om de aanpak te laten werken.

Belangen balanceren
De aanwezigheid van verschillende belangen is inherent aan maatschappelijke vraagstukken. Het toepassen van de aanpak betekent het inzichtelijk maken van de verschillende (en dynamische) belangen van betrokkenen en het op iteratieve wijze samenvoegen hiervan tot een gedeeld perspectief.

Proces

De ontwerpende aanpak gaat uit van een iteratief proces. Dat wil zeggen dat vraagstukken al lerend worden opgelost. Een flow waarin continu gereflecteerd en (wanneer nodig) aangepast wordt, zorgt voor een groeiende inzichtelijkheid in het vraagstuk en de oplossing. Er zijn verschillende processtappen te definiëren in de aanpak.

Deze stappen zijn niet sequentieel; afhankelijk van verkregen inzichten is het logisch om juist terug te gaan naar een voorgaande processtap. Zo kan er gekozen worden om de uitkomsten van een geteste (deel-) oplossing (stap 4) te gebruiken om de opgave te herdefiniëren (stap 2).

1. Aanleiding
Een vraagstuk begint met een aanleiding, zoals bijvoorbeeld een maatschappelijke ontwikkeling of opgave.

2. Vraagstuk uitdiepen
Verzamel zoveel mogelijk relevante informatie om de context van het vraagstuk en de verschillende spelers te kunnen doorgronden.

3. Vraagstuk (her)definiëren
Verrijk of stel de definitie van het vraagstuk bij met nieuwe inzichten zodat er een goede basis ligt voor het bedenken van oplossingen.

4. (Deel)oplossingen bedenken
Genereer ideeën op basis van de definitie van het vraagstuk en cluster, prioriteer, of combineer deze om kansrijke scenario’s te vormen.

5. (Deel)oplossing(en) ontwikkelen en testen
Werk (deel)oplossingen uit zodat deze getest kunnen worden met gebruikers en andere stakeholders, om feedback op te halen en meer te leren over de opgave en mogelijke oplossing.

6. Oplossing leveren en doorontwikkelen
Bouw en implementeer de oplossing, en haal feedback op om continu de oplossing te kunnen blijven verbeteren.

De ontwerpende aanpak biedt structuur voor wendbaarheid en mensgerichtheid

Wendbaarheid en mensgerichtheid moeten hoekstenen worden van de aanpak van publieke organisaties om concrete resultaten te kunnen realiseren voor dynamische en complexe maatschappelijke opgaven. Het toepassen van nieuwe werkwijzen die dit ondersteunen wordt echter belemmerd door dynamieken zoals de druk op het snel kunnen leveren van oplossingen en een onvoldoende inzichtelijke structurering van methoden.

Een overheid die wendbaar en mensgericht is begint met een ontwerpende aanpak. Deze aanpak kan de benodigde structuur bieden om onderbouwd tot oplossingen te komen. Door de tijd te nemen om maatschappelijke vraagstukken te benaderen vanuit een ontwerpende aanpak worden duurzame oplossingen ontwikkeld die het gezamenlijk belang dienen.