Scherp en realtime inzicht door continuous auditing

Realtime inzicht in financiële transacties, een helder beeld van transacties die niet via de standaardprocessen verlopen: het zijn voor organisaties cruciale elementen om te kunnen komen tot diepere inzichten in de eigen processen. En daarmee uiteindelijk tot gedegen interne controle en een betere besluitvorming. Daarom investeren organisaties in toenemende mate in IT, om processen beter te beheersen en relevante informatie sneller beschikbaar te krijgen.

Die snelheid is essentieel. Want de complexiteit van de uitdagingen waar organisaties voor staan, blijft maar toenemen. Wendbaarheid is meer dan ooit het parool. Maar je kunt als organisatie alleen snel schakelen als je tijdig over de juiste informatie beschikt, die liefst continu wordt ververst. Daarom stellen organisaties logischerwijs steeds hogere eisen aan interne controle, aan de audit en aan de auditors. We zien de audit dan ook snel transformeren: de beweging gaat van periodieke audit naar technologisch zeer geavanceerde continuous auditing.

De stroom aan transacties die een bedrijf vastlegt kunnen we vanuit de audit gezien indelen in routinematige en niet-routinematige transacties. Van de totale audit-tijd wordt een significant deel van de tijd gebruikt voor het controleren van de routinematige transacties. De resterende tijd wordt ingezet voor de controle van niet-routinematige transacties, denk aan afwijkende afspraken met klanten, prijsaanpassingen, de inschatting van toekomstige kasstromen bij impairmenttesten en de controle van voorzieningen. Terwijl juist binnen die laatste groep transacties de meeste risico’s schuilen; en dus wil je als organisatie een scherp beeld hebben van juist die niet-routinematige transacties.

Daarom zet KPMG in de audit vol in op vergaande digitalisering van routinematige transacties en de controle daarvan door een combinatie van (steunen op) interne controles en data-analyse. Daarmee creëren we meer tijd zowel voor niet-routinematige transacties (die gezien hun aard minder mogelijkheden bieden voor digitalisering) als voor onze klanten: flipping the pyramid, noemen we dat.

Met onze sterk gedigitaliseerde controleaanpak kunnen wij onze audit efficiënter en kwalitatief nog beter maken. Daarbij stappen we over van een traditionele manier van controleren, het nemen van steekproeven, naar een sterk gedigitaliseerde manier van controleren. Waarbij we met behulp van data-analyse 100% van de transacties kunnen beoordelen en dus alle mogelijke risico’s kunnen identificeren. Door gericht te werken, kunnen we nog beter focussen op wat er voor de onderneming écht toe doet. Daarnaast krijgen ondernemingen goede en scherpere inzichten, a.d.h.v. geïdentificeerde controle excepties en de bijbehorende details, om risico’s te verminderen en betere strategische beslissingen te nemen. En om alle relevante belanghebbenden de inzichten te kunnen bieden die zij nodig hebben om de organisatie op een juiste wijze te beoordelen.

Dit proces van digitalisering is maatwerk; we doen dit dan ook samen met de klant. Samen kijken wij naar de mogelijkheden om voor onze controleaanpak zo veel mogelijk te steunen op automatische beheersingsmaatregelen. Daarnaast spreken we met relevante personen binnen de organisatie om de juiste proceskennis te verwerken in onze algoritmes voor het toepassen van data-analyse. Samen optrekken in deze innovatie en digitalisering is belangrijk, omdat in onze visie klanten meer in control willen zijn. En dus zelf ook meer gaan digitaliseren in hun interne controleomgeving (waar wij weer op kunnen steunen in onze controleaanpak).

Voor onze audits werken we binnen ons team en met onze klanten binnen één centraal beveiligd platform: KPMG Clara. Via dit platform zetten we verschillende tools in voor het uitvoeren van data-analyses. Zoals continuous auditing voor het automatisch testen van routinematige transacties of process mining om op een efficiënte manier een beter beeld te krijgen van hoe processen lopen ter input van onze risicobeoordeling. Met KPMG Clara bieden wij onze klanten volledige transparantie over de status van de controle en een veilig platform voor het uitwisselen van documenten. Plus inzage in onze bevindingen en resultaten van de verschillende data-analyses. Op basis van de bevindingen vanuit de audit kunnen onze klanten de eigen processen verbeteren en stroomlijnen.

KPMG streeft ernaar optimaal gebruik te maken van nieuwe technologie. Vanouds zijn onze auditors, die nauw samenwerken met onze tech-experts, gewend om data op te halen uit afzonderlijke IT-systemen van onze klanten; maar dat is steeds meer verleden tijd. Met de opkomst van SAP S/4 HANA met “in-memory processing” technologie, die de laatste jaren door steeds meer bedrijven wordt omarmt en data lakes, brengen we onze data-analyseoplossingen en algoritmes steeds meer in de omgeving van onze klanten. Dat biedt voordelen: verhoogde efficiency, data kunnen binnen de klantomgeving blijven en investeringen renderen optimaal.

Met de toepassing van continuous auditing in onze controleaanpak willen wij innovatie en digitalisering onder de aandacht brengen. Wij zien de toepassing hiervan als een mooie tussenstop op weg naar de uitvoering van continuous monitoring door onze klanten. Hiermee zullen zij nog meer in control zijn vanwege continue en tijdige inzage in mogelijke risico’s in hun interne controleomgeving.