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Einleitung

Eine erfolgreiche Digitalstrategie sorgt für die Optimierung von Prozessen und Systemen, für mehr Effizienz und eine verbesserte Compliance. Ihr Ziel sollte allerdings nicht „die Automatisierung um jeden Preis“ sein, sondern die Erarbeitung einer auf Ihr Unternehmen angepassten Lösung.

Dabei spielen Daten eine wichtige Rolle. Setzen Sie für die Entwicklung Ihrer Strategie an den Daten an, die vorhanden sind bzw. mit realistischem Aufwand beschafft werden können. Analysieren Sie Kosten und Nutzen, dazu gehören z. B. Personal-, Beratungs-, IT- und Lizenzkosten. Weitere zu berücksichtigende Faktoren sind vorhandene Ressourcen, wie die personelle und informationstechnische Ausstattung, der organisatorische Aufbau sowie die Ausgestaltung Ihrer steuerlichen Prozesse und ggf. Ihres steuerlichen Kontrollsystems, insbesondere zur Minderung von Risiken (Tax Compliance Management-System).

Eine wichtige Rolle spielen auch geplante oder laufende IT-Transformationsprojekte, insbesondere eine eventuelle Umstellung auf SAP S/4HANA sowie regulatorische Anforderungen im In- und Ausland. Nach der Erstellung Ihrer Digitalisierungsstrategie sollten Sie diese laufend überprüfen und ggf. anpassen. 

Digitalisierungsstrategie

Definition der Vision

Jede Strategie braucht zunächst ein Ziel. Definieren Sie deshalb möglichst konkret, was Sie mit Ihrer Digitalisierungsstrategie erreichen wollen. Welche Stellung im Unternehmen möchten Sie mit Ihrer Steuerabteilung einnehmen, möchten Sie z. B. Ihre Rolle als Business Partner weiter stärken? Macht ggf. das Outsourcing von z. B. Compliance-Tätigkeiten Sinn? Welche Rolle können und sollen technologische Lösungen spielen? Je klarer Sie Ihre Ziele formulieren können, desto zielgerichteter können Sie Ihre Digitalisierungsstrategie formulieren.

 

Quantifizierbare Bedarfsermittlung (Workload Assessment)

Eine belastbare Bedarfsermittlung ist die Basis für eine erfolgreiche Digitalstrategie und gleichzeitig der aufwändigste Schritt. Auf Basis nachvollziehbarer Fakten ermitteln Sie Handlungsfelder und Optimierungspotenziale. Dazu müssen Sie zunächst entscheiden, welche Informationen Sie benötigen und wie Sie diese erhalten können. Wichtig ist auch, die so ermittelten Ergebnisse vergleichbar zu machen, z. B. durch eine einheitliche Taxonomie. So können Sie Aufwandstreiber und Auffälligkeiten bzw. Unregelmäßigkeiten identifizieren und analysieren.

Wird ein hoher Anteil erforderlicher Stunden in einer Steuerart vielleicht bedingt durch prozessuale Schwächen, viele manuelle Schritte oder liegt eine Schnittstellenproblematik vor? Welche Gründe gibt es für einen hohen Aufwand für Review-Tätigkeiten bei Ertragsteuererklärungen oder in der Umsatzsteuer-Compliance? Lässt sich dieser Aufwand ggf. über automatisierte Prüfroutinen bei gleicher oder gar höherer Qualität reduzieren?

Das sind Fragen, die durch eine zielgerichtete und quantifizierbare Bedarfsermittlung beantwortet werden können. Und nicht nur das, diese lässt auch Rückschlüsse zu, z. B. kann eine mangelhafte Qualität in einer Aufgabe durch einen zu geringen Fokus impliziert sein. Die Bedarfsermittlung ist keine einfache Aufgabe, aber ist sie gut geplant und professionell durchgeführt, liefert sie die quantifizierbare und allokierbare Komponente für die Erstellung einer passenden Steuer-Digitalstrategie.

 

Berücksichtigung organisatorischer und strategischer Faktoren

Im Rahmen der Erstellung Ihrer Digitalstrategie sind weitere Faktoren zu berücksichtigen. Wie ist z. B. Ihre Steuerabteilung organisiert, welche Risiken kennen Sie, welche aktuellen oder geplanten Projekte können Einfluss haben?

 

Finalisierung Steuer-Digitalstrategie

Haben Sie Ihre Handlungsfelder definiert, geht es um die Identifizierung geeigneter Maßnahmen und Lösungen. Wichtig ist auch in diesem Schritt die konkrete Definition des jeweiligen Nutzens. Betrachten Sie identifizierte Lösungen immer ganzheitlich, Insellösungen für Teilaspekte sollten der Vergangenheit angehören. Nach Verabschiedung Ihrer Steuer – Digitalstrategie erstellen Sie einen strukturierten Projektplan zur Umsetzung Ihrer definierten Maßnahmen. Planen Sie dabei auch geeignete Kommunikations- und Changemaßnahmen, um Ihre Mitarbeitenden von Anfang an mitzunehmen. Auch ein laufender Prozess zur Überprüfung und ggf. Anpassung Ihrer Digitalisierungsstrategie darf nicht fehlen.