Kassensysteme, ob in Einzelhandelsfilialen oder Dienstleistungsunternehmen, müssen seit dem 1. April 2021 zusätzlich zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) deutschlandweit zwingend den Anforderungen der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (KassenSichV) genügen. Dazu gehören insbesondere:
- die Einrichtung einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE)
- die Implementierung einer Schnittstelle für den Datenexport nach dem DSFinV-K-Standard*
- die Erstellung einer Verfahrensdokumentation
Von diesen Ordnungsvorschriften sind alle Betreiber von elektronischen oder computergestützten Kassensystemen oder Registrierkassen betroffen. Beim Nichteinhalten der Vorgaben sieht der Gesetzgeber ein Bußgeld von bis zu 25.000 Euro vor. Auch droht bei der nächsten steuerlichen Betriebsprüfung oder unangekündigten Kassen-Nachschau eine Verwerfung der gesamten Buchhaltung bzw. Kassenführung.
Beratung zur Kassenführung laut GoBD und KassenSichV
Die Einrichtung einer zertifizierten TSE alleine reicht grundsätzlich nicht aus, um für eine zukünftige Betriebsprüfung gut aufgestellt zu sein. Denn die KassenSichV beinhaltet auch konkrete Anforderungen an die Kassendaten.
Wir unterstützen Sie dabei, die Vorschriften der KassenSichV einzuhalten. Unsere Dienstleistungen umfassen insbesondere:
Testen des Datenzugriffs (sog. Z3-Datenzugriff) für Kassensysteme:
Während und nach der Implementierung der KassenSichV empfiehlt es sich, die DSFinV-K-Daten für den digitalen Datenzugriff (Z3) der Finanzverwaltung, zum Beispiel in Vorbereitung einer steuerlichen Betriebsprüfung oder einer Kassen-Nachschau zu testen. Wir unterstützen dabei mit der – auch von Betriebsprüfern genutzten – Prüfsoftware IDEA. So stellen Sie den fehlerfreien Import, die Lesbarkeit und die Konsistenz Ihrer Kassendaten sicher. Auf Basis der Ergebnisse können eventuelle Lücken im Datenexport beziehungsweise in der Exportschnittstelle der DSFinV-K geschlossen werden.
Unterstützung als Sparringspartner für die Fragen rund um GoBD und KassenSichV
Wir stehen Ihnen mit unseren Expertisen, insbesondere Praxiserfahrungen für die Rückfragen rund um GoBD und KassenSichV zur Verfügung.
GoBD-konforme Verfahrensdokumentation
Im Rahmen unserer Beratung begleiten wir die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation – vom Projekt-Setup über die Sammlung von Daten und Dokumentenbeständen, die Aufnahme und Beschreibung der Abläufe bis zur Erstellung der kompletten Dokumentation. Dabei legen wir besonderes Augenmerk darauf, dass diese nicht nur die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, sondern Ihrem Unternehmen zugleich als hilfreiches Handbuch dient. Auf Wunsch führen wir auch Reviews Ihrer bestehenden Verfahrensdokumentation durch, um Ihnen Optimierungspotenziale aufzuzeigen.
Unterstützung im Rahmen einer steuerlichen Betriebsprüfung
Auch in Vorbereitung für eine zukünftige steuerliche Betriebsprüfung aber auch während einer Betriebsprüfung stehen wir Ihnen mit unseren langjährigen Praxiserfahrungen bzgl. des Datenzugriffs Z3 zur Verfügung. Wir unterstützen Sie bei der Vorbereitung des Datenzugriffs Z3 bei Buchführungs- und Kassensystemen – von der Definition der Datenexporte bis zum Datentransfer an die Finanzverwaltung.
Verlagerung der Buchführung ins Drittland
Die Fragestellungen rund um die Verlagerung der Buchführung ins Drittland (außerhalb der EU) sind komplex. Wir haben das erforderliche Know-how und begleiten Sie beim Beleg der Anforderungserfüllung und der entsprechenden Antragstellung. Gemeinsam analysieren wir Ihre Systemlandschaft und identifizieren erforderlichen Handlungsbedarf.
Wir unterstützen Sie bei der Erfüllung der neuen gesetzlichen Regelungen. Sprechen Sie uns an.
* DSFinV-K steht für Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme und beschreibt eine Schnittstelle für den Datenexport aus elektronischen Aufzeichnungssystemen für die Datenträgerüberlassung (sog. "Z3") im Rahmen von Betriebsprüfungen und einer Kassen-Nachschau. Unternehmen müssen ihre Kassendaten gemäß den Vorgaben der DSFinV-K auf einem geeigneten Datenträger zur Verfügung zu stellen.
