Seit Juni 2016 sind die Regeln der EU-Abschlussprüferreform verpflichtend anzuwenden. Dazu gehören auch die Vorschriften zur externen Rotation des Abschlussprüfers von Unternehmen von öffentlichem Interesse (PIEs) und die gesetzliche Verpflichtung zur Durchführung eines Auswahlverfahrens. Erfahrungen aus rund 700 Ausschreibungen liegen – insbesondere von sog. Kurzläufern und Langläufern – mittlerweile vor. Welche Trends waren zu beobachten? Was war ausschlaggebend, dass Auswahlprozesse aus Sicht des Aufsichtsrats und des Unternehmens zufriedenstellend abgelaufen sind.

Wichtige Aspekte der EU-Abschlussprüferreform, die direkt oder indirekt des Auswahl- bzw. Ausschreibungsprozess beeinflussen:

  • Auswahlverfahren liegt in der Verantwortung des Prüfungsausschusses bzw. Aufsichtsrat;
  • Überwachung der Einhaltung der Vorschriften zur internen und externen Rotation;
  • Diskriminierungsfreie Aufforderung zur Angebotsunterbreitung an beliebige Abschlussprüfer;
  • Inhaltliche Anforderung an die Ausschreibungsunterlagen;
  • Transparente Bewertung sich bewerbender Abschlussprüfer an Hand von Auswahlkriterien;
  • Erstellen eines Berichts über das gesamte Auswahlverfahren, der auf Verlangen der zuständigen Behörde offengelegt werden muss.
  • Begründete Auswahlempfehlung durch den Prüfungsausschuss an den Aufsichtsrat, mit zwei Vorschlägen und Präferenz für einen Wahlvorschlag;
  • Aufsichtsrat muss eine Abweichung von der Wahlempfehlung des Prüfungsausschusses begründen;
  • Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung eine Prüfungsgesellschaft zur Wahl vor.

Das Unternehmen von öffentlichem Interesse (PIE) kann das Auswahlverfahren frei gestalten, solange sichergestellt ist, dass explizite Anforderungen an den Prozess eingehalten werden:

Audit Ausschreibungsprozess

Die Gesamtverantwortung für das Auswahlverfahren liegt beim Prüfungsausschuss bzw. Aufsichtsrat. Sie kann nicht an Dritte weitergegeben werden.  Wir können Sie, in der Ausübung Ihrer Verantwortung, auf verschiedenste Art und Weise unterstützen:

Unser Angebot

KPMG unterstützt sie bei dem Ausschreibungsprozess. Das Ausmaß der Unterstützung kann individuell festgelegt werden und hängt insbesondere auch von den personellen Ressourcen der PIE ab:

  • KPMG berät das vom PIE aufgesetzte PMO bei dem Aufsetzen des Prozesses. In Workshops werden Erfahrungen aus anderen Auswahlverfahren eingebracht. Unterlagen, die von Seiten des PMOs noch angepasst werden müssen werden zur Verfügung gestellt.
  • KPMG arbeitet zusammen mit dem PMO unternehmensspezifisch Details des Prozesses aus. KPMG unterstützt das PMO in der Vorbereitung des Auswahlprozesses und dessen operative Umsetzung.
  • KPMG übernimmt die Rolle des PMO. Die Kommunikation zwischen KPMG und Prüfungsausschuss/Aufsichtsrat und Vorstand erfolgt über einen vom PIE genannten Ansprechpartner. Die Vorbereitung und operative Umsetzung liegen bei KPMG. Die Verantwortung für das Auswahlverfahren muss beim Prüfungsausschuss bzw. Aufsichtsrat 

Die Gesamtverantwortung für das Auswahlverfahren liegt beim Prüfungsausschuss bzw. Aufsichtsrat. Sie kann nicht an Dritte weitergegeben werden.  Wir können Sie, in der Ausübung Ihrer Verantwortung, auf verschiedenste Art und Weise unterstützen:

Die Auswahlprozesse der letzten Monate haben gezeigt, dass es für einen effizienten und reibungslosen Prozess ausschlaggebend ist, dass Themen frühzeitig angesprochen und Lösungen dazu erarbeitet werden, die der Prüfungsausschuss zur weiteren Bearbeitung frei gibt:

Kann das Unternehmen ausreichend Ressourcen zur Verfügung stellen, um den Prüfungsausschuss beim Auswahlprozess zu unterstützen oder sollte die aufgesetzte Projektgruppe (PMO) durch einen externen Berater entlastet werden? Abteilungen, die von der Wahl des Abschlussprüfers direkt oder indirekt betroffen sind, sollten frühzeitig in den Prozess eingebunden werden: hier sind Abschlussthemen wie deferred taxes, aber auch Themen, die mit der Unabhängigkeit des Abschlussprüfers zu tun haben, denkbar. Die EU-Vorschriften zur Ausschreibung beziehen sich ausschließlich auf die Abschlussprüfung der PIE. Was soll die Ausschreibung darüber hinaus noch umfassen, die Prüfung der Tochtergesellschaften im In- und Ausland, andere Bestätigungsleistungen o.ä.. Die zeitliche Abwicklung der Ausschreibung und dessen Organisation erfordert eine genaue Planung aller Detailschritte in Abstimmung mit allen Beteiligten. Auswahlkriterien und deren Bewertungssystematik sollte mit allen „stakeholdern“ diskutiert und final vom Vorstand genehmigt werden. Wie viele Runden soll der Auswahlprozess umfassen? Was sind die Anforderungen, um in die engere Auswahl der nächsten Runde zu kommen. Sind die wesentliche Eckpunkte definiert, müssen diese in den Ausschreibungsunterlagen eingearbeitet werden. Die zu erstellenden Unterlagen umfassen auch interne Arbeitspapiere, wie beispielsweise einen Fragebogen für die persönliche Präsentation vor Ort, vorbereitete Beschlüsse und die Erstellung des Berichts über die Abwicklung des Ausschreibungsverfahrens.

Unser Mehrwert

  • Wir haben detailliiertes Verständnis von den neu eingeführten Vorschriften zum Auswahlprozess. Wie kann ich den Auswahlprozess unter Einhaltung der EU-Vorschriften individuell gestalten?
  • Wir konnten viele Erfahrungen durch Beratungen beim Aufsetzen und Durchführen des Ausschreibungsprozesses in der Vergangenheit sammeln. Gerne teilen wir mit Ihnen – natür-lich anonymisiert - diese best-practices.
  • Wir geben einen Einblick von der „anderen Seite“ des Ausschreibungsprozesses und teilen unsere Erfahrungen mit Ihnen, die wir als Teilnehmer an einer Ausschreibung gemacht haben.
  • Wir zeigen Wege auf, wie die Auswahlprozesse in Konzernen, in deren Konzernstruktur sich mehrere Unternehmen des öffentlichen Interesses in verschiedenen EU-Ländern befinden, im Zusammenspiel gestaltet werden können.
  • Wir entlasten Ihre Ressourcen, weil wir - mit Ihnen und für Sie - beraten, unterstützen oder sogar den Auswahlprozess größtenteils durchführen.
  • Wir arbeiten effizient, da wir bei einer Vielzahl von Auswahlprozessen Erfahrungen sammeln konnten, auf was es ankommt.
  • Wir sind flexibel, wir kennen die Vorschriften zum Auswahlprozess, Ihre Vorstellungen und Wünsche geben uns unter der Beachtung der Vorschriften den Rahmen für die Gestaltung des Prozesses.