O Orçamento Base Zero analisa a necessidade de despesas de cada processo individualmente e pode apoiar uma verdadeira transformação na gestão financeira das organizações.

O OBZ, Orçamento Base Zero, é uma metodologia baseada em uma previsão orçamentária projetada sem levar em consideração o que ocorreu nos anos anteriores, com o objetivo de rever todo o processo do “zero”, sem os paradigmas de uma orçamentação tradicional.

A análise para o OBZ demanda a identificação de maneiras diferentes de executar cada atividade, objetivando a busca pela eficiência máxima para entregar todas as iniciativas estratégicas, comerciais, operacionais e administrativas da empresa, podendo resultar em aumento de custos em determinada função para aumentar nível de serviço ou endereçar novas iniciativas, além de reduzir custos em atividades reavaliadas quanto à
sua real importância para o momento atual da organização.

Já no processo orçamentário tradicional, as projeções de gastos são estabelecidas considerando-se os orçamentos dos anos anteriores, isto é, baseiam-se em dados históricos. No orçamento tradicional, a ênfase é naquilo que a instituição gasta, e não no que realiza.

É comum executivos relatarem problemas relacionados ao processo orçamentário tradicional, destacamos:

• Falta de flexibilidade na criação e análise de novos cenários.

• Envolvimento na elaboração do orçamento restrito à Alta Administração.

• Projeções apoiadas em histórico, normalmente perpetuando erros e falhas.

• Cortes percentuais podem ser decretados pela Alta Administração sem o desejado comprometimento dos gestores - risco de não cumprir o orçamento ou não entregar produto/serviço.

• Como alocar efetivamente recursos limitados?

Em uma empresa, algumas despesas são mais importantes que outras. Veja como a OBZ pode ajudá-lo a identificar economias potenciais com base na estratégia do negócio: 

Dentro de uma estratégia com base na metodologia OBZ, as atividades ou projetos devem ser classificados em limiares ou incrementais, conforme critérios definidos pela empresa.

Limiar: atividades operacionais mínimas para realização dos serviços.

Incremental: atividades classificadas de acordo com a prioridade estratégica definida pela empresa.

Quanto ao dimensionamento de utilização de recursos para realização de atividades limiares ou incrementais, a metodologia de OBZ sugere que sejam definidas faixas de níveis de serviço:

Padrão: realização de atividades com o mínimo de recursos necessários para atender as metas.

Com ganho de qualidade: realização de atividades com excedente de recursos para aumentar a qualidade.

Em seguida, Pacotes de decisão são elaborados a partir de análises realizadas sobre as atividades ou projetos classificados juntamente com todos os gastos existentes na organização:

• Finalidade e benefícios esperados.

• Processos atuais, papéis e responsabilidades.

• Memória de cálculo com indicadores e medidas de desempenho ("sem arredondamentos").

• Análise de custo unitário e total.

• Consequências e impactos de não executar a atividade.

• Análise de alternativas.

Por último, Desafios são feitos a partir de reflexões sobre alternativas em estrutura, processos, controles e sistemas, sempre à luz do direcionamento estratégico e cultural da organização, sua visão, sua missão e seus valores, de modo a identificar oportunidades de vantagem competitiva sustentável.

Cortar custo sempre será uma tarefa delicada, pois nem sempre o gestor tem total clareza de que está fazendo as escolhas certas. Para lidar com essa situação, o Orçamento Base Zero é uma ferramenta muito recomendada.

Além disso, o OBZ é muito utilizado em grandes corporações, mas sua lógica também pode ser aplicada à realidade de pequenas e médias empresas. A KPMG no Brasil possui vasta experiência em temas de melhoria de desempenho, uso estratégico da tecnologia e processos de inovação que podem lhe ajudar a utilizar de forma efetiva a metodologia OBZ.

Abordamos nossos projetos com um grupo de profissionais experientes em setores de indústria, com ênfase em Serviços Financeiros, Mercado Empreendedor, Mercados de Consumo, Telecom, Governo & Infraestrutura e Energia & Recursos Naturais.