Tax News: Neuerungen im Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz

Neuerungen im Wirtschaftliche Eigentümer Registergesetz

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Folgende Änderungen im WiEReG sind bereits am 10. November 2020 wirksam geworden:

  • Einführung des WiEReG-Compliance-Packages (CP)
  • Änderungen in den elektronischen WiEReG-Meldeformularen
  • Änderungen in den Auszügen aus dem Wirtschaftliche Eigentümer Register
  • Neuerungen im WiEReG-Management-System
  • Neufassung des WiEReG-Erlasses des BMF, vom 23.10.2020

Folgende Änderungen werden aufgrund der jüngsten WiEReG-Novelle am 1. April 2021 wirksam:

  • Verweise auf CPs von übergeordneten inländischen Rechtsträgern werden möglich, diese sind auch für die Dokumentation von Subsidiärmeldungen geeignet
  • GF-Bestätigungen für Ergänzungen von CPs sind nicht mehr erforderlich, wenn sich dabei keine melderelevanten Daten und Dokumente ändern 
  • WiEReG-Meldepflichten werden auf eine neue Rechtsträgerkategorie ausgeweitet, und zwar auf meldepflichtige ausländische Rechtsträger mit Sitz außerhalb der EU bzw. des EWRs, wenn sich diese zum Erwerb eines Grundstücks im Inland verpflichten
  • Registrierungspflichten für meldepflichtige ausländische Rechtsträger
  • Verpflichtung von meldepflichtigen ausländischen Rechtsträgern, Trusts und trustähnlichen Vereinbarungen, einen inländischen berufsmäßigen Parteienvertreter als Zustellungsbevollmächtigten zu bestellen, der auch mit der Wahrnehmung der WiEReG-Sorgfaltspflichten in Österreich beauftragt werden muss
  • Prüfpflichten der Notare vor der Beurkundung oder Aufnahme einer Notariatsurkunde zum Zweck des Grundstückserwerbs im Inland für einen meldepflichtigen ausländischen Rechtsträger, einen Trust oder eine trustähnliche Vereinbarung
Climber

A) Neuerungen im WiEReG, die bereits seit 10. November 2020 wirksam sind

Freiwillige Möglichkeit zur Übermittlung von WiEReG-Compliance-Packages

Seit 10.11.2020 besteht für alle meldepflichtigen Rechtsträger technisch die Möglichkeit, die zur Feststellung, Überprüfung und Meldung erforderlichen WE-relevanten Dokumente und Informationen in der Form eines sog. elektronischen „Compliance-Packages“ gemäß § 5a WiEReG an das WE-Register zu übermitteln. Diese Option kann von allen Rechtsträgern, die unter das WiEReG fallen, freiwillig genutzt werden. CPs müssen dabei immer von berufsmäßigen Parteienvertretern (PV) für den Rechtsträger zusammengestellt und von diesen als gültig, vollständig und aktuell bestätigt werden.

Mit der Übermittlung eines gültigen CPs wird die Anwendung der gesetzlich geforderten „angemessenen Maßnahmen“ zur Feststellung und Überprüfung der WE jedenfalls als erfüllt angesehen. Der Umfang der gemäß § 5a WiEReG geforderten WE-Dokumentation für Rechtsträger in einer Beteiligungs- und Kontrollstruktur ist abhängig vom jeweiligen Rechtsträgertyp und vom Sitz im In- oder Ausland. Die detaillierten Anforderungen des § 5a WiEReG an die Informationen und WE-Dokumente, die für WE-relevante Rechtsträger in einer Beteiligungs- und Kontrollstruktur eingeholt und aufbewahrt werden müssen, bilden daher einen neuen gesetzlichen Standard, der auch für sämtliche WE-Meldungen ohne CP anzuwenden ist.

Die Übermittlung eines CP bietet für meldepflichtige Rechtsträger zahlreiche Vorteile:

  • Die WE-Dokumente eines gültigen CPs bleiben 12 Monate lang gültig
  • CPs können allen Geschäftspartnern, die KYC-Pflichten zur Geldwäscheprävention erfüllen müssen, einheitlich zugänglich gemacht werden, wodurch der Aufwand für die Dokumentenvorlage reduziert und kritische Prozesse (zB Kreditgewährung) beschleunigt werden können
  • WE-Dokumente, deren Gültigkeit andernfalls bereits nach sechs Wochen abläuft (insb. ausl. Handelsregister-Auszüge), können im Rahmen eines CP ein Jahr lang verwendet werden; CPs können in der Folge nach 12 Monaten einfach verlängert werden
  • Durch die Übermittlung eines gültigen CPs werden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten erfüllt, deren schuldhafte Verletzung unter strengen Finanzstrafrechtssanktionen steht
  • Unternehmensgruppen können ein gültiges CP für einen übergeordneten inländischen Rechtsträger in der Beteiligungsstruktur (zB eine übergeordnete Holding) zentral speichern, alle untergeordneten Rechtsträger (zB Tochter- und Enkelgesellschaften) können auf dieses CP verweisen und erfüllen damit ihre gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten

Änderungen in den elektronischen WiEReG-Meldeformularen

Bei der Meldung von WE müssen bzw können seit 10.11.2020 folgende zusätzliche Angaben in den elektronischen Meldeformularen gemacht werden:

  • Auswahl, ob eine WE-Meldung mit oder ohne CP vorgenommen wird oder ob eine Ergänzung eines bereits bestehenden CPs erfolgt
  • ob die WE durch einen berufsmäßigen PV gemäß WiEReG festgestellt und überprüft wurden
  • ob ein CP übermittelt wird
  • in der neuen Formularseite „Angaben zur Meldung“ können Emailadressen für Rückfragen zur WE-Meldung bzw sind Emailadressen für Rückfragen zu einem CP einzutragen; wenn ein CP übermittelt wird, kann dieses eingeschränkt werden; wenn ein CP eingeschränkt wird, können die Verpflichteten benannt werden, die jedenfalls dauerhaft Einsicht erhalten sollen
  • in der neuen Formularseite „Compliance-Package“ können die Angaben und Dokumente des CPs für den meldenden Rechtsträger sowie für dessen übergeordnete inländische und ausländische Rechtsträger gespeichert werden
  • aus dem elektronischen Meldesystem kann nach Eingabe sämtlicher Meldedaten (und Dokumente im Fall eines CP) automatisiert ein schriftlicher Auftrag zur WE-Meldung (mit und ohne CP) erstellt werden, der auch bereits die gesetzlich geforderte Bestätigung der Geschäftsführung gemäß § 5a Abs 5 WiEReG enthält
  • die Formularseite der Zusammenfassung der WE-Meldung kann von jeder Formularseite direkt angesteuert werden, wodurch die Erstattung von Bestätigungsmeldungen vereinfacht wird

Änderungen in den Auszügen aus dem WE-Register

Seit 10.11.2020 werden in einfachen und erweiterten WE-Auszügen folgende zusätzliche Informationen angezeigt:

  • ob ein gültiges CP vorhanden ist oder ob dieses abgelaufen ist
  • ob die WE des meldepflichtigen Rechtsträgers vom berufsmäßigen PV gemäß den Anforderungen des WiEReG festgestellt und überprüft wurden
  • ob im Falle einer Subsidiärmeldung der Mitglieder der obersten Führungsebene „echte“ WE des meldepflichtigen Rechtsträgers gemäß § 5 Abs 1 Z 3 lit b Variant 2 WiEReG nach Ausschöpfung aller Möglichkeiten nicht ermittelt werden konnten, weil die zur Feststellung und Überprüfung erforderlichen Informationen und Dokumente nicht eingeholt werden konnten

Neuerungen im elektronischen WiEReG-Management-System

Das WiEReG-Management-System erhielt aufgrund der Einführung des CP seit 10.11.2020 folgende neue Funktionen:

  • neben der neuen Funktion zur Abfrage von CPs, für die die Vergabe zusätzlicher Rechte nicht erforderlich ist (wenn für den Nutzer die Berechtigung zum Abruf von einfachen und erweiterten Auszügen besteht), sind nun auch neue Funktionalitäten zur Freigabe von eingeschränkten CPs verfügbar. Zur Freigabe eingeschränkter CPs müssen den Nutzern individuelle Rechte eigens vergeben werden
  • die zu vergebenden Rechte unterscheiden sich dahin, ob Freigaben zu eigenen CPs oder zu jenen von Klienten erteilt werden sollen oder ob die Freigabe fremder CPs angefragt wird

Neufassung des WiEReG-Erlasses des BMF vom 23.10.2020

Das BMF veröffentlichte am 04.11.2020 eine umfangreiche Neufassung des WiEReG-Erlasses, BMF-AV Nr. 171/2020, in dem die durch die letzte WiEReG-Novelle eingeführten Neuerungen, die am 10.01.2020 und am 10.11.2020 wirksam wurden, ergänzt und erläutert werden.

Im neuen WiEReG-Erlass wurden insbesondere neue Punkte eingefügt, betreffend die Erstellung von CPs, die öffentliche Einsicht in das WE-Register, die Einschränkung der Einsicht in CPs und die gesetzliche Verpflichtung von Verpflichteten, Vermerke im WE-Register zu setzen.

B) Neuerungen im WiEReG, die am 1. April 2021 wirksam werden

Mit dem am 22.01.2021 im Bundesgesetzblatt kundgemachten Bundesgesetz BGBl. I Nr. 25/2021 wurde u.a. das WiEReG novelliert, diese Änderungen werden am 01.04.2021 in Kraft treten.

Verweise auf Compliance-Packages in Unternehmensgruppen

Verweise gemäß § 5a Abs 1 Z 3 WiEReG werden nun allgemein auf CPs von übergeordneten Rechtsträgern mit Sitz/Verwaltung im Inland möglich sein, sodass zB von Tochter- und Enkelgesellschaften einer Unternehmensgruppe nicht mehr bloß auf das CP ihres gemeinsamen „obersten Rechtsträgers“ im Inland verwiesen werden kann.
Im Rahmen eines Konzerns wird daher ein zentrales CP nun bei einer übergeordneten operativen Holding platziert werden können, auch wenn an dieser noch weitere übergeordnete Einheiten (zB Privatstiftungen, AGs von WE) beteiligt sind.

Auch bei internationalen Unternehmensgruppen, für die keine WE ermittelt werden können (zB weil eine börsennotierte ausländische AG im Streubesitz die Unternehmensspitze bildet), kann zur entsprechenden Dokumentation der hier erforderlichen Subsidiärmeldungen der Mitglieder der obersten Führungsebene für eine übergeordnete Einheit in Österreich ein zentrales CP gespeichert werden, auf das sämtliche untergeordnete meldepflichtige AT-Gesellschaften verweisen (dies war bis dato nicht möglich, weil es im Fall einer Subsidiärmeldung keinen obersten Rechtsträger im Sinne der Definition des WiEReG gibt).

Wegfall der Bestätigung der Geschäftsführung bei Ergänzungen von bestehenden CPs

Die sonst verpflichtende Einholung der Bestätigung des CPs durch die Geschäftsführung des meldenden Rechtsträgers („Vollständigkeitserklärung“) entfällt, wenn bei einer Ergänzung eines bestehenden CPs keine melderelevanten Daten oder Dokumente geändert werden, sondern die Ergänzung dafür genutzt wird, Änderungen bei Emailadressen oder in Bezug auf die Einschränkung des CPs vorzunehmen (zB Hinzufügen neuer Verpflichteter, die dauerhaft Einsicht erhalten sollen).

Erweiterung des Anwendungsbereichs des WiEReG auf eine neue Rechtsträgerkategorie

Als NEU unter das WiEReG fallende Rechtsträger werden ausländische Rechtsträger mit Sitz außerhalb der EU bzw des EWR (also in Drittländern) festgelegt, sofern sich diese verpflichten, Eigentum an einem im Inland gelegenen Grundstück zu erwerben.

Zu dieser neu in den Anwendungsbereich des WiEReG fallenden Rechtsträgerkategorie zählen ausländische Gesellschaften, ausländische Stiftungen und vergleichbare juristische Personen.

Der Erwerbsvorgang an inländischen Grundstücken stellt auf § 1 Abs 1 und 2 GrEStG ab, sodass die Regelung parallel zur Selbstbemessung angewendet werden kann.

Meldepflichtige ausländische Rechtsträger müssen sich, analog zu der schon bisher geltenden Regelung für Trusts und trustähnliche Vereinbarungen, vor der Beurkundung eines Vertrages oder der Aufnahme einer Notariatsurkunde zum Zweck des Erwerbs von in Österreich gelegenen Grundstücken im Ergänzungsregister für sonstige Betroffene (ERsB) registrieren und müssen sodann ihre WE an das WE-Register melden. Zu diesem Zweck müssen sie einen inländischen berufsmäßigen PV als Zustellungsbevollmächtigen bestellen und diesen mit der Wahrnehmung ihrer WiEReG-Sorgfaltspflichten in Österreich beauftragen.

Notare haben sich vor der Beurkundung oder Aufnahme einer Notariatsurkunde zum Zweck des Grundstückserwerbs im Inland für einen meldepflichtigen ausländischen Rechtsträger davon zu überzeugen, dass die Registrierung im ERsB und die Meldung der WE im WE-Register erfolgt ist.

Die Pflicht zur Bestellung eines inländischen PV als Zustellungsbevollmächtigen und zur Vornahme der Sorgfaltspflichten nach dem WiEReG sowie die Prüfpflichten der Notare werden auf meldepflichtige Trusts und trustähnliche Vereinbarungen ausgeweitet, für die Grundstücke im Inland erworben werden.

C) Wichtige WiEReG-Anforderungen/Informationen für die WiEReG-Compliance der Rechtsträger

Öffentliche Einsicht

Die Einsicht in das WE-Register ist seit 10. Jänner 2020 für jedermann öffentlich zugänglich.

Jährliche WiEReG-Überprüfungspflichten

Alle unter das WiEReG fallenden Rechtsträger (§ 1 Abs 2 WiEReG) sind verpflichtet, zumindest einmal pro Jahr angemessene, präzise und aktuelle Informationen über ihre WE einzuholen, einschließlich der Angaben zum wirtschaftlichen Interesse, und zu prüfen und festzustellen, ob die an das WE-Register gemeldeten WE noch aktuell sind.

Die gesetzlich geforderte Durchführung der jährlichen Überprüfung der WE bietet sich daher als gute Gelegenheit an, die Zusammenstellung und die freiwillige Übermittlung eines CP an das WE-Register für meldepflichtige Rechtsträger in Erwägung zu ziehen.

Jährliche WiEReG-Meldepflichten

Alle meldepflichtigen Rechtsträger (§§ 5, 6 WiEReG) müssen binnen vier Wochen nach der Fälligkeit der obligaten jährlichen Überprüfung die dabei allenfalls festgestellten Änderungen melden oder die bisher gemeldeten Daten bestätigen (jährliche Meldepflicht).

Dies trifft auch auf sämtliche Subsidiärmeldungen (mit und ohne automatische Datenübernahme aus dem Firmenbuch) zu, wenn nach dem Ergebnis der jährlichen Überprüfung festgestellt werden kann, dass die Voraussetzungen gemäß § 2 Z 1 lit b unverändert vorliegen.

Treten unterjährig melderelevante Änderungen in der Beteiligungs- und Kontrollstruktur auf, so muss stets binnen 4 Wochen ab Kenntnis oder Wirksamwerden (es gilt der jeweils frühere Zeitpunkt) eine entsprechende Änderungsmeldung an das WE-Register abgegeben werden.

Wenn bei meldebefreiten Rechtsträgern (§ 6 WiEReG) die Meldebefreiung wegfällt, muss bei sonstiger Strafsanktion binnen 4 Wochen eine WE-Meldung abgegeben werden.

Auch wenn bei einem bisher meldepflichtigen Rechtsträger eine Meldebefreiung (§ 6 WiEReG) eintritt (zB sind nur mehr natürliche Personen an einer Gesellschaft beteiligt), muss ebenso (letztmalig) zur Inanspruchnahme der Meldebefreiung eine WE-Meldung an das Register erfolgen.

Aufbewahrungspflichten der Rechtsträger

Die zur Feststellung und Überprüfung der WE erforderliche, vollständige und gültige WE-Dokumentation muss von jedem unter das WiEReG fallenden Rechtsträger zumindest bis fünf Jahre nach dem Ende des wirtschaftlichen Eigentums einer natürlichen Person individuell parat vor Ort aufbewahrt werden (idR auf Basis eines aktuellen Konzern Organigramms unter Ausweis aller relevanten Beteiligungs- und allfällig abweichender Stimmrechtsanteile bei Beteiligungs- und Kontrollstrukturen mit mehreren Ebenen).

Dazu ist auch die Erstellung einer vollständigen Prozessdokumentation über das vom Rechtsträger durchgeführte WiEReG-Überprüfungsverfahren erforderlich (Wiedergabe aller notwendigen Prüfschritte zur Feststellung und Überprüfung der WE, des internen/externen Ablaufs zur Erlangung der erforderlichen Informationen und Dokumente samt Beschreibung der festgelegten Verantwortlichkeiten und Kontrollen im Prüfprozess etc).

Die schuldhafte Verletzung der Aufbewahrungspflichten steht unter strenger finanzstrafrechtlicher Sanktion. Durch Übermittlung eines gültigen CPs an das WE-Register werden die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten jedenfalls erfüllt.

Automationsunterstütztes Zwangsstrafenverfahren

Bei Nichteinhaltung der Meldeverpflichtungen (§ 16 WiEReG) wurde von der Finanzverwaltung mit dem Aussenden von Erinnerungsschreiben seit 9. Februar 2021 begonnen, in denen eine Nachfrist zur Abgabe der WE-Meldung von sechs Wochen eingeräumt und eine Zwangsstrafe iHv EUR 1.000 angedroht wird. Bei weiterem Untätigbleiben erfolgt die bescheidmäßige Verhängung der Zwangsstrafe und die Androhung einer weiteren Zwangsstrafe iHv EUR 4.000 unter neuerlicher Setzung einer Nachfrist von sechs Wochen.

Auskunfts- und Offenlegungspflichten

Alle Rechtsträger müssen den Verpflichteten gemäß § 9 Abs 1 WiEReG (Kredit- und Finanzinstitute, Rechtsanwälte, Notare, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer etc), wenn diese Sorgfaltspflichten gegenüber Kunden anwenden, zusätzlich zu den Informationen über ihre rechtlichen und wirtschaftlichen Eigentümer auch beweiskräftige Unterlagen zu ihren WE vorlegen. Das BMF als Registerbehörde kann die Vorlage dieser Informationen und Unterlagen von den Rechtsträgern aber auch von deren rechtlichen und WE verlangen/erzwingen.

Vermerksetzen durch Verpflichtete

Verpflichtete gemäß § 9 Abs 1 WiEReG müssen einen Vermerk im WE-Register setzten, wenn sie im Rahmen der Wahrnehmung ihrer Sorgfaltspflichten zur Geldwäscheprävention feststellen, dass die im WE-Register eingetragenen Meldedaten der WE nicht korrekt sind bzw WE fehlen.

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