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Dada la emergencia sanitaria que enfrenta nuestro país muchos de los organismos públicos, oficinas y operadores en general han suspendido sus actividades o bien las continúan desarrollando en forma muy limitada. Esta situación provoca para quienes continúan operando un obstáculo adicional que atenta contra el esfuerzo de mantener una cierta normalidad.

En este contexto la actuación de los escribanos, principalmente a través de las actas notariales, tiene especial utilidad, no solo para facilitar y agilizar ciertos trámites y gestiones, sino también para constituir evidencia de ciertos hechos, circunstancias u omisiones.

Valor probatorio de las actas

En su carácter de instrumentos públicos las actas notariales prueban plenamente los hechos, circunstancias o manifestaciones contenidas en ellas, los que deben tenerse por verdaderos y solo pueden contradecirse en un juicio mediante tacha de falsedad.

Una vez extendidas las actas e incorporadas al Registro de Protocolizaciones adquieren fecha cierta, lo que significa que su fecha debe tenerse por verdadera. Junto con las actas pueden incorporarse a dicho Registro y por tanto también adquieren fecha cierta, todo tipo de documentos como contratos, correos electrónicos, declaraciones, fotografías, informes, etc.

En definitiva, las actas notariales sirven para constituir prueba en cuanto a que un hecho o acontecimiento ocurrió en un determinado lugar y en un determinado momento.

Utilidad de las actas notariales

En el ámbito laboral

En un momento en que los temas laborales han adquirido una particular relevancia el acta notarial es una herramienta útil para cursar notificaciones y comunicaciones, teniendo en cuenta que los envíos de telegramas (recurso normalmente utilizado para estos propósitos) se encuentra con importantes demoras y dificultades operativas.

En términos generales, se puede utilizar esta herramienta también para probar la notoria mala conducta de un trabajador o comprobar un acoso sexual. Si las conductas se materializan a través del uso de medios informáticos (correo electrónico, internet) o de telefonía celular (mensajes de texto o WhatsApp), el acta sirve para probar el uso indebido de internet o el hecho de haberse recibido un correo o mensaje de texto en determinada fecha y de determinado remitente.

En el ámbito contractual

No es novedad que debido a la paralización de actividades en muchos sectores de la economía, algunas empresas se enfrentan a la dificultad o imposibilidad de cumplir con sus obligaciones y a la necesidad de evaluar la suspensión o rescisión de sus contratos.

Ante esta realidad las actas notariales sirven para pre constituir prueba del obstáculo que impide cumplir los compromisos para eventualmente poder demostrar que el incumplimiento fue justificado y minimizar el riesgo de futuros reclamos.

Debe tenerse presente que ni la pandemia ni la declaración de emergencia sanitaria constituyen por sí mismos eventos de fuerza mayor que permitan suspender el cumplimiento de las obligaciones a menos que se haya dictado una norma que así lo disponga o que las partes así lo hayan acordado. De lo contrario, para estar justificada y no generar responsabilidad la imposibilidad de dar cumplimiento a los compromisos debe ser real, objetiva, debe ser consecuencia directa de los eventos ocurridos y debe estar probada.

En el ámbito societario

En momentos en los que el aislamiento y el trabajo a distancia son la norma las actas notariales permiten acreditar resoluciones (u objeciones a las mismas) y discusiones adoptadas por los órganos sociales o personal superior de la compañía, incluso cuando la interacción se produce a través de videoconferencias, videollamadas o por correo electrónico.

También permiten dejar constancia de la renuncia de un director, si por no reunirse la Asamblea, o por cualquier otro motivo, dicha renuncia no es aceptada y permite constatar la imposibilidad de un accionista de ejercer sus derechos o de acceder a determinada documentación.

En el ámbito administrativo y jurisdiccional

Los organismos y oficinas públicas han comunicado desde ya hace varios días el cierre de sus instalaciones y la suspensión de la atención al público hasta nuevo aviso. Si bien la implementación de trámites en línea se ha ido haciendo disponible de a poco, aún no se encuentra instrumentada para la totalidad de los organismos públicos ni para la totalidad de las gestiones. Ante esta realidad con un acta notarial se puede dejar constancia de la imposibilidad de concretar un trámite o gestión cuando ello pueda aparejar consecuencias perjudiciales para la empresa o dicha imposibilidad deba demostrarse frente a terceros.

En virtud de la feria extraordinaria y la suspensión de los plazos procesales, decretados tanto por el Poder Judicial como por el Tribunal de lo Contencioso Administrativo, actualmente la actividad ante dichos organismos se encuentra suspendida. En este escenario el escribano puede constituirse en auxiliar de la Justicia y de las partes pudiendo realizar intimaciones, verificar protestos de títulos valores, dar fecha cierta a fotografías, comprobar el envío de mensajes de WhatsApp, publicaciones en Instagram, Facebook u otras redes sociales y, en general, pre constituir prueba con el fin de aportarla en procesos jurisdiccionales en el futuro.

Artículo publicado en Monitor Semanal N° 873