close
Share with your friends

Стимул переходу на електронний документообіг

Стимул переходу на електронний документообіг

Майже всі українські компанії під час пандемії Covid-19 перейшли на дистанційний режим роботи, проте працівники все ще змушені приїжджати до офісу для підписання документів і їх посилання контрагентам. Ми впевнені, що зараз багато компаній замислилися про зручність ведення документообігу в електронному вигляді. Можливо, саме події останніх місяців підштовхнуть українські компанії активніше рухатися в цьому напрямку. Розглядаючи впровадження електронного документообігу, важливо враховувати низку нюансів, про які мова піде далі.

Victor Shekera

Директор, податкове та юридичне консультування

KPMG в Україні

Контакт

За цією темою

Джерело: SBR

Від паперових документів – до електронних

Для впровадження електронного документообігу компанії необхідно буде затвердити Інструкцію з діловодства, в якій, зокрема, передбачити детальний порядок узгодження таких документів, їх найменування та зберігання. Підписантам обов’язково необхідно буде оформити кваліфіковані електронні підписи. Сьогодні такі підписи оформлюються, наприклад, у Державній податковій службі України, в Національному банку України, а також у деяких комерційних банках.

Також, щоб подавати податкову звітність в електронному вигляді, необхідно подати заяву податковим органам на приєднання до договору про визнання електронних документів. Для більшості українських компаній цей етап пройдено, і податкова звітність подається в електронному вигляді.

Яким повинен бути електронний документ

Як Міністерство фінансів України, так і податкові органи неодноразово роз’яснювали, що електронний документ має таку саму юридичну силу, що і документ у паперовому вигляді. Водночас, електронний документ повинен містити всі ті обов’язкові реквізити і відповідати вимогам, які встановлені для паперового.

Отже, якщо мова йде про первинний документ, то повинні бути дотримані всі реквізити первинного документа відповідно до законодавства про бухгалтерський облік. А якщо, наприклад, укладається електронний договір, то він повинен містити всі суттєві умови (предмет, ціна тощо), як встановлено цивільним законодавством.

Електронний документ – це інформація, подана саме в електронній формі. Отже, в суді і під час податкової перевірки важливо пам’ятати, що, наприклад, скан-копія паперового документа не є електронним документом і не має юридичної сили, а видрукований в паперовому вигляді електронний документ не вважається оригіналом.

Також слід враховувати, що електронний документ повинен бути підписаний електронними підписами обох сторін. Документ не матиме юридичної сили, якщо одна сторона підпише електронний документ електронним підписом, а контрагент потім просто роздрукує його і підпише ручкою.

Визначення дати електронного первинного документа

Згідно з українським законодавством, дата підписання не є обов’язковим реквізитом первинного документа, водночас, створення електронного документа вважається завершеним саме в день його підписання. Якщо компанія надає послуги і оформляє такі операції актом в електронній формі, може виникнути питання яку з дат – дату складання електронного акта чи дату проставлення останнього підпису – вважати датою виникнення зобов’язань з ПДВ і складання ПДВ-накладної.

В одному зі своїх листів Державна податкова служба України висловила позицію, що електронний акт виконаних робіт набуває статусу первинного документа тільки після належного його оформлення. При цьому, податкові органи звернули увагу на неоднозначність визначення дати, коли електронний документ буде вважатися остаточно належно оформленим як первинний: на дату його складання чи на дату проставлення електронного підпису обома сторонами. Відповідне питання було адресоване Міністерству фінансів України, яке, в свою чергу, не надало прямої відповіді, висловивши думку, що питання визначення дати електронного акта для цілей ПДВ має бути врегульовано податковим законодавством.

Надаючи індивідуальні консультації, податкові органи висловлюють неоднозначні позиції. В одній з таких консультацій наведено висновок, що електронні документи набувають юридичної сили тільки після проставлення електронного підпису кожною стороною договору. Однак щодо правильності визначення дати електронного акта податкові органи не дають прямої відповіді, а рекомендують звернутися до Міністерства фінансів України.

Водночас, існує кілька інших індивідуальних податкових консультацій з позицією, що, оскільки дата підписання документа не є обов’язковим реквізитом первинного документа, датою виникнення зобов’язань з ПДВ та складання податкової накладної буде дата складання електронного акта, незалежно від дати проставлення електронних підписів.

Отже, компанії, яка планує впровадження електронного документообігу, слід розглянути доцільність отримання власної індивідуальної податкової консультації з цього питання.

Що робити під час податкової перевірки

Податковим кодексом України прямо передбачено, що під час перевірки податкові органи можуть вимагати роздрукувати електронні документи. Водночас, такі копії електронних документів у паперовому вигляді завіряти у контрагентів чи, тим більше, у нотаріусів, не потрібно. Досить буде внутрішнього завірення копії, тобто проставлення позначки «Згідно з оригіналом», підпису, посади і П.І.Б. працівника.

Короткі рекомендації

В цілому, ведення документообігу в електронному вигляді врегульовано українським законодавством. Як один зі способів мінімізації податкових ризиків і запитань зі сторони контролюючих органів, компаніям слід передбачити можливість використання електронного підпису і складання електронних первинних документів в Обліковій політиці. Можливість складання первинних документів в електронному вигляді доцільно передбачити у договорах із контрагентами. Також рекомендується документально оформити перелік працівників, які беруть участь в електронному документообігу, і порядок завірення паперових копій електронних документів при податковій перевірці.

Віктор Шекера, директор KPMG в Україні

Дар’я Кузнєцова, старший консультант KPMG в Україні

KPMG у соцмережах

  • Знайти офіс kpmg.findOfficeLocations
  • kpmg.emailUs
  • КПМГ у соцмережах kpmg.socialMedia
 

Want to do business with KPMG?

 

loading image Запит про послуги KPMG