Внутрішні мародери: шахрайство в компанії під час карантину

За часів економічних спадів масштаби внутрішнього шахрайства в компаніях традиційно збільшуються. В умовах вимушеного переведення співробітників на віддалену роботу та екстреної зміни бізнес-процесів ці ризики особливо зростають.

У членів команди може знизитись мотивація, з’являються страхи, що їх можуть звільнити у зв’язку зі скороченням. Співробітник, який ніколи не брав участі в шахрайських і корупційних схемах, може стати на цю “слизьку стежку” через психологічний тиск, погіршення економічної ситуації та нагнітання негативних настроїв у ЗМІ.

Водночас коли бізнес-процеси змінюються, погіршується система внутрішнього контролю. Потрібен час, щоб перелаштувати його відповідно до нових умов. Це створює можливості для шахрайства з боку співробітників і третіх осіб.

Ризики шахрайства можуть виникнути і через нестабільний фінансовий стан постачальників та покупців. Тому вкрай важливо здійснювати моніторинг зміни фінансового становища таких компаній і прогнозувати їхнє можливе банкрутство. Це дозволить своєчасно стягувати дебіторську заборгованість, управляти запасами і знаходити альтернативних партнерів у випадку зривів поставок.

За даними дослідження 2020 Report to the Nations (ACFE), середня тривалість шахрайства — період між часом початку злочинної дії та її виявленням — приблизно 14 місяців. Але, наприклад, на виявлення схем відшкодування витрат і грошових злочинів може знадобитися близько двох років, корупції — в середньому близько 18 місяців. За цей час компанія зазнає значних збитків.

Ризик зростає й у тому випадку, коли інші співробітники знають про те, що в компанії процвітає шахрайство, а реакції керівництва з цього приводу немає. За таких умов у людей формується сприйняття на кшталт “якщо іншим можна, то можу і я”.

Боротьба зі схемами

Як же боротися з шахрайством у компанії?

По-перше, потрібно проаналізувати всі бізнес-процеси, які змінилися в зв’язку з карантином, задля виявлення “слабких місць”. Це можуть бути напрямки, пов’язані з обслуговуванням клієнтів, продажами (особливо коли йдеться про знижки, бонуси покупцям), проведенням закупівель (зокрема, без тендерів).

По-друге, виявити, в яких напрямках вашого бізнесу взагалі можуть мати місце великі ризики шахрайства. Найчастіше, це маркетингові витрати, благодійність і спонсорство, різні консалтингові послуги, інвестиційні проєкти.

Відповідати за це має відділ внутрішнього контролю. Якщо в компанії такого підрозділу немає, то частину консультаційної функції для аудиту можуть виконувати внутрішні аудитори. За відсутності таких співробітників або для перевірки даних, виявлених внутрішніми аудиторами, компанія може звернутись до зовнішніх консультантів. Їхня перевага — у незалежності та більш масштабному досвіді в порівнянні з внутрішніми аудиторами. Вони зможуть швидко провести діагностику та надати рекомендації для усунення ризикових зон і виявленого шахрайства.

Одним з варіантів шахрайства може бути недобросовісна поведінка контрагентів. Наприклад, покупців, які не платять компанії за товар, посилаючись на фінансові труднощі, або постачальників, які не виконують свої зобов’язання, прикриваючись кризою.

Зараз багато компаній опинились у складній ситуації. Якщо ваш контрагент — один з них, то необхідно спільно з ним шукати рішення й реструктурувати зобов’язання. Скажімо, він може здійснювати оплату протягом трьох місяців, а не одного.

Але частина компаній може просто скористатися ситуацією та обманювати партнерів. Щоб цього не сталося, необхідно налагодити моніторинг стану третіх осіб й аналізувати можливі зв’язки зі співробітниками вашої компанії. Перевіряти не лише контрагентів, а й ключових працівників, залучених до процесу взаємодії з вашим партнером.

Якщо ви тільки укладаєте контракт, має сенс передбачити в ньому можливість проведення аудиту. Для захисту своїх бізнес-інтересів компанії можуть збільшити частку передоплати при продажах своїм покупцям.

Варто згадати, що понад 40% випадків шахрайства та корупції виявляються за допомогою інформаторів. Це означає, що ваша система захисту повинна мати ефективні канали зворотного зв’язку, для того щоб співробітники могли проінформувати вас про незаконні дії або неетичну поведінку. Важливі не лише “гаряча лінія”, а й корпоративна культура компанії. Її наріжні камені — етичне ведення бізнесу, а також нульова толерантність до шахрайства та корупції у керівників або супервайзерів, служби безпеки та підтвердження цієї позиції діями.

Тег: