Förberedelserna – en grundläggande byggsten

Nedan följer några tips på förberedande aktiviteter inför ett årsbokslut.

1. Avstämningar och underlag

Börja med att stämma av konton med få transaktioner där det inte förväntas ske mer rörelse. Se även över att underlagen är samlade och strukturerade. Enligt redovisningslag ska samtliga ekonomiska transaktioner ha korrekta underlag, och förloppet ska dessutom gå att följa.

2. Anläggningsregister

Rensa bort redan avskrivna anläggningstillgångar, som eventuellt inte finns kvar. Glöm ej att anläggningar med 0 i bokfört värde bör ingå i anläggningsregistret. Det är även bra att redan innan bokslutet gå igenom fakturor för nyanskaffade inventarier och uppdatera vid behov.

3. Lager

Ett lager som behöver inventeras kan ta onödigt lång tid om inga förberedelser har gjorts innan. Förbered de medarbetare som ska utföra inventeringen samt upprätta lämpliga rutiner för just er.

4. Leasingkostnader

Ett leasingavtal ska, redan när avtalet ingås, klassificeras som antingen ett finansiellt leasingavtal eller ett operationellt leasingavtal. Finansiell leasing ska uppgå i balansräkningen och detta bör kontrolleras inför årsbokslutet så det blivit korrekt under året som gått. Ta reda på vilka leasingkostnader bolaget bundit upp sig för i form av lokalhyra, bilar, kopiatorer, kaffemaskiner etc. Det kan vara tidskrävande att samla ihop informationen

och kontakt kan behövas ta med leverantörer. Detta kan med fördel påbörjas i god tid. I bokslutet uppskattas och beräknas de kostnader som hör till den aktuella redovisningsperioden vilket bland annat kan innebära att leasingkostnader påverkar bokföringen av förutbetalda kostnader och upplupna kostnader. Dessutom ska större bolag i not lämna uppgifter om framtida minimileasingavgifter per balansdagen avseende operationella leasingavtal (K3 kap 20). 

5. Leverantör- och kundreskontralistor

Det är viktigt att hålla både leverantör- och kundreskontralistor uppdaterade. Se över om det finns gamla fakturor som inte är betalda och ta reda på om påminnelser har skickats ut. Ta ställning till om vissa fakturor behöver skrivas ned eller reserveras som osäkra. Reserveringar görs beroende på hur gamla fakturorna är samt om det finns risk att de inte kommer bli betalda. I leverantörsreskontra kan det föreligga gamla kreditfakturor, om så är fallet är det bra att kontakta leverantören kring detta för att få det löst i god tid innan bokslutsdatum.

6. Periodiseringar

Detta kan göras några dagar innan bokslutet. Var uppmärksam på vilket räkenskapsår de fakturor som kommer in vid årsskiftet avser. Periodisera direkt för att slippa många justeringar vid bokslutet. De flesta periodiseringarna dyker upp år efter år. Därför kan det vara smart att se över föregående års periodiseringar och bedöma om liknande typer av poster kan vara aktuella för i år med. 

7. Pensionsförsäkringar

Om det finns anställda med pensionsförsäkringar är det bra att samla ihop underlag för dessa och se över om några är löneskattegrundande. Denna avstämning är bra att använda som underlag till beräkning av löneskatt vid årsbokslutsdagen. 

Under bokslutet

Förberedelser bör utföras dagarna innan bokslutet. Under bokslutet är första steget att gå igenom samtliga balanskonton och göra avstämningar.

Vissa konton kommer behöva justeras av olika anledningar, då upprättas en manuell bokföringsorder. En annan redovisningsåtgärd vid räkenskapsårets slut är bokslutsdispositioner, dessa har inte någon direkt koppling till affärshändelserna under året utan används för att ett visst skattemässigt resultat ska redovisas. Slutligen ska skatten beräknas och bokföras på årets resultat.

8. Balansavstämningar

Under årsbokslutet ska alla balanskonton stämmas av, det vill säga konton som visar verksamhetens eget kapital, tillgångar och skulder. Exempelvis kan konton som avser arbetsgivaravgifter, skatt och moms enklast stämmas av mot underlag från Skatteverket, konton som avser kassa och bank kan enklast stämmas av mot ett engagemangsbesked från banken. Tänk på att om regelbundna månadsbokslut har gjorts under året som dessutom har dokumenteras väl blir denna aktivitet mycket enklare och snabbare att genomföra vid årsbokslut

9. Bokföringsorder

 Bokföringsorder används främst för justeringar om tidigare transaktioner har blivit felaktigt bokförda, vid periodiseringar eller om underlag för en verifikation saknas. En bokföringsorder ska innehålla all information som står i bokföringslagen. Det ska framgå vem som upprättat och bokfört, samt vem som har granskat och attesterat bokföringsordern.

10. Bokslutsdispositioner

Ett sätt att jämna ut resultatet och beskattningen mellan åren kan exempelvis göras genom att upprätta bokslutsdispositioner. De vanligaste bokslutsdispositionerna är avsättningar till 

periodiseringsfond och koncernbidrag. En avsättning till en periodiseringsfond får göras med högst 25% av överskottet av näringsverksamheten i ett aktiebolag. Avsättningen måste återföras senast sjätte året efter att avsättningen gjordes.

11. Skatt på årets resultat

När balansräkningen är färdigställd och justeringar är gjorda är det dags att sammanställa resultatet före skatt, det vill säga summan av verksamhetens resultaträkning innan eventuella skatter. Inkomstskatten beräknas som 20,6% (för beskattningsår som börjar efter 31 december 2020) på företagets skattemässiga resultat. Det skattemässiga resultatet är inte detsamma som företagets bokföringsmässiga resultat. Basen till företagets skattemässiga resultat är resultatet före skatt, sedan görs skattemässiga justeringar. De skattemässiga justeringarna avser ej skattepliktiga intäkter, ej avdragsgilla kostnader samt övriga skattemässiga justeringar såsom avsättning till periodiseringsfond. För att läsa mer i detalj vad en skattemässig justering är finns det att hitta på Skatteverkets hemsida: Skattemässiga justeringar | Skatteverket

När allt är klart är det dags att bokföra årets resultat och upprätta årsredovisningen. För ett aktiebolag behöver årsredovisningen vara upprättad och signerad senast sex månader efter räkenskapsårets slutdatum, och en kopia samt signerat fastställelseintyg i original behöver vara Bolagsverket tillhanda senast sju månader efter räkenskapsårets slutdatum.

Stort tack till Emma Lindqvist, emma.lindquist@kpmg.se, på KPMG Onsite Solutions Finance som skrivit den här artikeln. 

Behöver er organisation stöttning inom ekonomistyrning? 
På KMPG Onsite Solutions Finance hjälper vi er gärna och erbjuder både interim- och projektlösningar inom CFOs ansvarsområde.  Kontakta Mariah Lindborg på KPMG Onsite Solutions, mariah.lindborg@kpmg.se.