Varför ska du använda dig utav utsnitt i Excel?

Utsnitt, eller slicers som det heter i den engelska versionen av Excel lanserades redan 2010. Det är ett enkelt och dynamiskt sätt att effektivt filtrera tabeller, pivottabeller och pivotdiagram. 

Utsnitt hjälper dig att kunna skapa ett visuellt gränssnitt i Excel som möjliggör filtering av din data med hjälp av knappar. Du kan använda utsnitt till både vanliga tabeller i excel och till pivottabeller. Ett utsnitt visar alla tillgängliga värden från en vald kolumn av din data och varje värde illustreras med en egen knapp inuti utsnittsboxen. Med knappen kan du justera filteringen av din data i en eller flera tabeller.

effektivisera din Excel-användning

Hur skapar du ett utsnitt till en tabell?

När du skapat en tabell av din data kan du addera ett utsnitt till valfri kolumn genom att uppe i menyn klicka på Tabelldesign och sedan Infoga utsnitt. För att skapa ett utsnitt till din pivottabell så markerar du pivottabellen och klickar sedan på Analysera i huvudmenyn. Välj sedan Infoga utsnitt. I Utsnitts-menyn har du möjlighet att välja vilka fält i din data från tabellen som du vill addera ett utsnitt till.

excel bild 2

Anpassa ditt utsnitt

Grundinställningen för utsnitt är att de alltid är vertikalt uppställda men det är möjligt att skapa en horisontell layout. Detta gör du genom att markera ditt utsnitt och sedan justera storleken. Utöka sedan antal kolumner samt öka höjden respektive minska bredden för utsnittsboxen.

excel bild 3

Slicer-tips

Dölj objekt utan data

Snygga till dina utsnitt genom att dölja tomma värden. Detta gör du genom att högerklicka på utsnittet och väljer Utsnittsinställningar. Kryssa sedan i rutan med texten Dölj element utan data.

Lås fast utsnittet så att den inte flyttar sig i arbetsboken när tabellen ändrar storlek

För att unvika att utsnittet förflyttar sig horisontellt och vertikalt så kan du högerklicka på utsnittet och välja Storlek och egenskper. Välj sedan under "Egenskaper" och "Flytta inte" och "ändra inte storlek med celler". Gå även in under "Position och layout" och markera rutan "Lås bredd-höjd-förhållandet".

Skapa sökruta till ditt utsnitt 

Excel har fortfarande inte någon funktionalitet för att textsöka direkt i en utsnittstabell.

Om ditt utsnitt är kopplat till en pivottabell går detta att lösa ändå. Detta gör du genom att kopiera pivottabellen och klistra in kopian bredvid din ursprungliga pivottabell. 

Ta sedan bort all data i fältlistan i den kopierade pivottabellen. Lägg sedan samma information som finns i ditt utsnitt i kolumnen "filter".

Den nya pivottabellen som enbart består av en filtreringruta kan nu användas som sökruta till utsnittet.

Placera den nya pivottabellen bakom själva utsnittstabellen och du har skapat en sökruta till ditt utsnitt.

excel bild 4

Vad är en tidslinje i Excel?

Precis som med utsnitt kan du visuellt filtrera din data med tidslinjer. Skillnaden mot ett utsnitt är att tidslinjer specifikt används för tidsdata. En annan skillnad mot utsnitt är att tidslinjer enbart kan användas för pivottabeller. I filteringsmenyn uppe till höger i din tidslinje kan du välja om du vill illustrera rutan i år, kvartal, månader eller dagar.

excelbild 5

Välj vilka tabeller du vill använda till dina utsnitt och tidslinje

Det är möjligt att koppla ett eller flera utsnitt till ett valfritt antal tabeller eller pivottabeller i samma arbetsbok. Det är även möjligt att koppla flera utsnitt till samma tabell. Detta gör du genom att högerklicka på utsnittet, välj sedan Rapportanlutningar och markera de tabeller du vill koppla.

Koppla dina utsnitt och tidslinjer till pivotdiagram

En annan fördel med utsnitt och tidslinjer kopplade till pivottabeller är att de även kopplas till diagram som skapats från pivottabeller. Denna funktion är väldigt bra för att skapa snygga presentationer och rapporter i excel.

excelbild 6

Med utsnitt och tidslinjer kommer dina excelrapporter se proffsiga ut utan att du behöver lägga ned massor av tid på layouten. Det blir ett optimalt sätt att imponera på den du ska presentera för!

Stort tack till Pontus Palmgren, pontus.palmgren@kpmg.se, på KPMG Onsite Solutions Finance som skrivit den här artikeln. 

Vill du veta mer?
Vill du veta mer om lifehacks inom Excel, nyfiken på användarvänliga Excel-utbildningar eller behöver förstärkning på din ekonomiavdelning ? Vänligen maila Mariah Lindborg på KPMG Onsite Solutions, mariah.lindborg@kpmg.se.