Så ska du tänka när du tar in IT-tjänster i ditt bolag Så ska du tänka när du tar in IT-tjänster i ditt bolag Så ska du tänka när du tar in IT-tjänster i ditt bolag

Marknaden kryllar av hundratals digitala tjänster, men hur vet man att man har hittat rätt? Här bryter vi ner inköpsprocessen av diverse IT-tjänster så att ditt bolag fattar rätt beslut från start! 

Det kan kännas svårt och till och med överväldigande att välja bland alla tjänster som erbjuds på marknaden, men en bra utgångspunkt som alltid är nära till hands är den egna affärsplanen. Utgå ifrån den och identifiera vilka processer som måste effektiviseras eller implementeras för att nå affärsmålen. Se digitalisering som ett verktyg för att möta de krav ett uppkopplat samhälle ställer på bolag idag och för att stärka sin marknadsposition på sikt.

Det vi ofta ser är att bolag låter sig förföras av en skicklig säljare och ”tar första bästa” – våga istället stanna upp och låta det ta tid. Företaget ska leva länge med de system man väljer och felaktiga val blir ofta kostsamt. Träffa gärna flera olika leverantörer för att skapa er en bild av vilka möjligheter som finns och försök att skapa en iterativ process där ni jämför systemen och drar ytterligare slutsatser om era behov. Välj en leverantör som förstår er verksamhet och som kan vara en engagerad partner som erbjuder kontinuerligt stöd. På så sätt blir valet av IT-system ett strategiskt beslut.

Vi har tagit fram en liten checklista för att komma igång med dina inköp så att du väljer rätt från början. 

1. Ta fram en fullständig målbild – Ta ett helhetsgrepp om IT-stödet och tilldela någon ansvaret att leda arbetet med arbetstid avsatt för hela inköpsprocessen. Involvera alla funktioner i kravställningen för att identifiera företagets samlade behov och specificera behov både nu och på lite längre sikt.
2. Utvärdera leverantörerna – Ställ ingående frågor om hur de jobbar med kunderna och ger support. Ni ska känna att leverantören ni går vidare med har tid och engagemang för er. Ta reda på om de har en utvecklingsplan för systemet och lär känna de som ska stötta vid implementeringen. Glöm inte att ta referenser!
3. Förankra arbetet med det nya systemet i hela organisationen – Ledning och chefer måste stå bakom arbetet och visa att det är prioriterat. Utbilda organisationen och skapa förståelse för att förändringsarbete tar tid och kraft för alla involverade.
4. Se till att avtalet är riktigt skrivet – Ta en närmare titt på leverantörens projektplan och den tänkta utbildningen. Känn ingen press att godkänna dem blint, utan fundera över hur mycket stöd ni behöver och säkerställ att det finns med i avtalet. Avtalet ska också ange vad som händer om leverantören inte levererar som förväntat.
5. Förvalta systemet – Ta fram en plan för vidareutveckling av systemstödet och utpeka en systemansvarig. Här kommer också leverantören in. En bra leverantör fungerar som en partner som med sin expertkompetens och kännedom om just era behov kan komma med konkreta förslag på vidareutveckling.