close
Share with your friends

В текущей эпидемиологической ситуации многие компании вынужденно перешли на удаленную работу, полностью или частично. Кадровые службы, как неотъемлемая часть бизнеса, продолжают работать в новых условиях, в том числе для оформления удаленной работы сотрудников и ежедневных кадровых событий – приемов новых сотрудников, увольнений, отпусков и пр.

Резкое изменение условий работы кадровых служб вызвало целую массу
вопросов, например:

—     как обмениваться с сотрудниками кадровыми документами;

—     как организовывать подписание документов и/или ознакомление с ними;

—     как выдавать увольняющимся сотрудникам трудовые книжки и многие другие.

Решением этих вопросов может стать электронный кадровый документооборот. И если раньше он был просто попыткой оптимизировать время сотрудников и кадровой службы на рутинные кадровые процессы, то сейчас он становится уже необходимым «гигиеническим фактором», позволяющим компаниям поддержать удаленный режим работы.

Кроме того, внедрение электронного кадрового документооборота обеспечивает компанию рядом преимуществ, а именно:

—     отсутствие необходимости физического присутствия в офисе уполномоченного представителя работодателя и работника;

—     защита от утери документов;

—     высокая скорость обмена документами;

—     экономия денежных средств, времени и пространства для хранения;

—     стандартизация и ведение кадровой информации в специализированных базах данных;

—     контроль за процессом подписания документов;

—     100% подлинность документов;

—     обеспечение доступа к архиву документов;

—     оперативное предоставление документов контролирующим органам.

Также нельзя не отметить тот факт, что отказ от избыточного бумажного кадрового документооборота напрямую влияет на сохранение природы.

Мы уверены, что эпидемия скоро закончится, однако она не пройдет бесследно для бизнеса – удаленная работа станет его неотъемлемой частью, и бизнесу будет просто необходимо выстраивать свои кадровые процессы заново таким образом, чтобы они были эффективны
и соответствовали требованиям трудового законодательства.

Команда КПМГ готова помочь внедрить электронный кадровый документооборот, включая:

—     проведение диагностики текущих кадровых документов на предмет возможности отказа от их оформления или перевода в электронную форму;

—     разработку целевых процессов кадрового администрирования с использованием электронной подписи;

—     разработку целевого регламента электронного документооборота с указанием маршрутов движения электронных документов, типа используемой электронной подписи, сроков хранения и пр.

—     расчет бизнес-кейса внедрения электронного кадрового документооборота;

—     разработку функционально-технических требований для автоматизации кадровых процессов;

—     разработку дорожной карты внедрения электронного кадрового документооборота;

—     разработку коммуникационного плана для поддержки перехода на электронный кадровый документооборот.

В КПМГ сформирована опытная кросс-функциональная команда, включающая в себя специалистов-практиков по внедрению электронного кадрового документооборота и юристов по трудовому праву. Мы непрерывно отслеживаем изменения в трудовом законодательстве, разъяснения контролирующих органов и судебную практику по переходу на электронный кадровый документооборот.

Наш собственный накопленный практический опыт в переходе на электронный кадровый документооборот позволит вам избежать ошибок и реализовать проект в кратчайшие сроки. 

Контакты

Алевтина Борисова
Партнер, руководитель Группы по оказанию услуг в области управления персоналом и налогообложения физических лиц 
КПМГ в России и СНГ
Т: +7 495 937 44 77
Е: aborisova@kpmg.ru

Ольга Юнусова
Группа по оказанию услуг в области управления персоналом и налогообложения физических лиц 
КПМГ в России и СНГ
Директор
Т: +7 495 937 44 77
E: oyunusova@kpmg.ru

Асхат Кайбушев
Группа по оказанию услуг в области управления персоналом и налогообложения физических лиц 
КПМГ в России и СНГ
Менеджер
Т: +7 495 937 44 77
E: akaybushev@kpmg.ru