Praktyka Compliance oraz Dochodzeń Wewnętrznych

• że wdrożenie procedur compliance jest potwierdzeniem wiarygodności przedsiębiorstwa, w szczególności dla kontrahentów zagranicznych, a dla zarządu ważnym sposobem obrony przed odpowiedzialnością w razie zaistnienia niezgodności w firmie?
• co trzeba zrobić, by mieć skuteczny system zarządzania zgodnością?
• że ESG to też problem zarządzania zgodnością?
• w jakich sytuacjach możesz potrzebować przeprowadzić dochodzenie wewnętrzne i że można je przeprowadzić w sposób bezpieczny prawnie dla firmy?
• że w razie wykrycia nieprawidłowości istnieją rozwiązania prawne, które pozwalają ograniczyć poniesione straty?
• że w odpowiedzi na te i inne pytania KPMG Law oferuje kompleksowe usługi w obszarze compliance oraz dochodzeń wewnętrznych?

Prowadzenie działalności w sytuacji ryzyka prawnego, regulacyjnego, wizerunkowego lub środowiskowego to nieuchronna codzienność każdej firmy.

Compliance (ang. bycie w zgodności, dostosowanie się) to odpowiedź na te ryzyka. Oznacza wprowadzenie w przedsiębiorstwie takich unormowań, zasad i rozwiązań wewnętrznych, które pozwolą zredukować do możliwego minimum ryzyko wystąpienia w przedsiębiorstwie wszelkich nieprawidłowości.

Compliance odnosi się nie tylko do zapewnienia możliwie największej zgodności z przepisami prawa, ale też wewnętrznymi regulacjami antykorupcyjnymi i innymi dobrymi praktykami dobrowolnie przyjętymi przez przedsiębiorstwo.

We współczesnych realiach lawinowo wzrastającej ilości i szczegółowości regulacji prawnych nie jest łatwo zidentyfikować kompleksowo przepisy prawa, wytyczne organów nadzoru i inne normy, które wiążą się z działalnością przedsiębiorstwa w danej branży. Grożące konsekwencje prawne w razie ich nieprzestrzegania mogą mieć różny wpływ na jego działalność i wymagają obiektywnej profesjonalnej oceny.

Tylko na podstawie takiej analizy można opracować system odpowiednich procedur stanowiących sposób zarządzania zidentyfikowanym ryzykiem, zbudować odpowiednią świadomość wśród personelu i przygotować go do odpowiedniego reagowania w razie zaistnienia nieprawidłowości – również gdy powoduje to wkroczenie do sprawy organów publicznych.

Działania te są skuteczne jedynie wówczas, gdy z jednej strony w przedsiębiorstwie istnieje odpowiedni system zgłaszania i wyjaśniania zgłoszeń naruszeń oraz ochrony sygnalisty, a z drugiej w razie potrzeby przedsiębiorstwo nie boi się podjąć bardziej aktywnych działań w celu wykrywania nadużyć i ich okoliczności. Niekiedy wymagają one także decyzji o zaangażowaniu przedsiębiorstwa w postępowanie przed organami ścigania lub innych sposobach naprawienia poniesionych szkód.

Coraz częściej compliance odnosi się do sprostania wymaganiom ESG, czyli uwzględniania w działalności przedsiębiorstwa obszarów związanych z ochroną środowiska naturalnego, odpowiedzialnością społeczną i ładem korporacyjnym. Przygotowanie do raportowania ESG także wymaga przeprowadzenia profesjonalnej analizy ryzyka niezgodności z regulacjami z obszaru ESG, a także działań prewencyjnych (wdrożenie procedur, przeprowadzanie szkoleń) oraz przygotowania do zgodnego z prawem reagowania w przypadkach naruszeń.

• odpowiednie rozpoznanie środowiska prawno-regulacyjnego, w którym działa przedsiębiorstwo oraz nałożonych wymagań prawnych i sankcji;
• prawidłowa ocena ryzyka odpowiedzialności prawnej, finansowej, środowiskowej i zagrożeń reputacyjnych;
• zaprojektowanie dopasowanego do potrzeb firmy systemu zarządzania zgodnością z mechanizmem cyklicznego sprawdzania jego aktualności;
• sprawnie funkcjonujące procedury compliance;
• zaprojektowanie i wdrożenie wewnętrznego procesu obejmującego zgłoszenia naruszeń, ich późniejsze wyjaśnienie oraz ochronę sygnalisty;
• wsparcie w wykrywaniu nadużyć i reagowaniu na nie w sposób prawnie bezpieczny dla przedsiębiorstwa;
• przygotowana merytorycznie i organizacyjnie kadra;
• podniesienie poziomu stabilności, bezpieczeństwa i komfortu prowadzenia biznesu;
• zbudowanie wizerunku uczciwego i godnego zaufania kontrahenta.

• Identyfikujemy występujące oraz potencjalne ryzyka braku zgodności z obowiązującymi wymogami prawnymi, regulacyjnymi i funkcjonującymi wewnątrz firmy zasadami, w tym w zakresie ESG.
• Weryfikujemy funkcjonujące w firmie procedury compliance, aktualizujemy oraz uzupełniamy je o brakujące elementy.
• Projektujemy kompleksowe systemy zarządzania zgodnością w przedsiębiorstwie (CMS), zgodne z obowiązującym prawem i normami ISO.
• Budujemy dedykowane procedury do zgłaszania nieprawidłowości (whistleblowing) i wspieramy w wewnętrznych postępowaniach wyjaśniania zgłoszeń.
• Szkolimy w obszarze zwiększania świadomości wystąpienia potencjalnych nieprawidłowości, ich skutków prawnych dla kadry zarządzającej i sposobów zapewniania zgodności z przepisami.
• Przeprowadzamy audyty i przeglądy compliance, audyty śledcze w zakresie podejrzewanej korupcji gospodarczej, nieuczciwości pracowników i nadużyć finansowych oraz naruszenia zasad etyki i uczciwej konkurencji.
• Prowadzimy dochodzenia wewnętrzne w razie podejrzenia nadużyć – forensic prawny.
• Doradzamy co do doboru środków prawnych w celu naprawienia lub ograniczenia szkód poniesionych przez przedsiębiorstwo wskutek nadużyć.
• Zapewniamy wsparcie prawne w sprawach dotyczących przestępstw gospodarczych, postępowań regulacyjnych oraz kontroli prowadzonych przez organy ścigania i organy administracyjne, a także związanych z tym postępowań cywilnych, karnych i administracyjnych.

Doradztwem Compliance oraz Dochodzeń Wewnętrznych kieruje Adam Stopyra, Partner w KPMG Law.