1 października 2021 r. Sejm uchwalił ustawę o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw, wprowadzającą regulacje dotyczące nowego rodzaju faktur, tzw. faktur ustrukturyzowanych (e-Faktur) oraz systemu, za pośrednictwem którego będzie możliwe ich wystawianie i otrzymywanie, czyli Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Regulacje te wejdą w życie od 1 stycznia 2022 r. W pierwszym etapie wystawianie faktur za pośrednictwem nowego systemu będzie dobrowolne. Docelowo – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów już od 1 stycznia 2023 r. – stosowanie e-Faktur, które zastąpią obecne faktury papierowe oraz elektroniczne, będzie obowiązkowe.
Krajowy System e-Faktur
Istotą e-Faktur będzie ich wystawianie i przesyłanie bezpośrednio z programów finansowo-księgowych podatników, w ustrukturyzowanej postaci cyfrowej, przy pomocy systemu teleinformatycznego obsługiwanego przez Ministerstwo Finansów, tj. Krajowego Systemu e-Faktur. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w oparciu o jednolitą strukturę logiczną, udostępnioną przez Ministerstwo Finansów.
Podatnik będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną przez indywidualne konto w systemie KSeF. E-faktury będą przesyłane do KSeF, a następnie do odbiorcy za pośrednictwem interfejsu
umożliwiającego łączenie i wymianę danych pomiędzy systemami informatycznymi.
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu systemu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy faktury. Brak akceptacji odbiorcy dla otrzymywania e-Faktur nie będzie oznaczać, że podatnik nie będzie mógł wystawić faktury ustrukturyzowanej. Konieczne będzie jednak w takim przypadku uzgodnienie innej formy przesłania faktury pomiędzy stronami.
Przesyłanie faktur do systemu KSeF będzie możliwe po uwierzytelnieniu podatnika w systemie, za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego (pieczęci elektronicznej w przypadku osoby prawnej) lub profilu zaufanego. Faktury ustrukturyzowane w systemie KSeF będzie mógł wystawiać oraz mieć do nich dostęp każdy podmiot lub osoba, która zostanie do tego uprawniona przez podatnika. W ten sposób możliwe będzie upoważnienie do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych w imieniu podatnika np. biura rachunkowego lub konkretnych pracowników.
Po przesłaniu faktury system KSeF będzie weryfikował jej zgodność ze strukturą logiczną e-Faktury i po pozytywnej weryfikacji będzie przydzielał tej fakturze numer identyfikujący ją w systemie.
Datą wystawienia faktury ustrukturyzowanej, po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie, będzie data jej przesłania przez wystawcę faktury do KSeF.
W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę w KSeF będzie ona również uznawana za otrzymaną przez odbiorcę.
Udogodnienia związane z korzystaniem z e-Faktur
Korzystanie z możliwości wystawiania e-Faktur poprzez system KSeF będzie umożliwiało skorzystanie z przewidzianych przez ustawodawcę udogodnień dotyczących rozliczeń VAT, które jednocześnie mają stanowić czynnik zachęcający do korzystania z tego rozwiązania w okresie, w którym używanie go będzie dobrowolne.
Podatnik wystawiający e-Faktury będzie miał możliwość skorzystania ze zwrotu VAT wynikającego z faktur ustrukturyzowanych w terminie 40 dni (zamiast 60 dni). Kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu w tym terminie nie będzie jednak mogła przekraczać kwoty 3 tys. zł.
Aby skorzystać ze skróconego terminu, podatnik będzie musiał w danym okresie rozliczeniowym wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Będzie też musiał przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu w skróconym terminie, być zarejestrowany jako podatnik VAT czynny, a także posiadać w tym okresie rachunek rozliczeniowy (lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej) zawarty w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista).
Udogodnienia będą dotyczyć również rozliczania faktur korygujących in minus. Podatnik wystawiający e-Fakturę będzie mógł pomniejszyć podstawę opodatkowania oraz kwotę VAT należnego w okresie wystawienia faktury korygującej ustrukturyzowanej, bez konieczności uzyskiwania dokumentacji dotyczącej uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania określonych w fakturze korygującej oraz spełnienia tych warunków. Z kolei odbiorca faktury korygującej ustrukturyzowanej będzie miał obowiązek obniżenia kwoty podatku naliczonego za okres otrzymania
e-Faktury, bez konieczności analizowania uzgodnienia i spełnienia warunków korekty.
Podatnicy wystawiający faktury ustrukturyzowane za pośrednictwem systemu KSeF będą zwolnieni z obowiązku ich archiwizowania i przechowywania – faktury te będą przechowywane bezpośrednio w systemie przez okres dziesięciu lat od końca roku wystawienia dokumentu.
Z praktycznego punktu widzenia zaletą e-Faktur będzie również ich ujednolicony wzór, dzięki czemu możliwe będzie np. łatwiejsze i szybsze weryfikowanie i porównywanie otrzymywanych faktur.
Co dalej?
Ustawa trafi teraz do Senatu. Nowe przepisy mają wejść w życie 1 stycznia 2022 r.
W pierwszym okresie stosowanie e-Faktur będzie alternatywą dla obecnie funkcjonujących faktur papierowych i elektronicznych, docelowo ma jednak być rozwiązaniem obligatoryjnym.
Wystawianie faktur za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur będzie wymagało integracji stosowanych przez podatnika systemów księgowych i fakturowych z narzędziem informatycznym udostępnionym przez Ministerstwo Finansów. Aby umożliwić podatnikom dostosowanie systemów informatycznych, Ministerstwo Finansów opublikowało roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury.
Jeżeli są Państwo zainteresowani szczegółami dotyczącymi omawianych zagadnień, prosimy o kontakt.
