Tax Alert: Postępują prace nad ustawą o ochronie sygnalistów

Dyrektywa ma na celu wprowadzenie mechanizmu ochrony sygnalistów, tj. osób, które zgłaszają lub ujawniają informacje na temat naruszeń uzyskane w kontekście związanym z wykonywaną przez nich pracą.

Do polskiego porządku prawnego będą wprowadzone środki ochrony, zabezpieczające sygnalistów przed negatywnymi konsekwencjami swoich zgłoszeń.

Na podstawie Dyrektywy o ochronie sygnalistów podmioty prawne w sektorze prywatnym zatrudniające co najmniej 50 pracowników (a pod pewnymi warunkami zatrudniające również mniej niż 50 pracowników), będą zobowiązane do ustanowienia kanałów i procedur na potrzeby dokonywania zgłoszeń wewnętrznych i podejmowania działań wobec naruszenia prawa lub zajścia działań niezgodnych z prawem. Kanały i procedury te będą umożliwiać pracownikom zgłaszanie informacji na temat naruszeń.

Zgodnie z dyrektywą procedury na potrzeby zgłoszeń wewnętrznych i działań następczych obejmują m.in.:

• kanały przyjmowania zgłoszeń zapewniające ochronę tożsamości osób dokonujących zgłoszenia i wymienionych w nim oraz uniemożliwiające uzyskanie ich danych przez osoby nieupoważnione;
• wyznaczenie bezstronnej osoby lub wydziału właściwych do podejmowania działań w związku ze zgłoszeniami; oraz
• podejmowanie adekwatnych działań następczych przez wyznaczoną osobę lub wydział;
• rozsądny termin na przekazanie informacji zwrotnych nieprzekraczający trzech miesięcy od potwierdzenia otrzymania zgłoszenia lub w przypadku niewysłania potwierdzenia do osoby dokonującej zgłoszenia trzech miesięcy od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia;
• zapewnienie informacji na temat procedur odnośnie dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do właściwych organów oraz, w stosownych przypadkach, do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych UE.

Ochrona wynikająca z dyrektywy ma zastosowanie do osób dokonujących zgłoszenia, które

uzyskały informacje na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą. Dyrektywa stanowi, że ochroną powinny być objęte co najmniej osoby o statusie:

• pracownika;
• osoby prowadzącej działalność na własny rachunek;
• wspólnika, akcjonariusza lub członka organu zarządzającego przedsiębiorstwa;
• wolontariusza i stażysty; oraz
• wszelkie osoby pracujące pod nadzorem i kierownictwem wykonawców, podwykonawców i dostawców; a także
• osoby, których stosunek pracy już ustał albo dopiero ma zostać nawiązany (np. osoby w trakcie procesu rekrutacji).

Co istotne ochrona dla sygnalistów będzie miała zastosowanie również dla osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia oraz osób, które w nim nie uczestniczyły, ale z uwagi na nie mogą być narażone na działania odwetowe (np. współpracownicy i krewni zgłaszającego).

Aktualnie treść projektu ustawy wdrażającej dyrektywę nr 2019/1937 nie jest jeszcze znana. Założenia nowych przepisów znajdują się w opisie prac legislacyjnych Rady Ministrów nad ustawą (numer projektu UC101). Rozwiązania przewidziane w projekcie ustawy obejmują m. in. następujące kwestie:

1. Sygnalista będzie mógł skorzystać nie tylko z wewnętrznych systemów ochrony (tworzonych przez przedsiębiorców), lecz także z zewnętrznych (tworzonych przez organy państwowe) oraz z "ujawnienia publicznego" (możliwego jeśli dwa powyższe nie przyniosą skutku). W związku z powyższym istotne jest takie projektowanie systemów wewnętrznych, które zachęcą do korzystania z nich przed zewnętrznymi.
   
2. Ustawa powierzy zadania instytucji centralnej odnośnie nowych regulacji Rzecznikowi Praw Obywatelskich, co nie wyklucza tworzenia w przyszłości kanałów zewnętrznych przez inne instytucje.
3. W chwili obecnej opis projektu ustawy nie przewiduje żadnej sankcji. Jednak dyrektywa nakłada na państwa członkowskie obowiązek ustanowienia kar wobec osób, które będą utrudniały dokonania zgłoszenia przez sygnalistę, czy też będą podejmowały działania odwetowe lub nie zachowają w tajemnicy tożsamości osób zgłaszających i których dotyczą zgłoszenia. Dyrektywa przewiduje również wprowadzenie kar dla osób, które dokonają zgłoszenia w złej wierze.
   

Planowany termin przyjęcia projektu przez Radę Ministrów to czwarty kwartał 2021 r. Pomimo że projekt ustawy nie został jeszcze opublikowany, warto już teraz rozpocząć pracę nad wdrożeniem ochrony sygnalistów, w tym w szczególności dokonać wewnętrznego przeglądu już istniejących w organizacji regulacji w tym zakresie. Transpozycja dyrektywy do polskiego porządku prawnego co do zasady powinna nastąpić do dnia 17 grudnia 2021 r.