close
Share with your friends

Przepisy tzw. Tarcz Antykryzysowych wprowadzonych w związku z epidemią COVID-19 wprowadzają nowe rozwiązania dotyczące obrotu pocztowego. Zmiany miały pomóc w rozwiązywaniu problemów z doręczeniami, które pojawiły się w związku z epidemią ale wpisują się w rozwój rynku usług cyfrowych i prace nad wprowadzeniem elektronicznych doręczeń w komunikacji między państwem a obywatelami.

Przesyłka hybrydowa

Zgodnie z nowymi przepisami do 30 września 2020 r. w ramach realizacji zadań przeciwdziałania COVID-19 poczta będzie świadczyć usługę w postaci tzw. przesyłki hybrydowej przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Jak wskazano w ustawie przez taką usługę należy rozumieć przyjęcie przesyłki poleconej, a następnie jej przemieszczenie i doręczenie w postaci dokumentu elektronicznego do adresata bez konieczności składania własnoręcznego podpisu. W praktyce zatem tzw. przesyłka hybrydowa polega na przekształceniu tradycyjnego papierowego pisma w jego elektroniczną wersję i dostarczenie go adresatowi w formie elektronicznejDokument doręczony w formie elektronicznej będzie miał moc równą mocy dokumentu papierowego, z którego został przekształcony.

Datą doręczenia przesyłki hybrydowej jest data zapoznania się przez odbiorcę z dokumentem zamieszczonym na skrzynce elektronicznej adresata przesyłki. W razie braku zapoznania się z doręczoną przesyłką dokument będzie uznany za doręczony po upływie 14 dni od zamieszczenia dokumentu – analogicznie jak w przypadku awizowania tradycyjnej przesyłki listownej.

Konieczna zgoda adresata

Możliwość doręczenia za pomocą przesyłki hybrydowej nie będzie dostępne dla wszystkich odbiorców ale jedynie dla adresatów, którzy posiadają profil zaufany oraz wyrażą zgodę na doręczanie pism w formie przesyłki hybrydowej.

Warto wskazać, że przepisy dotyczące przesyłki hybrydowej nie są jednak dostatecznie precyzyjne. Nie wiadomo bowiem w jaki sposób poczta odbierając przesyłkę od nadawcy uzyska wiedzę, że adresat posiada profil zaufany oraz w jaki sposób będzie się kontaktować z adresatem w celu uzyskania jego zgody. Wątpliwości budzi również brak uwzględnienia zgody nadawcy przesyłki, który może mieć interes prawny w tym aby przesyłka nie została otwarta i aby osoby trzecie nie miały dostępu do treści korespondencji.


Przesyłka hybrydowa nie będzie jednak stosowana w każdym przypadku. Przykładowo z usługi tej nie będzie można skorzystać w odniesieniu do przesyłek wysyłanych do ani wysyłanych przez: Sądy i Trybunały, prokuraturę i inne organy ścigania oraz komornika sądowego. Tym samym w zakresie włączeń nie uwzględniono organów podatkowych. Zatem za zgodą podatnika przesyłka hybrydowa może być stosowana w korespondencji z organami podatkowymi jak również innymi niż wyżej wymienione organami administracji publicznej.

Czy korzystać z przesyłki hybrydowej?

Jak zapewnia Ministerstwo Cyfryzacji realizacja usług w powyższym zakresie będzie objęta tajemnicą pocztową na każdym etapie – nadawania, skanowania i doręczenia.

Kształt przepisów pozostawia jednak dużą dozę niepewności. Nie wiadomo bowiem kto i na jakim etapie dokonywałby otwarcia korespondencji i jej przekształcenia w zapis cyfrowy. Tym samym zgoda adresata na skorzystanie z tzw. przesyłki hybrydowej może mieć daleko idące konsekwencje chociażby w postaci naruszenia konstytucyjnie gwarantowanej tajemnicy korespondencji oraz prawa do prywatności.


Dodatkowo nie wiadomo w jaki sposób byłby zabezpieczony interes adresata w przypadku wadliwości odwzorowania cyfrowego. Nie można bowiem wykluczyć nieczytelności lub niekompletności skanu. Nadto, należy mieć na uwadze, że konta mailowe zawierają limity wielkości pliku jaki może być odebrany, co może uniemożliwić odbiór plików o dużej objętości. Ryzykiem w tym zakresie byłby obciążony adresat, który wyraził zgodę na realizację przesyłki hybrydowej, a w efekcie nie będzie mógł odebrać korespondencji w formie elektronicznej. Opisane powyżej wątpliwości mają szczególne znaczenie w przypadku gdy adresatem korespondencji jest podatnik, któremu doręczana jest przykładowo decyzja dotycząca wymiaru podatku.

Zapowiedź kolejnych zmian

Od lat trwają prace nad projektem ustawy o doręczeniach elektronicznych. Założeniem projektu jest określenie zasad wymiany korespondencji z podmiotami publicznymi w relacji z innymi podmiotami publicznymi oraz podmiotami niepublicznymi, w tym osobami fizycznymi.

Przesyłka hybrydowa według tego projektu ma polegać na przekształceniu dokument elektronicznego nadanego przez podmiot publiczny w przesyłkę listową w celu doręczenia jej adresatowi. W praktyce przekształcenie będzie polegać na wydrukowaniu pism sporządzonych w formie elektronicznej i odbywać ma się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi. Jest to więc kierunek odwrotny od tego, który został wprowadzony w ramach ułatwień związanych z epidemią. W przypadku gdy obywatel preferuje korespondencję tradycyjną, przesyłka elektroniczna z urzędu zostanie przez pocztę wydrukowana, zapakowana w kopertę i doręczona adresatowi. Takiej możliwości nie będą mieli reprezentujący podatników w kontaktach z organami podatkowymi doradcy podatkowi, adwokaci i radcowie prawni, którzy będą zobligowani do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych.

Zgodnie z projektem, ustawa ma wejść w życie 1 października 2020 r., z wyjątkiem niektórych artykułów jak chociażby przepisów dotyczących postępowania przed sadami administracyjnymi, które mają wejść w życie dopiero 1 stycznia 2029 r. 

Z uwagi na dynamiczny rozwój rynku usług cyfrowych zastąpienie formy papierowej formą elektroniczną również w komunikacji między państwem a obywatelami było tylko kwestią czasu. Doręczenia elektroniczne z całą pewnością stanowią krok w dobrym kierunku, ułatwiający i przyspieszający komunikację między państwem a obywatelami w tym komunikację między podatnikami a organami podatkowymi. Jednocześnie jednak uzasadnione są obawy dotyczące sposobu zapewnienia w stosunku do doręczeń elektronicznych tajemnicy korespondencji, ochrony prywatności i ochrony tajemnicy zawodowej.

Dominika Gaca-Jurkiewicz,
supervisor w zespole ds. postępowań podatkowych i sądowych w KPMG w Polsce