Podanie numeru VAT UE przez nabywcę stanie się warunkiem materialnym do zastosowania stawki 0% VAT przy dostawach wewnątrzwspólnotowych. Należy przypomnieć, że taki warunek istniał już w krajowych przepisach w przeszłości tj. przed kwietniem 2013 r. Według obowiązujących wówczas przepisów do zastosowania stawki 0% VAT konieczne było dokonanie dostawy na rzecz nabywcy posiadającego właściwy i ważny numer VAT UE, a także podanie tego numeru na fakturze stwierdzającej dostawę.

Następnie, na skutek orzecznictwa Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej, a także sądów krajowych uznającego fakt podania numeru VAT UE za przesłankę formalną do zastosowania stawki 0%, której brak spełnienia, przy jednoczesnym spełnieniu przesłanek materialnych tj. wywozu towarów do innego państwa członkowskiego, nie przekreślał możliwości zastosowania stawki 0% VAT, polskie przepisy zostały zmodyfikowane, a warunek podania numeru VAT UE nabywcy na fakturze jako materialna przesłanka do stawki 0% VAT usunięty (wymóg utrzymano w charakterze formalnym jako niezbędny element faktury). 

Znowelizowane przepisy unijne nakładają obowiązek podania numer VAT UE przez nabywcę jako warunek niezbędny do zastosowania stawki 0%. Brak podania numeru VAT UE będzie skutkował koniecznością potraktowania dostawy jako krajowej w Polsce.

Sposób podania przez nabywcę numeru VAT UE kontrahentowi nie został wprost wskazany w przepisach. Pomocne w zakresie interpretowania nowych regulacji są Wyjaśnienia przygotowywane przez Komisję Europejską – „Explanatory notes on 2020 Quick Fixes” (GFV no. 89), dalej: „Wyjaśnienia Komisji Europejskiej”. Zgodnie z projektowanymi Wyjaśnieniami wskazanie numeru VAT UE nabywcy na fakturze będzie wystarczające do uznania, iż taki numer został przekazany sprzedawcy. 

Jak czytamy w Wyjaśnieniach Komisji Europejskiej, sytuacja gdy nabywca będzie w trakcie uzyskiwania numeru VAT UE na moment fakturowania sprzedaży przez kontrahenta, będzie oznaczała konieczność zastosowania stawki krajowej przez sprzedawcę. Późniejsze uzyskanie numeru VAT UE przez kontrahenta będzie uprawniało sprzedawcę do korekty.

Należy również pamiętać, że opodatkowanie stawką krajową dostawy z uwagi na brak numeru VAT UE kontrahenta nie będzie wyłączało potencjalnych obowiązków nabywcy do rozliczenia wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów w kraju docelowym.

Kolejna wprowadzana przesłanka materialna do opodatkowania dostawy wewnątrzwspólnotowej stawką 0% VAT to prawidłowe wykazanie transakcji w składanej informacji podsumowującej. Aktualnie transakcje wewnątrzwspólnotowe są wykazywane w informacji podsumowującej, jednakże błędy czy braki w tym zakresie nie mają wpływu na możliwość stosowania stawki 0% VAT. Po nowelizacji, w przypadku popełnienia błędu w wykazanej informacji podsumowującej, zastosowanie znajdzie kara w postaci krajowej stawki. Wyjątek będzie stanowiła sytuacja gdy podatnik należycie pisemnie wyjaśni uchybienie naczelnikowi urzędu skarbowego.

Zgodnie z uzasadnieniem do zmienianej ustawy, przykładami przypadków, w których organy podatkowe uznałyby, że dostawca należycie uzasadnił swoje uchybienie są:

• wykazanie przez dostawcę wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów w informacji podsumowującej w błędnym okresie.
• popełnienie przez dostawcę niezamierzonego błędu w odniesieniu do wartości danej dostawy.
• omyłkowe  podanie przez dostawcę starego numeru identyfikacji podatkowej nabywcy, który uległ zmianie w wyniku – przykładowo – restrukturyzacji.

Analogiczne przesłanki zostały zaprezentowane w projektowanych Wyjaśnieniach Komisji Europejskiej. 

Mając na uwadze wprowadzane zmiany, kluczowe jest zweryfikowanie przez podatników czy posiadają oni właściwe i ważne numery VAT UE swoich kontrahentów i czy zostały one zapisane w systemie fakturowym. Zalecany jest zatem kontakt z kontrahentami w celu potwierdzenia prawidłowości stosowanych numerów VAT UE. Brak podania właściwego numeru VAT UE kontrahenta na fakturze będzie skutkował koniecznością opodatkowania dostawy stawką krajową. Mimo, że przepis wprost nie stanowi, iż podanie numeru VAT UE przez nabywcę można wykazać wyłącznie poprzez wskazanie tego numeru na fakturze, to jednak należy uznać to za najprostszy sposób udokumentowania tego faktu.

Należy również pilnować obowiązków raportowych tj. prawidłowego i terminowego składania informacji podsumowujących.

Agnieszka Smolińska-Wiśnioch, dyrektor w dziale doradztwa podatkowego zespole ds. VAT w KPMG w Polsce