close
Share with your friends

Jak podejść do robota? 5 pierwszych kroków w stronę robotyzacji

5 pierwszych kroków w stronę robotyzacji

Z ostatniego raportu KPMG wynika, że mniej niż 30% badanych organizacji na świecie nie rozważa obecnie bądź nie jest pewnych decyzji dotyczącej wdrożenia rozwiązań inteligentnej automatyzacji. Pozostała grupa przejawia co najmniej zainteresowanie kwestiami robotyzacji.

Jan Karasek KPMG w Polsce

partner, Management Consulting, Strategy & Operations

KPMG w Polsce

Kontakt

Powiązane treści

thinking-cyber

Z ostatniego raportu KPMG wynika, że mniej niż 30% badanych organizacji na świecie nie rozważa obecnie bądź nie jest pewnych decyzji dotyczącej wdrożenia rozwiązań inteligentnej automatyzacji1. Pozostała grupa przejawia co najmniej zainteresowanie kwestiami robotyzacji.

1~ ZAPOZNANIE Z ROBOTAMI

Robotics Process Automation (RPA) to narzędzie informatyczne, które wykonuje czynności, jakie w przeszłości mógł wykonać wyłącznie człowiek. Narzędzia klasy RPA potrafią wyręczyć pracownika w powtarzalnych, manualnych zadaniach, wykonywanych na aplikacjach i systemach informatycznych. Robotyzacja jest tym łatwiejsza, im bardziej przewidywalny jest przebieg procesu (tzn. opiera się na jasnych regułach, cechuje się niewielką wariantowością) oraz im mniejszy wkład ludzki jest wymagany do jego realizacji. Bardziej skomplikowane mechanizmy decyzyjne, bazujące na dużej ilości różnorodnych – ustrukturyzowanych oraz nieustrukturyzowanych – danych mogą wymagać zastosowania zaawansowanych narzędzi kognitywnych lub nie przynosić oczekiwanych rezultatów. Wszelkie zadania bazujące na powtarzalnych, manualnych operacjach na danych, porównywaniu ich w różnych systemach czy przeklejaniu z jednego systemu do drugiego stanowią idealnych kandydatów do robotyzacji w pierwszej kolejności. Przykładem mogą być procesy związane z uzgadnianiem sald pomiędzy źródłami danych, rozliczeniami między spółkami czy procesowanie faktur elektronicznych i wprowadzanie ich do systemów.

2~ ZIDENTYFIKOWANIE WARUNKÓW PRACY ROBOTA

Środowiskiem pracy robota RPA jest serwer – własny lub chmurowy. Operuje na aplikacjach wykorzystywanych zwyczajowo przez pracowników w danej organizacji. Boty RPA są w stanie poradzić sobie z różnymi technologiami – tradycyjnymi aplikacjami „legacy”, aplikacjami webowymi, stronami internetowymi, dostępem do aplikacji i danych za pośrednictwem API oraz pakietem Office, a w szczególności Excelem. To właśnie to ostatnie narzędzie często wspiera realizację manualnych, powtarzalnych procesów, a technologie robotyzacji wspierają w prosty i efektywny sposób wykonywanie na nich operacji.

Robot pracujący na dokumentach potrzebuje do pracy ich ustrukturyzowania. Stałe formaty, niezmieniające się formularze oraz dane opisane w nich każdorazowo w ten sam sposób to obiekty, z którymi każdy robot poradzi sobie bezproblemowo, niezależnie od ich ilości.

Bardziej skomplikowane przypadki wymagają wyposażenie robota w bardziej zaawansowane narzędzia. Przykładowo – procedując dokumenty różniące się formatem i zawartością (np. formaty faktur elektronicznych, pliki Excel z inną strukturą i opisem danych) lub dokumenty z odręcznym pismem, konieczne jest dołączenie uczenia maszynowego czy sztucznej inteligencji, które będą rozpoznawać mniej ustrukturyzowane dane.

3~ ZNALEZIENIE ROBOTOWI MIEJSCA PRACY W ODPOWIEDNIM DZIALE

Robotyzacja procesów odbywać się może w dowolnym dziale organizacji, pod warunkiem, że proces, jaki robot ma wykonywać, jest cyfrowy, stabilny, bazuje na ściśle określonej logice biznesowej, posiada ustandaryzowane dokumenty wsadowe oraz dostarcza ściśle określonych rezultatów. Analizując jednak adaptowalność rozwiązań z zakresu inteligentnej automatyzacji, okazuje się, że funkcje finansowo-księgowe chętniej inwestują w rozwiązania tego typu niż inne działy2. Roboty adaptują się sprawnie także w obszarach HR (np. procesy związane z rekrutacją czy obsługą urlopów), IT (obsługa ticketów). Miejsce pracy dla robota może się też znaleźć przy obsłudze klienta, gdzie automatyzowane są np. czynności związane z procedowaniem danych z wniosków i maili klienckich do systemów obsługowych.

4~ OKREŚLENIE KORZYŚCI I ZROZUMIENIE KOSZTÓW

Robot potrafi działać 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu. Może automatycznie wykonywać zadania, zgodnie z zaprogramowanym rytmem, bądź realizować je na nasze wyraźne polecenie. Dokładność robota przewyższa ludzką, jako że eliminuje błędy nieuwagi, działając zgodnie z ustaloną logiką. Korzyści te mają nie tylko wymiar jakościowy, ale też ilościowy w postaci oszczędności czasu związanego z identyfikacją błędów „ludzkich” oraz wprowadzaniem poprawek. Co najważniejsze – robot oszczędza czas pracowników, pozwalając im na realizację ambitniejszych, bardziej rozwijających zadań oraz przynosząc wymierne oszczędności organizacji. Im bardziej pracochłonny oraz częściej wykonywany proces – tym większe oszczędności. Zaprogramowane w czasie roboty, działające w pełni automatycznie, zgodnie z ustalonym harmonogramem, uwalniają nawet 100% czasu poświęcanego przez pracowników na realizacje procesu. Równocześnie są szybsze niż człowiek, będąc w stanie zrealizować te same czynności w czasie krótszym średnio o ponad 70%. Bot RPA przynosi korzyści przedsiębiorstwu, za które płaci ono cenę niższą niż za tradycyjnego pracownika. Koszty robota obejmują koszty jednorazowe – analizy, developmentu i wdrożenia – oraz koszty utrzymania robota i licencji platformy RPA, które ponoszone są w ujęciu rocznym, kwartalnym czy miesięcznym.

5~ ZAPRZYJAŹNIENIE SIĘ Z ROBOTEM

Mając zrozumienie, czym są boty RPA, jakie procesy mogą obsługiwać oraz jakiego rodzaju kosztów i korzyści możemy oczekiwać, można z robotyzacją wejść w relację – rozpocząć powiązaną z nią inicjatywę. Prawidłowe zorganizowanie takiego projektu, zadbanie o należyte wykonanie prac analitycznych związanych z selekcją procesów do robotyzacji oraz współpraca z developerami w czasie tworzenia i testowania robota to kluczowe czynniki sukcesu na drodze do przyjaźni. Projekt robotyzacji zaczyna się od analizy biznesowej, w ramach której dokonuje się przeglądu i selekcji procesów na podstawie danych ilościowych (business case) oraz jakościowych. Dla wybranych procesów dokonuje się szczegółowych analiz dotyczących przebiegu procesu. Kolejnym krokiem jest development, testowanie i wdrożenie produkcyjne. W przypadku, gdy coś pójdzie nie tak – np. zmieni się aplikacja, na której pracuje robot, struktura lub format procesowanych danych – konieczne jest wprowadzenie niezbędnych zmian w logice robota, aby cyfrowy pracownik wykonywał poprawnie swoje obowiązki. Istotnym elementem jest dobranie partnera organizacji, który pomoże w całym procesie „zaprzyjaźniania się” z robotem oraz wesprze ekspercką wiedzą z zakresu robotyzowanego procesu i funkcjonowania obszaru biznesowego. Aby nawiązywanie przyjaźni z robotyzacją nie było zbyt wielkim skokiem dla organizacji, dobrą praktyką jest wykonanie kroku wymagającego niewielkiego wysiłku – stworzenia pierwszego robota Proof of Concept (PoC). W ramach projektów PoC organizacja w krótkim czasie otrzymuje działającego robota, dzięki któremu możliwe jest przekonanie się w namacalny sposób, na rzeczywistym procesie, jak działa robot.

Na podstawie badania HFS Research in conjunction with KPMG International, State of Intelligent Automation, 2019. Próba to 590 liderów biznesowych, w tym 100 osób na poziomie zarządu.

Badanie HFS Research in conjunction with KPMG International, State of Intelligent Automation, 2019.

Jan Karasek, partner w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce
jkarasek@kpmg.pl
Szef grupy doradczej w sektorze nowych technologii, telekomunikacji i mediów. Specjalizuje się w doradztwie z zakresu zarządzania przedsiębiorstwem. Posiada doświadczenie w doradztwie m.in. z zakresu strategii rynkowych, reorganizacji, szacowania potencjału rynkowego i inwestycyjnego, usprawnień procesowych oraz projektowania struktur organizacyjnych. W KPMG od 2006 r. świadczy usługi dla podmiotów z branży telekomunikacyjnej, energetycznej, produkcyjnej i finansowej.

Rafał Górski, kierujący zespołem Automation & Rapid Solutions w dziale usług doradczych w KPMG w Polsce
rafalgorski@kpmg.pl
Specjalizuje się w automatyzacji i robotyzacji procesów biznesowych. Wraz z zespołem realizuje projekty z obszarów analizy biznesowej procesów pod kątem ich digitalizacji i robotyzacji, tworzenia i wdrażania rozwiązań klasy RPA, budowania aplikacji Rapid Application Development oraz rozwiązań uczenia maszynowego czy sztucznej inteligencji.

Bądź z nami w kontakcie

 

Want to do business with KPMG?

 

loading image Zapytanie ofertowe (RFP)