close
Share with your friends

Od stycznia nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej | Natalia Niestrawska

Nowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej.

1 stycznia 2019 r. weszło w życie Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. 2018, poz. 2369; dalej: Rozporządzenie). Rozporządzenie stanowi uzupełnienie zmian do Kodeksu Pracy, który przewiduje prowadzenie dokumentacji pracowniczej także w postaci elektronicznej.

Kontakt

Powiązane treści

Pliki dokumentów obok rozmazanych okularów i długopisu

Od kiedy?

Rozporządzenie stosuje się do stosunków pracy nawiązanych od dnia 1 stycznia 2019 r. Oznacza to, że jeżeli w stosunku do pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2019 r. pracodawca podejmie decyzję o prowadzeniu jego akt osobowych w formie elektronicznej, musi ona spełniać wymogi określone w omawianym Rozporządzeniu. Niezależnie jednak od wybranej formy dokumentacji, musi ona spełniać dodatkowe wymogi, m.in. w zakresie układu akt. Do pracowników zatrudnionych przed tą datą pracodawca stosuje nowe przepisy, ale z pominięciem wymogów dotyczących poszczególnych części akt osobowych. Przepisy przewidują również, że pracodawca może (dobrowolnie) dostosować prowadzoną dotychczas dokumentację pracowniczą do nowych zasad. Pozostaje to jedynie w jego gestii. W zakresie natomiast dokumentacji pracowniczej dotyczącej osób, których zatrudnienie ustało przed 1 stycznia 2019 r., pracodawca ma obowiązek zapewnić jej przechowywanie zgodnie z wymogami określonymi przez nowe przepisy (tj. zapewnić ochronę przed zniszczeniem, uszkodzeniem, utratą, dostępem osób nieupoważnionych oraz odpowiednie warunki fizykochemiczne) przed upływem 12 miesięcy liczonych od dnia wejścia w życie Rozporządzenia. Nie musi dostosowywać jej do formy elektronicznej, ani zmieniać jej układu.

Co nowego?

Przede wszystkim zmienia się podział akt pracowniczych i ich organizacja. Do tej pory akta pracownicze dzieliły się na 3 części (A, B, C) i dotyczyły dokumentów związanych z ubieganiem się o zatrudnienie, następnie związanych z samym zatrudnieniem oraz jego ustaniem. Od 1 stycznia 2019 r. pojawiła się dodatkowa część – D, która dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika oraz ewentualnych zawiadomień o jego ukaraniu. Rozporządzenie zawiera wyliczenie dokumentów, które powinny się znaleźć w poszczególnych częściach dokumentacji (par. 3 Rozporządzenia).

W Rozporządzeniu uregulowano także specyfikację techniczną, której powinny odpowiadać pliki należące do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w formie elektronicznej. Odrębnie uregulowano warunki dotyczące systemu teleinformatycznego, w którym taka dokumentacja może być prowadzona, warunki dotyczące zabezpieczeń oraz przenoszenia dokumentacji pracowniczej między systemami.
Pracodawca został również zobligowany do przechowywania w papierowej dokumentacji pracowniczej jedynie kopii lub odpisów poświadczonych za zgodność dokumentów przedkładanych przez kandydatów lub pracowników (np. potwierdzających dodatkowe uprawnienia pracownicze, zmianę danych, etc.).

Przypomnieć również należy, że z początkiem roku weszły w życie zmiany w Kodeksie Pracy dotyczące m.in.:

  1. zmiany ‘domyślnej’ zasady wypłacania pracownikowi wynagrodzenia – z formy gotówkowej na formę bezgotówkową (pisaliśmy o tym tutaj),
  2. potrącania składek w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych – dotyczy pracowników, którzy nie zrezygnują z uczestnictwa w PPK,
  3. możliwości skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej (z 50 do 10 lat, po spełnieniu warunków ustawowych).
     

Bądź z nami w kontakcie

 

Want to do business with KPMG?

 

loading image Zapytanie ofertowe (RFP)