VAT. Korekty „in minus” nie takie znowu slim VAT. Korekty „in minus” nie takie znowu slim

2021 rok przywitał nas zmianami w ustawie o VAT, wprowadzonymi w ramach tzw. pakietu SLIM VAT. Zmiany te objęły m.in. zasady ujmowania faktur korygujących „in minus” zarówno po stronie sprzedawców, jak i nabywców.

Pakiet SLIM VAT – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów (MF) – miał uprościć rozliczenia podatników, ułatwiając i unowocześniając rozwiązania w zakresie VAT. Czy jednak analiza nowych zasad i niedawno udostępnionego przez MF projektu objaśnień podatkowych (Objaśnienia) uzasadnia wniosek, że faktycznie będzie prościej, łatwiej, nowocześniej?
 

Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2020 roku, sprzedawca mógł uwzględnić fakturę korygującą „in minus”, w swoich rozliczeniach VAT, zasadniczo, o ile uzyskał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

Z dniem 1 stycznia br. zrezygnowano z tego warunku. W stosunku do faktur korygujących wystawionych po 31 grudnia 2020 r., dokonanie korekty możliwe będzie już w rozliczeniu za okres wystawienia faktury korygującej, o ile z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynikać będzie, że uzgodnił on z klientem warunki obniżenia podstawy opodatkowania określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Późniejsze otrzymanie dokumentacji uprawniać będzie do rozliczeniem korekty w pliku JPK_V7 za okres, w którym dokumentację tę otrzymano.

Dotychczasowy, stosunkowo czytelny, warunek uwzględnienia korekty, zastąpiono zatem nieostrymi przesłankami:

• uzgodnienia i spełnienia warunków korekty;
  
  
• posiadania dokumentacji potwierdzającej ww. okoliczności.

Przesłanki te wydają się stwarzać zdecydowanie więcej wątpliwości i w praktyce mogą wywołać efekt odwrotny od założonego przez MF.

Po pierwsze, mnogość sytuacji, które mogą wystąpić w obrocie, a także skomplikowanie poszczególnych transakcji i złożoność relacji powoduje, że dokumentacja potwierdzająca warunki korekty może przedstawiać się bardzo różnie w zależności od zasad współpracy z danym kontrahentem – od przypadków szerokiej i klarownej dokumentacji (np. umowy aktywnie kształtowane przez strony, regulaminy sprzedaży, zwrotów, ustalenia mailowe), do przypadków znacznie bardziej oszczędnych (np. ustalenia ustne – których poczynienie strony zobligowane są również wykazać, potwierdzenia przelewu, dokumentacja magazynowa, niekiedy nawet sama faktura w braku jakiejkolwiek interakcji z klientem). Konieczna będzie zatem bardziej dogłębna analiza w tym zakresie, ukierunkowana na ustalenie, czy dokumentacja ta faktycznie potwierdza zaistnienie przesłanek korekty.

Dodatkowo szereg wątpliwości może budzić już samo ustalenie momentu, w którym dochodzi do uzgodnienia warunków korekty i ich spełnienia. „Uzgodnienie” warunków korekty optymistycznie zakłada, że pomiędzy stronami transakcji osiągnięta zostanie jakaś forma porozumienia – nabywca wie, że korekta będzie mieć miejsce w określonej sytuacji i ten fakt akceptuje, a sprzedawca jest w stanie rozpoznać moment tej akceptacji. Już na tym tle mogą pojawić się zatem wątpliwości.

Oczywiście w Objaśnieniach odniesiono się do czytelnych i stosunkowo mało problematycznych przypadków niemniej praktyka niekiedy bywa mniej łaskawa. Jak przykładowo podejść do kwestii uzgodnienia i spełniania warunków korekty oraz wystawienia zgodnej z nimi faktury korygującej w sytuacji, gdy strony od początku wchodzą w spór, który kończy się wyrokiem sądu orzekającym odmiennie niż to wynika z wystawionej korekty? Co w sytuacji mniej dramatycznej, gdy strony opierają się na ustnych ustaleniach, a nabywca mimo wszystko nie przyjmuje wystawionej korekty, twierdząc, że jest z nimi sprzeczna, bądź ją po prostu odsyła, lub milczy i nie udziela żadnej odpowiedzi, a brak jest innych uzgodnień. Czy w takiej sytuacji argumentem dla sprzedawcy byłby przykładowo zwrot środków na rachunek nabywcy w wysokości zgodnej z wystawioną fakturą i akceptacja (domniemana) tego faktu przez nabywcę? Co zatem w sytuacji wystawienia faktury pierwotnej na błędnego nabywcę, gdy podmiot, dla którego wystawiona zostanie korekta w braku innych uzgodnień milczy, a do żadnego zwrotu środków nie dochodzi?

By odpowiedzieć na każde z tych pytań niewątpliwie będzie niezbędne bliższe przeanalizowanie warunków danej transakcji.

Oczywiście należy pamiętać, że z perspektywy sprzedawcy, dokonanie korekty nadal nie będzie możliwe przed wystawieniem faktury korygującej.
 

Sytuacja nabywcy jest jeszcze bardziej skomplikowana. Został on bowiem zobligowany do dokonania korekty VAT naliczonego, co do zasady, w rozliczeniu za okres łącznego spełnienia przesłanki uzgodnienia przez kontrahentów warunków korekty i ich spełnienia. Moment ten zatem oderwano od faktu otrzymania faktury korygującej, co było dotychczasową przesłanką.

W rezultacie, w zależności od okoliczności konkretnej transakcji nabywca może być zobligowany do obniżenia VAT naliczonego o kwotę korekty, jeszcze przed otrzymaniem faktury korygującej, a w niektórych przypadkach zapewne nawet przed jej wystawieniem przez sprzedawcę. Dla udowodnienia momentu ujęcia korekty powinien on również gromadzić analogiczną dokumentację jak sprzedawca.

W świetle obecnego brzmienia przepisów raczej trudne okazać się może wypracowanie takich warunki współpracy, by możliwe było korzystanie z dotychczasowych rozwiązań – rozpoznawanie korekty w każdym przypadku w dacie otrzymania faktury korygującej. Wymagałoby to zapewne szczegółowego przeanalizowania obowiązujących umów i większego wpływu na warunki współpracy, w sytuacji, gdy sprzedawca stosuje tzw. umowy adhezyjne czyli zawierane przez „przystąpienie” (np. akceptacja regulaminu świadczenia usług).

Nabywca musi również pamiętać, że ujęcie przez niego faktury korygującej w rozliczeniach VAT powinno korespondować z okresem jej ujęcia przez sprzedawcę (czasem może następować nawet wcześniej), a wszelkie niezgodności w tym zakresie będą łatwe do wykrycia dla organów podatkowych z uwagi na dostępność danych zawartych w składanych plikach JPK_V7. Brak otrzymania faktury korygującej na moment rozliczenia korekty może wymagać jej ujęcia w oparciu o dokument wewnętrzny, i dokonanie późniejszej korekty pliku JPK_V7 po otrzymaniu faktury korygującej od sprzedawcy. Wydaje się zatem, że jeszcze częstsze korekty części ewidencyjnej JPK_V7 nie będą do uniknięcia.
 

Nie ulega wątpliwości, że obecnie prawidłowe rozliczenie faktur korygujących będzie wymagało bardziej szczegółowej analizy dokonywanych transakcji, gromadzenia niekiedy bardziej rozbudowanej dokumentacji, czy te wreszcie i w zasadzie w pierwszej kolejności wypracowania skutecznego procesu obiegu informacji między działami operacyjnymi a działami finansowo-księgowym w danej organizacji. Wskazane byłoby zatem przyjrzenie się zawartym już umowom (i ewentualne zaproponowanie odpowiednich zmian), jak również dostosowanie wewnętrznych procedur do nowych wymogów wynikających z pakietu SLIM VAT.

Póki takie rozwiązania nie zostaną opracowane i wdrożone można ewentualnie korzystać z furtki wynikającej z przepisów przejściowych i stosować do końca 2021 roku stare zasady również do faktur korygujących wystawionych po 31 grudnia 2020 r.
Tu jednak trzeba pamiętać, że skorzystania z takiej opcji powinno zostać uzgodnione na piśmie (w tym np. mailowo) pomiędzy kontrahentami i to jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w roku 2021 (w przeciwnym razie takie porozumienie będzie nieskuteczne). „Powrót” do nowych zasad będzie możliwy na podstawie pisemnego uzgodnienia kontrahentów, ale nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano wcześniejszego wyboru „starych zasad”.

Porozumienie takie odnosi się tylko do faktur wystawionych w relacji z danym konkretnym kontrahentem. W pozostałym zakresie zastosujemy zasady SLIM VAT.