VAT. Korekty „in minus” nie takie znowu slim

  • Agata Chrzanowska-Prus, autor |

VAT. Korekty „in minus” nie takie znowu slim

2021 rok przywitał nas zmianami w ustawie o VAT, wprowadzonymi w ramach tzw. pakietu SLIM VAT. Zmiany te objęły m.in. zasady ujmowania faktur korygujących „in minus” zarówno po stronie sprzedawców, jak i nabywców.

Pakiet SLIM VAT – zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów (MF) – miał uprościć rozliczenia podatników, ułatwiając i unowocześniając rozwiązania w zakresie VAT. Czy jednak analiza nowych zasad i niedawno udostępnionego przez MF projektu objaśnień podatkowych (Objaśnienia) uzasadnia wniosek, że faktycznie będzie prościej, łatwiej, nowocześniej?
 

Korekta in minus - zmiany po stronie sprzedawcy

Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2020 roku, sprzedawca mógł uwzględnić fakturę korygującą „in minus”, w swoich rozliczeniach VAT, zasadniczo, o ile uzyskał potwierdzenie otrzymania faktury korygującej przez nabywcę.

Z dniem 1 stycznia br. zrezygnowano z tego warunku. W stosunku do faktur korygujących wystawionych po 31 grudnia 2020 r., dokonanie korekty możliwe będzie już w rozliczeniu za okres wystawienia faktury korygującej, o ile z posiadanej przez podatnika dokumentacji wynikać będzie, że uzgodnił on z klientem warunki obniżenia podstawy opodatkowania określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. Późniejsze otrzymanie dokumentacji uprawniać będzie do rozliczeniem korekty w pliku JPK_V7 za okres, w którym dokumentację tę otrzymano.

Dotychczasowy, stosunkowo czytelny, warunek uwzględnienia korekty, zastąpiono zatem nieostrymi przesłankami:

  • uzgodnienia i spełnienia warunków korekty;

  • posiadania dokumentacji potwierdzającej ww. okoliczności.

Przesłanki te wydają się stwarzać zdecydowanie więcej wątpliwości i w praktyce mogą wywołać efekt odwrotny od założonego przez MF.

Po pierwsze, mnogość sytuacji, które mogą wystąpić w obrocie, a także skomplikowanie poszczególnych transakcji i złożoność relacji powoduje, że dokumentacja potwierdzająca warunki korekty może przedstawiać się bardzo różnie w zależności od zasad współpracy z danym kontrahentem – od przypadków szerokiej i klarownej dokumentacji (np. umowy aktywnie kształtowane przez strony, regulaminy sprzedaży, zwrotów, ustalenia mailowe), do przypadków znacznie bardziej oszczędnych (np. ustalenia ustne – których poczynienie strony zobligowane są również wykazać, potwierdzenia przelewu, dokumentacja magazynowa, niekiedy nawet sama faktura w braku jakiejkolwiek interakcji z klientem). Konieczna będzie zatem bardziej dogłębna analiza w tym zakresie, ukierunkowana na ustalenie, czy dokumentacja ta faktycznie potwierdza zaistnienie przesłanek korekty.

Dodatkowo szereg wątpliwości może budzić już samo ustalenie momentu, w którym dochodzi do uzgodnienia warunków korekty i ich spełnienia. „Uzgodnienie” warunków korekty optymistycznie zakłada, że pomiędzy stronami transakcji osiągnięta zostanie jakaś forma porozumienia – nabywca wie, że korekta będzie mieć miejsce w określonej sytuacji i ten fakt akceptuje, a sprzedawca jest w stanie rozpoznać moment tej akceptacji. Już na tym tle mogą pojawić się zatem wątpliwości.

Oczywiście w Objaśnieniach odniesiono się do czytelnych i stosunkowo mało problematycznych przypadków niemniej praktyka niekiedy bywa mniej łaskawa. Jak przykładowo podejść do kwestii uzgodnienia i spełniania warunków korekty oraz wystawienia zgodnej z nimi faktury korygującej w sytuacji, gdy strony od początku wchodzą w spór, który kończy się wyrokiem sądu orzekającym odmiennie niż to wynika z wystawionej korekty? Co w sytuacji mniej dramatycznej, gdy strony opierają się na ustnych ustaleniach, a nabywca mimo wszystko nie przyjmuje wystawionej korekty, twierdząc, że jest z nimi sprzeczna, bądź ją po prostu odsyła, lub milczy i nie udziela żadnej odpowiedzi, a brak jest innych uzgodnień. Czy w takiej sytuacji argumentem dla sprzedawcy byłby przykładowo zwrot środków na rachunek nabywcy w wysokości zgodnej z wystawioną fakturą i akceptacja (domniemana) tego faktu przez nabywcę? Co zatem w sytuacji wystawienia faktury pierwotnej na błędnego nabywcę, gdy podmiot, dla którego wystawiona zostanie korekta w braku innych uzgodnień milczy, a do żadnego zwrotu środków nie dochodzi?

By odpowiedzieć na każde z tych pytań niewątpliwie będzie niezbędne bliższe przeanalizowanie warunków danej transakcji.

Oczywiście należy pamiętać, że z perspektywy sprzedawcy, dokonanie korekty nadal nie będzie możliwe przed wystawieniem faktury korygującej.
 

Korekta in minus - zmiany po stronie nabywcy

Sytuacja nabywcy jest jeszcze bardziej skomplikowana. Został on bowiem zobligowany do dokonania korekty VAT naliczonego, co do zasady, w rozliczeniu za okres łącznego spełnienia przesłanki uzgodnienia przez kontrahentów warunków korekty i ich spełnienia. Moment ten zatem oderwano od faktu otrzymania faktury korygującej, co było dotychczasową przesłanką.

W rezultacie, w zależności od okoliczności konkretnej transakcji nabywca może być zobligowany do obniżenia VAT naliczonego o kwotę korekty, jeszcze przed otrzymaniem faktury korygującej, a w niektórych przypadkach zapewne nawet przed jej wystawieniem przez sprzedawcę. Dla udowodnienia momentu ujęcia korekty powinien on również gromadzić analogiczną dokumentację jak sprzedawca.

W świetle obecnego brzmienia przepisów raczej trudne okazać się może wypracowanie takich warunki współpracy, by możliwe było korzystanie z dotychczasowych rozwiązań – rozpoznawanie korekty w każdym przypadku w dacie otrzymania faktury korygującej. Wymagałoby to zapewne szczegółowego przeanalizowania obowiązujących umów i większego wpływu na warunki współpracy, w sytuacji, gdy sprzedawca stosuje tzw. umowy adhezyjne czyli zawierane przez „przystąpienie” (np. akceptacja regulaminu świadczenia usług).

Nabywca musi również pamiętać, że ujęcie przez niego faktury korygującej w rozliczeniach VAT powinno korespondować z okresem jej ujęcia przez sprzedawcę (czasem może następować nawet wcześniej), a wszelkie niezgodności w tym zakresie będą łatwe do wykrycia dla organów podatkowych z uwagi na dostępność danych zawartych w składanych plikach JPK_V7. Brak otrzymania faktury korygującej na moment rozliczenia korekty może wymagać jej ujęcia w oparciu o dokument wewnętrzny, i dokonanie późniejszej korekty pliku JPK_V7 po otrzymaniu faktury korygującej od sprzedawcy. Wydaje się zatem, że jeszcze częstsze korekty części ewidencyjnej JPK_V7 nie będą do uniknięcia.
 

Dalsze kroki

Nie ulega wątpliwości, że obecnie prawidłowe rozliczenie faktur korygujących będzie wymagało bardziej szczegółowej analizy dokonywanych transakcji, gromadzenia niekiedy bardziej rozbudowanej dokumentacji, czy te wreszcie i w zasadzie w pierwszej kolejności wypracowania skutecznego procesu obiegu informacji między działami operacyjnymi a działami finansowo-księgowym w danej organizacji. Wskazane byłoby zatem przyjrzenie się zawartym już umowom (i ewentualne zaproponowanie odpowiednich zmian), jak również dostosowanie wewnętrznych procedur do nowych wymogów wynikających z pakietu SLIM VAT.

Póki takie rozwiązania nie zostaną opracowane i wdrożone można ewentualnie korzystać z furtki wynikającej z przepisów przejściowych i stosować do końca 2021 roku stare zasady również do faktur korygujących wystawionych po 31 grudnia 2020 r.
Tu jednak trzeba pamiętać, że skorzystania z takiej opcji powinno zostać uzgodnione na piśmie (w tym np. mailowo) pomiędzy kontrahentami i to jeszcze przed wystawieniem pierwszej faktury korygującej w roku 2021 (w przeciwnym razie takie porozumienie będzie nieskuteczne). „Powrót” do nowych zasad będzie możliwy na podstawie pisemnego uzgodnienia kontrahentów, ale nie wcześniej niż po upływie 3 miesięcy od końca miesiąca, w którym dokonano wcześniejszego wyboru „starych zasad”.

Porozumienie takie odnosi się tylko do faktur wystawionych w relacji z danym konkretnym kontrahentem. W pozostałym zakresie zastosujemy zasady SLIM VAT.
 

Ciekawe