Przestrzeń biurowa

Nowe wytyczne dla organizacji pracy biurowej

  • Renata Kulpa, autor |
  • Anna Białecka, autor |

Ministerstwo Rozwoju wraz z Głównym Inspektoratem Sanitarnym wydało wytyczne w zakresie organizacji pracy biurowej w trakcie epidemii SARS-CoV-2

Ministerstwo Rozwoju wraz z Głównym Inspektoratem Sanitarnym wydało wytyczne w zakresie organizacji pracy biurowej w trakcie epidemii SARS-CoV-2. Nadrzędnym celem wytycznych jest zwiększenie bezpieczeństwa osób pracujących w biurze oraz minimalizacja ryzyka zakażenia pracowników oraz osób z zewnątrz (np. klientów oraz dostawców), przede wszystkim poprzez ograniczenie liczby przebywających pracowników na tej samej przestrzeni w tym samym czasie.

Omawiane wytyczne w zakresie organizacji pracy biurowej w trakcie epidemii SARS-CoV-2 podzielono na 4 kategorie:

  1. wytyczne odnoszące się do zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom,
  2. wytyczne odnoszące się do zapewnienia bezpieczeństwa w przestrzeni biurowej,
  3. wytyczne odnoszące się do procedury zapobiegawczej w sytuacji podejrzenia zakażenia koronawirusem u pracowników,
  4. wytyczne odnoszące się do procedury postępowania w przypadku podejrzenia u osoby/klienta/kontrahenta/dostawcy itp. zakażenia koronawirusem.

Zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom

Wytyczne w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa pracownikom  m.in. zakładają:

  • codzienną dezynfekcję powierzchni wspólnych, telefonów/krótkofalówek (innych środków komunikacji zdalnej)// cyferblatów (np. w mikrofalówce, ekspresie do kawy itp.),
  • zapewnienie odpowiednich środków ochrony osobistej (maseczki, rękawice jednorazowe) lub preparatów do dezynfekcji rąk,
  • zachowanie bezpiecznej – 1,5 metrowej odległości.

Wytyczne odnoszą się również do spotkań i narad wewnętrznych. Zgodnie z nimi, niezbędne spotkania powinny trwać możliwie krótko, przy otwartych oknach lub drzwiach. Dodatkowo należy zachować bezpieczny dystans między pracownikiem i klientem/kontrahentem, wynoszący minimalnie 2 m.

Wytyczne stanowią, iż pracownicy powinni zostać poinformowani, iż w przypadku wystąpienia objawów sugerujących zakażenie SARS-CoV-2 albo choroby zakaźnej nie powinni przychodzić do pracy, pozostać w domu  oraz kontaktować się telefonicznie z lekarzem lub oddziałem zakaźnym w celu uzyskania teleporady medycznej, a w razie pogarszania się stanu zdrowia zadzwonić pod numery alarmowe.

Działania zapewniające bezpieczeństwo pracowników powinny dodatkowo koncentrować się na zwiększaniu świadomości załogi w zakresie przestrzegania elementarnych zasad w trakcie epidemii: regularnego mycia i dezynfekcji rąk przed przystąpieniem do pracy, przed spożywaniem posiłku, przed i po skorzystaniu z toalety.

Wytyczne zawierają również rekomendację odnośnie spożywania posiłków w biurze. Zaleca się korzystanie z naczyń i sztućców jednorazowych, które po użyciu należy wyrzucić. 

Zapewnienie bezpieczeństwa w przestrzeni biurowej

Wytyczne odnoszące się do zapewnienia bezpieczeństwa w przestrzeni biurowej dotyczą przede wszystkim:

  1. obowiązku zapewnienia płynów do dezynfekcji rąk – dozowniki z płynem powinny być dostępne dla pracowników w obszarach: wejścia i wyjścia oraz w pomieszczeniach socjalnych,
  2. przestrzegania bezpiecznej, 1,5 odległości,
  3. obowiązku wyznaczenia stref zapewniających zachowanie odpowiednich odległości między pracownikami – na podłodze w częściach wspólnych takich jak hole windowe, windy, obszar przed wejściem do budynku, w jadalniach, pomieszczeniach kuchennych,
  4. umieszczenia przy umywalkach i zlewach instrukcji mycia rąk oraz ich dezynfekcji,
  5. obowiązku dezynfekcji elementów używanych w pomieszczeniu socjalnym (tj. kuchni) oraz ograniczenia liczby osób w nim przebywających,
  6. konieczności dezynfekowania rąk przed jak i po skorzystaniu ze wspólnego sprzętu biurowego tj. drukarek, urządzeń wielofunkcyjnych, niszczarek, dotykowych paneli sterowania,
  7. ograniczenia liczy osób przebywających w windzie i oznaczenie tej liczy przed wejściem do windy (maksymalna liczba osób podzielona przez 3).

Ponadto, zgodnie z wytycznymi rekomendowane jest przeorganizowanie pracy w następujący sposób.  Jeśli umożliwia to charakter wykonywanych obowiązków, zaleca się zmniejszenie liczby pracowników w określonym miejscu w danym momencie tak, aby osoby siedzące blisko siebie mijały się ze sobą w określonych odstępach czasowych (w miarę możliwości rekomendowana jest praca zdalna bądź wymiana naprzemienna w celu ograniczenia kontaktu pracowników) oraz jak najczęstsze zdalne komunikowanie się (używanie telefonów komórkowych, e-maili, komunikatorów internetowych).

Warto wspomnieć, iż wytyczne nie wskazują na konieczność noszenia maseczek (zakrywania nosa i ust w biurze). Nie dotyczy to sytuacji, w których pracownicy mają kontakt z osobami z zewnątrz i kontrahentami.

Procedury zapobiegawcze: podejrzenie zakażenia koronawirusem u pracowników

Zgodnie z wytycznymi w przypadku podejrzenia zakażenia pracowników koronawirusem  powinni oni zostać poinformowani, iż w momencie wystąpienia niepokojących objawów nie powinni przychodzić do pracy, pozostać w domu oraz skonsultować swoją sytuację z lekarzem w formie teleporady, bądź z oddziałem zakaźnym, a w razie pogarszania się stanu zdrowia zadzwonić pod numery alarmowe i poinformować, że mogą być zakażeni koronawirusem.

W przypadku wystąpienia u pracownika wykonującego swoje zadania na stanowisku pracy niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem, należy niezwłocznie odsunąć go od pracy i odesłać transportem indywidualnym do domu. Co więcej, należy powiadomić właściwą miejscowo powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną i stosować się ściśle do wydawanych instrukcji i poleceń.

Po odsunięciu pracownika od pracy, powinien on oczekiwać na transport w wyznaczonym pomieszczeniu, w którym jest możliwe czasowe odizolowanie go od innych osób.

Wytyczne przewidują również rekomendacje w zakresie ustalenia obszaru , w którym poruszał się i przebywał pracownik, przeprowadzenie rutynowego sprzątania zgodnie z procedurami zakładowymi oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).

Procedury postępowania w przypadku podejrzenia u osoby/ klienta/ kontrahenta/ dostawcy itp. zakażenia koronawirusem

W przypadku podejrzenia u osoby/ klienta/ kontrahenta/ dostawcy itp. zakażenia koronawirusem należy:

  1. sporządzić listę pracowników oraz innych osób, które były obecne w tym samym czasie, w tym samym miejscu,
  2. stosować się do wytycznych GIS odnoszących się do osób, które miały kontakt z osobą zakażoną,
  3. dokładnie zdezynfekować przestrzeń, w której przebywała osoba zakażona koronawirusem oraz narzędzia, które były wykorzystywane w trakcie świadczenia usług.

Szczegółowe wytyczne w powyżej omówionym zakresie znajdziecie Państwo na stronie Ministerstwa Rozwoju: https://www.gov.pl/web/rozwoj/biura

Zespół Kancelarii D. Dobkowski sp.k. stowarzyszonej z KPMG w Polsce na bieżąco monitoruje propozycje zmian prawnych zarówno dla pracodawców jak i pracowników. Będziemy informować Państwa o rozwiązaniach przyjętych w dobie pandemii w związku z wirusem SARS-CoV-2, zarówno na szczeblu ustawowym, jak i wykonawczym.

Bezpieczeństwo pracowników | Przestrzeń biurowa | Wytyczne dla organizacji pracy biurowej