Mężczyzna siedzący przy biurku z zestawem słuchawkowym

Nowe wytyczne dla pracodawców

Nowe wytyczne dla pracodawców

Nowe wytyczne dla pracodawców

Renata Kulpa | ekspert,

Sytuacja związana z zagrożeniem rozprzestrzenia i zachorowania na koronawirusa (SARS-CoV-2) staje się coraz bardziej poważna i powoduje coraz więcej niepewności wśród pracodawców, którzy analizują, jakie mają uprawnienia i obowiązki w związku z zagrożeniem rozprzestrzeniania się tego wirusa. Poniżej przedstawiamy najnowsze regulacje i wytyczne organów państwowych w kwestiach dotyczących koronawirusa.

Nowe przepisy odnoszące się do pracy zdalnej oraz wyjaśnienia PiP w tym zakresie

Rozprzestrzeniający się wirus SARS-CoV-2 wywołujący chorobę COVID-19 zmusza wielu pracodawców do zlecenia wykonywania pracy przez pracowników w formie pracy zdalnej.

Jak wspominaliśmy we wcześniejszych publikacjach, Specustawa, która obowiązuje od dnia 8 marca 2020 roku wprowadziła przepisy umożliwiające pracodawcy polecenie pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, jeżeli wykonywanie pracy poza takim miejscem jest możliwe (możliwość wykonywania przez pracownika pracy zdalnej).

Jednak w wielu firmach nie obowiązują żadne zasady czy reguły wykonywania pracy przez pracowników w takiej formie. Na pomoc w zakresie stosowania przepisów prawa pracy umożliwiających powierzenie pracownikowi pracy zdalnej w celu przeciwdziałania COVID-19 wyszła również Państwowa Inspekcja Pracy, która udzieliła  wyjaśnień w tym zakresie (https://www.pip.gov.pl/pl/wiadomosci/108610,praca-zdalna-przeciwdzialanie-covid-19.html). Na co warto zwrócić uwagę wprowadzając możliwość wykonywania pracy przez pracownika w sposób zdalny?

  • praca zdalna vs telepraca - praca zdalna nie jest telepracą uregulowaną w przepisach kodeksu pracy - oznacza to, iż pracownik musi dostosować się do przyjętych godzin pracy oraz innych warunków określonych w umowie o pracę,
  • każdy pracodawca ma możliwość skorzystania z polecenia pracownikowi wykonania pracy w formie pracy zdalnej  - wydane przez pracodawcę polecenie wykonywania przez pracownika pracy w formie pracy zdalnej nie wymaga uzasadnienia; jednak podkreśla się, iż rekomendowane jest uzasadnienie polecenia wykonywania pracy zdalnej przeciwdziałaniem COVID-19, w związku z tym, że przesłanki polecenia pracownikowi wykonywania pracy w formie pracy zdalnej są szerokie (wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby),
  • forma zlecenia pracownikowi wykonywania pracy w formie pracy zdalnej - zlecenie pracownikowi pracy zdalnej może zostać wydane przez pracodawcę w dowolnej formie (pisemnej i ustnej),
  • maksymalny okres wykonywania pracy przez pracownika w formie telepracy - nie ma przepisów wskazujących na maksymalny czas wykonywania pracy zdalnej – Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, iż Specustawa przyznająca pracodawcy uprawnienie polecenia pracownikowi pracy zdalnej traci moc po upływie 180 dni od dnia wejścia w życie, w związku z czym pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy w formie pracy zdalnej na ten okres,
  • zgoda pracownika nie potrzebna – według Państwowej Inspekcji Pracy pracownik ma obowiązek stosowania się do poleceń przełożonych, jeżeli nie są one sprzeczne z przepisami prawa lub umową o pracę  (wynika to bezpośrednio z przepisów kodeksu pracy), a odmowa wykonania przez pracownika wykonania polecenia, o ile nie jest ono sprzeczne z prawem lub umową o pracę, może skutkować nałożeniem przez pracodawcę na pracownika kary porządkowej.

Na co jeszcze warto zwrócić uwagę zlecając pracownikowi wykonanie pracy w formie pracy zdalnej? Na pomoc przedsiębiorstwom w tym zakresie przychodzi Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (https://www.gov.pl/web/rodzina/pracownik-i-przedsiebiorca-w-obliczu-koronawirusa---praktyczny-poradnik), według którego:

  • wynagrodzenie pracownika w przypadku wykonywania pracy w formie pracy zdalnej nie powinno ulec zmianie,
  • ważne jest, by dokonać uzgodnień pomiędzy pracodawcą a pracownikiem w zakresie dokumentowania przez pracownika zadań wykonywanych w czasie pracy zdalnej.

Zamknięcie zakładu pracy, a obowiązek wypłaty pracownikowi wynagrodzenia

Państwowa Inspekcja Pracy (oraz Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej: https://www.gov.pl/web/rodzina/koronawirus-uprawnienia-pracownika) odniosła się również do problematyki, czy w przypadku zagrożenia epidemiologicznego i zagrożenia związanego z rozprzestrzenianiem i zachorowaniem na koronawirusa, stosuje się art. 81 Kodeksu pracy.

W ocenie Państwowej Inspekcji Pracy, w przypadku, gdy pracodawca będzie musiał zamknąć swój zakład pracy albo jego część, bądź gdy nie ma możliwości polecenia pracownikowi wykonywania pracy zdalnej zastosowanie znajdzie art. 81 § 1 Kodeksu pracy.  Pracownikowi za czas niewykonywania pracy, jeżeli był gotów do jej wykonywania, a doznał przeszkód z przyczyn dotyczących pracodawcy, przysługuje tzw. wynagrodzenie postojowe. Państwowa Inspekcja Pracy podkreśla, iż konieczność zamknięcia zakładu pracy w celu przeciwdziałania rozprzestrzenienia się koronawirusa będzie przyczyną dotyczącą pracodawcy - mimo, że będzie to przyczyna niezawiniona przez pracodawcę (podobnie jak odcięcie prądu w mieście w tym również w zakładzie pracy co uniemożliwia pracę, powódź która zalała zakład pracy itp.).

Co w praktyce oznacza to dla pracodawców? Oznacza to, iż mimo zamknięcia zakładu pracy, pracodawca będzie miał obowiązek wypłaty wynagrodzenia:

  • wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika, określonego stawką godzinową lub miesięczną,
  • a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony przy określaniu warunków wynagradzania - 60% wynagrodzenia.

Należy pamiętać, iż w każdym przypadku wynagrodzenie to nie może być niższe od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów.

Dodatkowe informacje o obowiązkach pracodawcy w związku z podejmowanymi działaniami mającymi ograniczyć rozprzestrzenienia się koronawirusa

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej zwraca uwagę, iż:

  • pracodawca zobowiązany jest do podjęcia w zakładzie pracy działań prewencyjnych mających na celu rozprzestrzenienia się koronawirusa w miejscu pracy,
  • pracodawca powinien podjąć odpowiednie działania w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy, by wprowadzić w zakładzie pracy taką organizację pracy, która będzie miała na celu ograniczenie osobistych kontaktów pomiędzy pracownikami,
  • pracodawca powinien poinformować pracowników o zagrożeniach oraz wyposażyć ich w środki ochrony indywidualnej w sytuacji, gdy pracownicy wykonują pracę w bezpośrednim kontakcie z klientem (oczywiście o ile będzie to uzasadnione na podstawie oceny ryzyka, który powinien przeprowadzić pracodawca),
  •  w ocenie Ministerstwa rekomendowane jest, aby pracodawca przygotował odpowiednie instrukcje - wytyczne, zalecenia - skierowane do pracowników wskazujące im, jak pracować w sytuacji zagrożenia wirusem COVID-19 (dotyczące między innymi kontaktów z pracownikami, klientami czy higieny osobistej),
  • jeśli pracodawca wprowadza pomiary temperatury ciała w zakładzie pracy, powinien uzyskać przed każdym badaniem zgodę pracownika.

Zmiany do Specustawy wynikające z Senackiego projektu ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw

W dniu 13 marca 2020 r. Senat przyjął projekt ustawy o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw. W dalszej kolejności został on skierowany do Sejmu. Jakie zmiany są zaproponowane w ww. projekcie ustawy?

  • dookreślenie przepisów dotyczących wykonywania pracy przez pracownika w formie pracy zdalnej,
  • przyznanie pracodawcy nowych uprawnień w zakresie żądania od pracownika określonych informacji,
  • możliwość zawieszenia działalności zakładu pracy,
  • wprowadzenie przepisów dotyczących wynagrodzenia pracowników w związku z czasowym zawieszeniem wykonywania przez pracodawcę działalności w zakładzie pracy,
  • przedłużenie okresu dodatkowego zasiłku opiekuńczego,
  • wprowadzenie możliwości dokonywania wypłat z Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych w przypadku obowiązkowej hospitalizacji pracownika albo poddania go kwarantannie z powodu COVID-19.

Będziemy informować Państwa o dalszym procedowaniu w odniesieniu do Specustawy jak i ewentualnych dalszych wytycznych dla pracowników w związku z wirusem SARS-CoV-2.

Zachęcamy do zapoznania się z pozostałymi publikacjami KPMG nt. koronawirusa.

Autorzy:

Renata Kulpa, of Counsel, Kancelaria prawna D.Dobkowski sp.k. stowarzyszona z KPMG w Polsce

Anna Białecka, prawnik, Kancelaria prawna D.Dobkowski sp.k. stowarzyszona z KPMG w Polsce