Obowiązki przy przechowywaniu dokumentacji kadr Obowiązki przy przechowywaniu dokumentacji kadr
Pracodawca wraz ze świadectwem pracy musi przekazać pracownikowi dodatkowe informacje. Przepis art. 946 Kodeksu pracy, obowiązujący od 1 stycznia 2019 r., stanowi, że w przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p.;
- możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art. 94 pkt 9b lub w art. 945 § 2 k.p.;
- zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.
Pierwsza informacja dotyczy okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej. Co do zasady jest to termin 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Drugi wskazany przepis odnosi się do sytuacji ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem w okresie 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym poprzedni stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. Wtedy okres przechowywania dokumentacji wynosi 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym kończący się najpóźniej stosunek pracy rozwiązał się lub wygasł w sytuacji.
Druga informacja dotyczy możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa powyżej.
Trzecia informacja natomiast dotyczy uprzedzenia o zniszczeniu dokumentacji, w sytuacji gdy pracownik nie odbierze jej we wskazanym terminie. Należy wspomnieć, że pracodawca ma 12 miesięcy od upływu tego okresu na usunięcie dokumentacji pracowniczej. Jeżeli w tym czasie pracownik zgłosi się do niego po odbiór dokumentacji, zgodnie z przepisem art. 947 Kodeksu pracy, do czasu zniszczenia pracodawca może wydać dokumentację pracowniczą byłemu pracownikowi.
W istocie przepis ten stanowi zobowiązanie pracodawcy do poinformowania pracownika, co będzie się działo z jego dokumentacją pracowniczą, zgodnie z nowo wprowadzonymi do Kodeksu pracy przepisami.
Takiej informacji nie przekazuje się jednak wszystkim pracownikom, z którymi zakończono stosunek pracy. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej powyższe obowiązki informacyjne pracodawcy odnoszą się do wszystkich pracowników, których stosunek pracy został nawiązany po dniu 31 grudnia 2018 r., tj. począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r., czyli tych wobec których obowiązuje 10-letni okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obowiązki te nie dotyczą natomiast pracowników, których stosunek pracy został nawiązany przed dniem 1 stycznia 2019 r., co wynika z art. 7 ustawy z 10 stycznia o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Należy jednak zwrócić uwagę na szczególną sytuację, w której pracodawca zdecyduje się na składanie raportów informacyjnych (ZUS RIA) w związku z fakultatywną możliwością skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony. W sytuacji przekazania za pracownika, który został zatrudniony w okresie od 1 stycznia 1999 r. do 31 grudnia 2018 r., raportu informacyjnego wraz z wyrejestrowaniem z ubezpieczeń społecznych, pracownik taki otrzyma od pracodawcy po zakończeniu pracy kopię przekazanego za niego raportu informacyjnego (wraz z innymi wyszczególnionymi w ustawie dokumentami) oraz otrzyma pouczenie o:
- okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
- prawie do odbioru dokumentacji pracowniczej w terminie miesiąca kalendarzowego rozpoczynającego się w następnym dniu po upływie skróconego okresu przechowywania;
- prawie do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej.
Kwestia istnienia obowiązku przekazania informacji dotyczącej przechowywania dokumentacji pracowniczej, jak i treści tej informacji wymaga więc indywidualnego podejścia i analizy wielu aspektów.
Powyżej opisane obowiązki informacyjne są konsekwencją uregulowania kwestii przechowywania dokumentacji pracowniczej we wspomnianych przepisach o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją. Zmieniony Kodeks pracy wprost zobowiązuje pracodawcę do przechowywania dokumentacji pracowniczej przez ustawowo określony czas, następnie przez okres przeznaczony na odebranie jej przez pracownika po ustaniu stosunku pracy, a w związku z upływem ww. terminów wskazuje maksymalny okres na zniszczenie dokumentacji w przypadku jej nieodebrania. Przedstawiane pracownikowi informacje powinny być zatem spójne z prowadzoną na nowych zasadach retencją dokumentacji pracowniczej.
