• dr Jacek Drosik, autor |
5 minut

Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową. Jedną z tych należności jest dieta, której wysokość określa minister właściwy do spraw pracy. Wypłata diety w kwocie określonej przez ministra ma znaczenie nie tylko dla należytego wywiązywania się z obowiązków pracodawcy, ale też uprawnień wynikających z przepisów prawa podatkowego oraz o zabezpieczeniu społecznym.

Dieta to prawo pracownika odbywającego podróż służbową

Dieta jest przede wszystkim prawem przysługującym pracownikowi. Z mocy art. 77(5) ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (t.j. Dz. U. z 2020 r. poz. 1320 z późn. zm.) pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową, a jedną tych należności jest dieta. W świetle § 7 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 167 – dalej rMRiPS) dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży krajowej, a jej wartość do dnia 27 lipca 2022 roku wynosi 30 zł, natomiast od dnia 28 lipca 2022 roku wynosić będzie 38 zł.

Zmiana kwoty diety wynika § 1 rozporządzenia Ministra Rodziny i Polityki Społecznej z dnia 30 czerwca 2022 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz. U. poz. 1481), który wejdzie w życie 28 lipca 2022 roku.

Dieta a prawo podatkowe

Zmiana wysokości diety z tytułu podróży krajowej wpływa nie tylko na uprawnienia pracowników, ale też podatników.

Po pierwsze – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 16 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2021 r. poz. 1128 z późn. zm. – dalej uPIT) wolne od podatku dochodowego są:

16) diety i inne należności za czas:

a) podróży służbowej pracownika,

b) podróży osoby niebędącej pracownikiem

- do wysokości określonej w odrębnych ustawach lub w przepisach wydanych przez ministra właściwego do spraw pracy w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem ust. 13.

Dokonane  w art. 21 ust. 1 pkt 6 uPIT rozróżnienie osób odbywających podróż na pracowników i nie pracowników nabiera sensu w świetle zawartego tam odesłania do art. 21 ust. 13 tej ustawy. Przepis ten zawiera dwa kolejne warunki od spełnia których zależy nabycie prawa do zwolnienia podatkowe, a które dotyczą osoby niebędącej pracownikiem. Otóż osoba ta może skorzystać ze zwolnienia, jeżeli otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów i zostały poniesione:

  1. w celu osiągnięcia przychodów lub
  2. u celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
  3. przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej albo samorządowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
  4. przez osoby pełniące funkcje obywatelskie, o których mowa w art. 13 pkt 5, w związku z wykonywaniem tych funkcji.

Po drugie – na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 8 uPIT wolny od podatku dochodowego jest dodatek za rozłąkę przysługujący na podstawie odrębnych ustaw, przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw lub układów zbiorowych pracy, do wysokości diet za czas podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Po trzecie – z mocy art. 23 ust. 1 pkt 52 uPIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących - w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom, określoną w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.

Dieta a przepisy o zabezpieczeniu społecznym

Wysokość diety wynikająca z przepisów wykonawczych ma także znaczenie dla wysokości składek na ubezpieczenia społeczne.

Otóż podobnie jak przytoczone wcześniej przepisy prawa podatkowego, § 2 ust. 1 pkt 15 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz. U. z 2017 r. poz. 1949 z późn. zm. – dalej rZUS) rozstrzyga, że podstawy wymiaru składek nie stanowią diety i inne należności z tytułu podróży służbowej pracownika - do wysokości określonej w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju, z zastrzeżeniem pkt 17 (który dotyczy równowartości dodatków dewizowych wypłacanych pracownikom zatrudnionym na morskich statkach handlowych i rybackich).

Także z mocy § 2 ust. 1 pkt 18 ww. rozporządzenia podstawy wymiaru składek nie stanowi dodatek za rozłąkę wypłacany pracownikom czasowo przeniesionym oraz strawne - do wysokości diet z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, określonych w przepisach w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Zmiana kwoty diety z tytułu podróży krajowej - podsumowanie

Określona przez ministra właściwego do spraw pracy wysokość diety przysługującej pracownikowi w czasie podróży krajowej na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia ma istotne znaczenie dla wysokości zobowiązań podatkowych oraz składek na ubezpieczenia społeczne pracowników, jak i osób niebędących pracownikami. Pracodawcy czy zleceniodawcy mogą wypłacać diety w kwotach wyższych od określonych przez ministra, muszą jednak pamiętać, że zwolnione z podatku dochodowego oraz składek ZUS są tylko diety wynikające z przepisów wykonawczych. To samo dotyczy dodatku za rozłąkę oraz możliwości zaliczania diet do kosztów uzyskania przychodów z działalności gospodarczej. Należy też zwrócić uwagę na rozbieżności w kwestii zwolnienia z podatku dochodowego diet, gdy idzie o pracowników i nie pracowników.