Nieustanny rozwój modeli biznesowych, rozwój gospodarczy oraz wymogi unifikacji prawa w obrębie Wspólnoty, mogą prowadzić do zjawiska nazywanego inflacją prawa. W samym 2021 roku w Polsce dokonano 1735 zmian obowiązujących aktów prawnych, przy czym 949 dotyczyło ustaw, natomiast 771 rozporządzeń. Zmiany te dotyczyły 10,2% ówcześnie obowiązujących regulacji prawnych. Powyższe zmiany niosą ze sobą znaczące konsekwencje, które wpływają na funkcjonowanie podmiotów gospodarczych.
Zmiany dokonane w Art. 11o. ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, wprowadzone pod koniec 2021 roku, nałożyły nowy obowiązek sporządzania lokalnej dokumentacji cen transferowych. Firmy muszą dodatkowo tworzyć tę dokumentację w przypadku wystąpienia transakcji z podmiotami powiązanymi i niepowiązanymi, których wartość w roku przekracza 500 tys. PLN, dla których beneficjentem rzeczywistym płatności jest podmiot mający siedzibę w raju podatkowym.
Wprowadzenie tego przepisu obliguje firmy do weryfikacji swoich kontrahentów pod względem występowania powiązań rajowych. Jednocześnie rodzi to szereg następujących wyzwań lub problemów z którymi musi się zmierzyć organizacja:
- obciążenie administracyjne (zaangażowanie istotnych zasobów w celu zrozumienia przepisów)
- brak dostępu do informacji o działalności kontrahentów
- napięte terminy ustawowe
Natłok dodatkowych obowiązków generuje potrzebę zastosowania nowoczesnych rozwiązań. Odpowiedzią na wyzwania administracyjno-prawne jest robotyzacja- Robotic Process Automation - czyli rodzaj automatyzacji procesów biznesowych. Stosuje się ją w przypadku powtarzalnych procesów o jasno zdefiniowanych regułach biznesowych.
W przypadku nowej regulacji, robotyzacja pozwala przeprowadzić proces weryfikacji kontrahentów w sposób płynny i usystematyzowany. Do takich powtarzalnych czynności, które mogą być wykonywane przez boty można zaliczyć:
- przygotowanie dokumentów prawnych - oświadczeń kontrahentów- o stałej strukturze
- komunikacje mailową z kontrahentami
- weryfikacje otrzymywanych oświadczeń
- monitorowanie procesu, które powala dochować należytej staranności i udokumentować wszystkie działania mające na celu ustalenie czy beneficjent rzeczywisty jest podmiotem rajowym.
Dodatkową zaletą technologii RPA jest możliwość wykorzystania dedykowanych interfejsów programistyczny pozwalających na łączenie się botów z ogólnodostępnymi źródłami, takich jak strony internetowe kontrahentów czy bazy danych. Umożliwia to sprawdzanie setek tysięcy rekordów jednocześnie zapewniając wydajniejsze przeprowadzenie procesu niż w przypadku pracy manualnej.
Przykład nowo wprowadzonej regulacji prawnej ilustruje potencjał skrywany przez automatyzacje. Roboty jako wirtualni asystenci mogą wspomóc pracowników w codziennych obowiązkach, strukturyzując procesy biznesowe oraz eliminując monotonne zadania. Stosując rozwiązania RPA organizacja jest w stanie ograniczyć ryzyko błędów, zwiększyć wydajność pracy oraz zapewnić pracownikom czas na pracę kreatywną i podejmowanie decyzji.
