Organizacje zatrudniające boty posiadają większą odporność

Organizacje zatrudniające boty posiadają większą odporność

  • Rafał Górski, ekspert |

Dynamiczna sytuacja związana z rozprzestrzenianiem się koronawirusa, w szczególności wsparta prognozami o przedłużającym się horyzoncie czasowym epidemii, stanowi wyzwanie dla wielu organizacji.

Firmy czeka test, na ile są w stanie zaadaptować się do nowo zaistniałej sytuacji i funkcjonować w sposób nieprzerwany. O ile możliwość pracy zdalnej i narzędzia wspierające kolaborację stanowią fundament, bez którego nie jesteśmy w stanie umożliwić pracy z domu, o tyle robotyzacja pozwala zapewnić ciągłość działania procesów, niezależnie od czynnika zewnętrznego.

Obecny krajobraz

W trosce o bezpieczeństwo pracowników, partnerów, klientów, firmy wdrażają polityki mające na celu minimalizowanie ryzyka zachorowania ograniczające spotkania zewnętrzne, a w dużej mierze, promujące pracę z domu. Przykładowo, w Stanach Zjednoczonych zostało wydane rozporządzenie nakazujące od poniedziałku pracę z domu niemal 7 milionom osób w szerokim pasie nabrzeżnym stanu Kalifornia, w tym pracującym w Dolinie Krzemowej.

Zgodnie z danymi GUS, kadra zarządzająca, specjaliści oraz pracownicy biurowi stanowią ponad 30% aktywnych zawodowo. Podzbiór tej grupy stanowią pracownicy, których charakter pracy umożliwia zdalne wykonywanie swoich obowiązków. O ile w specyficzny rynek branży IT od dłuższego czasu wpisana jest możliwość pracy z dowolnego miejsca, o tyle inne branże bądź obszary organizacyjne, nie promowały dotąd takich praktyk. Wynika to często z kultury organizacyjnej, charakteru pracy, a także nieprzystosowania technologicznego.

Zdalny dostęp nie zawsze jest oczywisty

O ile barierę niedostosowania kultury organizacyjnej (niechęć kadry kierowniczej) można spróbować pokonać, wprowadzając pilotaże pracy zdalnej, o tyle nieprzystosowanie technologiczne może opóźnić to działanie. Wiele stanowisk pracy posiada stacjonarne komputery, brak wdrożonych odpowiednich narzędzi VPN i możliwości zdalnego podłączenia do systemów, z których korzystają w miejscu pracy. W zarządzaniu kryzysowym, wymagającym podejmowania sprawnych działań, zadbanie o ciągłość biznesu, zmiana procesów oraz próba sprawnego pokonania „gapu” technologicznego może czasowo sparaliżować obszary działalności. Nie dotyczy to natomiast firm, które wdrożyły boty RPA.

Cyfrowy pracownik – bot RPA

Boty RPA są rodzajem oprogramowania, które działa na istniejących plikach lub systemach. Wykonuje on takie same czynności, jak wykonywał człowiek. Zatrudnianie takiego pracownika wiąże się zazwyczaj z zapewnieniem odpowiedniego środowiska (komputera lub serwera, na którym zostanie zainstalowany) oraz właściwych dostępów do systemów, potrzebnych do prawidłowego wykonania pracy. Jako że boty RPA nie wymagają zmiany w istniejących systemach oraz potrafią operować również na narzędziach opartych na przestarzałych technologiach, ich wdrożenie zajmuje kilka tygodni i jest procesem łatwym z perspektywy zarządzania zmianą. Boty takie wykonują ściśle określone zadania – wyręczają pracowników w manualnych, powtarzalnych czynnościach.

Zapewnienie ciągłości biznesu

Takie powtarzalne procesy bardzo często działają w obszarach finansów i rachunkowości, czy logistyki – co jest szczególnie ważne w kontekście obecnej sytuacji na świecie. Zapewnienie ciągłości łańcucha dostaw oraz bieżące rozliczanie i monitorowanie płatności w branżach detalicznej, spożywczej, chemicznej, farmaceutycznej jest szczególnie istotne. Ciągłość procesów finansowych jest istotna niezależnie od branży.

Wiele z botów RPA wykonuje właśnie takie procesy. W obszarze finansów są to przykładowo: wystawianie faktur, księgowanie faktur, procesowanie płatności czy raportowania przepływów pieniężnych. W obszarze logistycznym – weryfikacja stanów magazynowych, weryfikacja dostępności towarów względem zamówień, procesowanie zamówień, śledzenie towarów. Pracownicy takich działów mogą zatem skoncentrować się na działaniach taktycznych i strategicznych, pozostawiając operacje botom i odbierając od nich wyniki prac.

Czy jest za późno na robotyzację?

Pesymistyczne prognozy mówią nawet o rocznym utrzymywaniu się sytuacji nadzwyczajnej związanej z koronawirusem. Obserwując wydarzenia można mieć wrażenie, że przynajmniej kolejne tygodnie mogą stanowić stan nadzwyczajny. Wobec takiego horyzontu czasowego, robotyzacja w organizacjach nieposiadających botów wciąż ma uzasadnienie. Całościowe dostarczenie bota to skala dni lub tygodni w zależności od złożoności procesu. Boty takie w całości są tworzone i wdrażane przez KPMG, z wykorzystaniem wiodących platform robotyzacji.

Niezależnie od obecnej sytuacji, organizacje decydowały się wdrażać roboty mając na celu nie tylko utrzymanie ciągłości, ale też podniesienie satysfakcji pracowniczej, poprawę efektywności procesów, czy jako odpowiedź na problemy rynku pracy związane z rotacją i trudnościami w pozyskaniu pracowników. Należy mieć również na uwadze widmo nadgodzin. Po otwarciu biur firm, które zdecydowały się zawiesić/ ograniczyć działalność, mogą spotkać się z nawałem pracy związanej z przywróceniem operacji. Przekazanie pracy botom oznacza uodpornienie na takie nieregularności w obłożeniu pracą, jako, że mogą pracować 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu.

Mając na względzie widmo mniejszego obłożenia pracą w kolejnych tygodniach w części firm (z uwagi na ograniczenia działalności), to może być dobry moment na przeprowadzenie takiego projektu. Dostępność ekspertów biznesowych w tym czasie, możliwość zdalnego określenia czynności, jakie powinien wykonywać bot oraz krótki czas implementacji rozwiązania sprawia, że wdrożenie tej technologii może się okazać właściwym działaniem taktycznym.

Na obecny czas oraz na przyszłość.