Zakaz kserowania dowodów osobistych Zakaz kserowania dowodów osobistych

Do dokumentów publicznych należy zaliczyć m. in takie dokumenty jak: dowód osobisty, prawo jazdy, dokumenty paszportowe, książeczkę żeglarską, dokumenty wydawane przez urzędy stanu cywilnego, np. akt urodzenia, odpisy prawomocnych orzeczeń sądów, z których wynika nabycie, istnienie lub wygaśnięcie prawa, legitymacje funkcjonariuszy różnych służb, żołnierzy czy dokumenty uprawniające do wykonywania zawodu lekarza. Ten, kto złamie taki zakaz, podlega grzywnie, karze ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2.

Ważne jest jednak określenie, czym jest replika wskazana w przepisie karnym. W myśl ustawy jest to odwzorowanie lub kopia wielkości od 75 proc. do 120 proc. oryginału o cechach autentyczności dokumentu publicznego lub blankietu dokumentu publicznego, z wyłączeniem kserokopii lub wydruku komputerowego dokumentu publicznego wykonanego dla celów urzędowych, służbowych lub zawodowych określonych na podstawie odrębnych przepisów lub na użytek osoby, której dane dotyczą.

Jak zatem ustawa wskazuje replika musi posiadać określoną wielkość a także posiadać cechy autentyczności dokumentu publicznego lub jego blankietu. Repliką nie będzie więc każda kopia, a jedynie taka, która takie cechy autentyczności może posiadać. Czarno-biała papierowa kopia dowodu może nie spełniać cech autentyczności. Cechy autentyczności dowodu osobistego to np. recto verso, hologram, które nie zostaną w pełni ujawnione na kserokopii. Z tego też względu Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w swoim stanowisku stwierdza, że nowa ustawa nie przewiduje kary za zwykłe kserowanie czy skanowanie dowodu osobistego, prawa jazdy. Przepis karny zawarty w ustawie powstał między innymi w reakcji na zjawisko oferowania tzw. dokumentów kolekcjonerskich. Oznacza to, że ustawa kładzie nacisk na ochronę przed fałszerstwami z wykorzystaniem dokumentów łudząco podobnych do oryginałów.

Pozyskiwanie kserokopii dokumentów publicznych jest jednak zbieraniem danych osobowych i jako takie podlega pod przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (w tym RODO). Już wcześniej w przedmiocie kserowania dokumentów tożsamości wypowiedział się Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, uważając, że prowadzi ona do zbierania danych nadmiarowych (np. kolor oczu, wzrost, imiona rodziców). Stanowisko to znalazło swoje odzwierciedlenie także w ostatnim stanowisku Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który stwierdził, że przy sporządzaniu kopii, podmioty ją wykonujące powinny wziąć pod uwagę przepisy prawa, na podstawie których działają. Należy pamiętać o zasadach wynikających z RODO, m.in. zasadzie minimalizacji danych. W bardzo wielu przypadkach kopiowanie dokumentów potwierdzających tożsamość prowadzi bowiem do pozyskiwania danych wykraczających poza zakres dopuszczalny przepisami prawa, na podstawie których działają dane podmioty. UODO może badać, czy podmiot kserujący dokumenty publicznie jest uprawniony do przetwarzania zakresu zawartych tam danych, tj. czy zakres przetwarzanych danych jest ograniczony do tego co niezbędne do celów, dla których dane są przetwarzane – czy nie narusza zasady minimalizacji. To administrator danych odpowiada za wykazanie, że konkretne dane, są mu niezbędne dla realizacji określonego celu. Jeśli administrator nie wykaże podstawy do przetwarzania wszystkich danych z dowodu, może zostać ukarany karą pieniężną przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

UODO zaleca także, aby zamiast kserowania po prostu spisywać potrzebne dane z okazanego dokumentu. Należy przy tym pamiętać, że gdy ustanie cel uzasadniający przetwarzanie tych danych, administrator powinien je usunąć – np. zwrócić formularz, na którym spisał takie dane, ich posiadaczowi.

Należy podkreślić, że istnieją podmioty, które mają prawo do kserowania bądź skanowania dowodów tożsamości. Są to m.in.: banki, firmy ubezpieczeniowe, kantory, czy nawet notariusze. Na podstawie ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (art. 34 ust. 4), mogą sporządzać kopie dokumentów tożsamości klienta (np. dowodu osobistego) na potrzeby stosowania przez nie środków bezpieczeństwa finansowego, gdy miały podejrzenie co do legalności wykonywanych transakcji, czy operacji finansowych.