Equipos Fiscales

Mediante el Decreto Ejecutivo No. 766 de 30 de diciembre de 2020, la Dirección General de Ingresos deroga las disposiciones establecidas en los Decreto Ejecutivo No. 366 y Decreto Ejecutivo No. 114 de 2020, que establecen las normas relativas a la adopción de equipos fiscales para la emisión de comprobantes fiscales y otros documentos. En su lugar, se han emitido nuevas normas que afectan a las empresas obligadas a utilizar equipos fiscales para imprimir sus facturas, así como a las que se acojan al régimen de facturación electrónica.

¿Quiénes están obligados?

Todas las personas naturales y jurídicas obligadas a adoptar y utilizar equipos fiscales para documentar las operaciones de transferencias, venta de bienes y prestaciones de servicios mediante la expedición de factura o documento equivalente.

¿Cómo deberán documentar las operaciones los vendedores o prestatarios de servicios que carecen de la debida organización administrativa y contable para cumplir con la obligación de emitir facturas y otros comprobantes fiscales?

En el ejercicio de las facultades que tiene la Dirección General de Ingresos, esta podrá autorizar la emisión de comprobantes fiscales en nombre de aquellos vendedores o prestatarios de servicios que carecen de la debida organización administrativa y contable para cumplir con la obligación de emitir facturas y otros comprobantes fiscales.

¿Qué sucede con el Reporte “Z” o Reporte Global Diario si es obligatoria la implementación del componente de transmisión de datos por software y no por firmware?

Para estos casos, la Dirección General de Ingresos solicitará que el Software de Facturación Fiscal guarde un medio de almacenamiento los datos totales de cada documento fiscal individual de donde se derivan los datos totales del Reporte “Z”; es decir, los identificadores únicos de cada documento fiscal (facturas, notas de crédito, etc.) con sus respectivos totales separando los montos de las operaciones gravadas y de las exentas o exoneradas; el total de impuestos causados, discriminando por tipo y porcentaje aplicable, así como el total de devoluciones.

¿Qué capacidad deben tener los equipos fiscales?

  1. Deberán ser capaces de conectarse y compartir por medio de Internet información a la plataforma habilitada por la Dirección General de Ingresos para estos fines mediante la Interfaz de programación de aplicaciones (API Web) y sujeto a las especificaciones que esta disponga.
  2. Deberán transmitir de forma automática y periódica los datos contenidos en el Reporte Global Diario o Reporte “Z”.

¿Qué sucede si tengo un equipo fiscal en uso y no cuenta con la capacidad de implementar el “Componente de Transmisión de Datos” como parte de su sistema de facturación fiscal?

Para estos casos, la Dirección General de Ingresos permitirá el uso de un Dispositivo de Comunicación (hardware y firmware) que implemente la funcionalidad del Componente de Transmisión de Datos, previa certificación.

¿Con cuánto tiempo cuenta el usuario de un equipo fiscal para reparar el equipo fiscal?

El tiempo de reparación no debe ser superior a quince (15) días continuos. Si el plazo antes mencionado vence, se considerará que el equipo fiscal es imposible de ser reparado y se deberá desincorporar y sustituir por uno operativo.

¿Cuándo podrá omitirse el detallar en la factura o comprobante fiscal el código OCR o secuencia de caracteres de texto que permiten la lectura automatizada?

Solo en aquellos casos en las que las facturas o comprobantes fiscales son emitidos por medio de equipos fiscales de impresión matricial.

¿Cuáles son las multas por no implementar el Componente de Comunicación de Datos o Dispositivo de Comunicación?

La Dirección General de Ingresos podrá sancionar el incumplimiento con:

  1. Multa de mil dólares (USD$1,000.00) a cinco mil dólares (USD$5,000.00) la primera vez;
  2. Multa de cinco mil (USD$5,000.00) a quince mil dólares (USD$15,000.00) en caso de reincidencia;
  3. Decretar el cierre del establecimiento de dos (2) a diez (10) días en caso de reincidencia;
  4. Persistencia en el incumplimiento con cierre del establecimiento por quince (15) días.

¿Para qué fecha se deberán haber realizado todos los ajustes necesarios para la implementación de Dispositivos de Comunicación o Componente de Datos?

Toda persona obligada al uso de equipo fiscal deberá cumplir con las disposiciones establecidas en este Decreto Ejecutivo a partir del uno (1) de junio de 2021.

¿La Dirección General de Ingresos reconocerá algún crédito por la adquisición de un Dispositivo de Comunicación o Componente de Transmisión de Datos?

Sí, la Dirección General de Ingresos reconocerá al usuario dueño de los equipos fiscales un crédito fiscal por un monto equivalente al 100% o hasta cuatrocientos dólares (USD$ 400.00); el que sea menor calculado con base al valor total de cada Equipo Fiscal con Dispositivo de Comunicación o Componente de Transmisión de Datos que sea comprado e instalado por el usuario.

Facturación Electrónica

Las normas relativas a la adopción de la factura electrónica para las empresas que se encuentran exceptuadas del uso de equipos fiscales por la Dirección General de Ingresos son regidas ahora por el Decreto Ejecutivo No. 766 de 29 de diciembre de 2020.

¿Quiénes están obligados a implementar y cumplir con las disposiciones establecidas en el presente Decreto Ejecutivo para documentar sus operaciones de transferencias, venta de bienes y prestación de servicios?

  1. Toda persona natural o jurídica que solicite a la Dirección General de Ingresos (DGI) el uso de factura electrónica para documentar sus operaciones de transferencias, ventas de bienes y prestación de servicios.
  2. Toda persona natural o jurídica que se encuentre exceptuada del uso de equipos fiscales por medio de Resolución de la Dirección General de Ingresos.

¿Qué actuación tiene la Dirección General de Ingresos con relación a las formalidades y condiciones que deben reunir las facturas, sus copias u otros documentos?

  1. Deberá determinar los grupos de contribuyentes que, por la naturaleza de sus operaciones o volumen de facturación, deben utilizar la factura electrónica en lugar de equipos fiscales.
  2. Evaluar y aprobar las solicitudes de aquellos contribuyentes que, de forma expresa y voluntaria, decidan utilizar la factura electrónica.
  3. Exceptuar a los contribuyentes, que, según la naturaleza o volumen de sus operaciones, no utilicen la factura electrónica.

¿Qué especificaciones debe cumplir la Factura Electrónica?

  • Deberá ser admisible y tendrá la misma fuerza probatoria otorgada a las facturas emitidas por los equipos fiscales.
  • Deberá ser garantizada por medio de la firma electrónica calificada del emisor, respaldada por un certificado electrónico expedido por un prestador de servicios de certificación, registrado ante la Dirección Nacional de firma electrónica del Registro Público de Panamá.
  • Deberán ser emitidas utilizando los formatos y medios de comunicación de transmisión, de acuerdo con las especificaciones técnicas de la ficha técnica de la factura electrónica.
  • El emisor deberá obtener una autorización de uso por parte de un Proveedor de Autorización Calificado (PAC).

¿Cuándo un documento electrónico es considerado una Factura Electrónica, Nota de Débito Electrónica o Nota de Crédito Electrónica?

Es considerada factura electrónica, nota de débito electrónica o nota de crédito electrónica, el documento electrónico que cumpla con las condiciones existentes en la Ficha Técnica y cumpla con la debida autorización de uso otorgada por un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) o por la DGI mediante el facturador gratuito.

¿Qué es el Comprobante Auxiliar de Factura Electrónica (CAFE)?

Es una representación gráfica, resumida y simplificada, impresa o en formato electrónico que contiene algunas de las informaciones existentes en una factura electrónica, nota de crédito electrónica o nota de débito electrónica. Este documento no podrá contener ninguna información que no exista en el archivo del documento electrónico, con las excepciones previstas en la ficha técnica, y será entregado o enviado por el emisor al receptor siguiendo las especificaciones de la ficha técnica. Debe contener un código QR que mediante su lectura permita la verificación del documento electrónico tributario en los registros de la DGI.

¿Cuáles son los deberes del usuario de la Factura Electrónica?

  • Contar con la debida excepción de uso de Equipos Fiscales.
  • Contar con un certificado electrónico expedido por un prestador de servicios de certificación registrado ante la Dirección Nacional de Firma Electrónica del Registro Público de Panamá para poder firmar los documentos electrónicos.
  • Registrarse en el Sistema de Factura Electrónica de Panamá ante la Dirección General de Ingresos (DGI).
  • Emitir los documentos según las especificaciones establecidas en la ficha técnica.
  • Contar con los servicios de un Proveedor de Autorización Calificado (PAC) para obtener la Autorización de Uso de los documentos electrónicos.
  • Reportar los eventos posteriores relacionados a una Factura Electrónica.

¿Quién es el responsable de verificar que la Factura Electrónica ha sido registrada ante la Dirección General de Ingresos?

El usuario que recibe la factura electrónica debe verificar que el documento se encuentre registrado ante la DGI y que cuente con la respectiva autorización de uso, antes de utilizar el documento como soporte de crédito fiscal.

¿Quiénes están obligados a conservar los archivos electrónicos de las Facturas Electrónicas?

El contribuyente afiliado al Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP), al momento de la emisión y recepción de los archivos electrónicos.

¿Quiénes pueden conservar los archivos electrónicos de las Facturas Electrónicas?

Los usuarios receptores no afiliados al Sistema de Factura Electrónica de Panamá (SFEP).

¿Por cuánto tiempo deben ser conservados los archivos electrónicos de las Facturas Electrónicas?

Tanto el contribuyente afiliado como el usuario receptor de los archivos electrónicos de las facturas electrónicas deberán conservar los documentos hasta cumplirse la prescripción de los tributos.

¿Qué responsabilidades deben cumplir los Proveedores de Autorización Calificado (PAC)?

  • Tener una plataforma robusta que permita la gestión de los documentos electrónicos tanto como recepción, validación y envío; a nivel de transacciones, almacenamiento y consultas de documentos para garantizar tiempos óptimos que no obstaculicen el proceso de facturación de los emisores masivos.
  • Recibir los documentos electrónicos emitidos por los contribuyentes, aplicar los procesos de verificación y validación de los datos fiscales recibidos: formato de datos, validación de cálculo de impuestos, datos fiscales del emisor, entre otros, considerando las especificaciones detalladas en la ficha técnica.
  • Otorgar una autorización de uso a los documentos validados de los contribuyentes, por medio digital con el certificado digital del PAC.
  • Emitir una respuesta para los casos donde los documentos no pasen las validaciones o existan problemas que impidan el debido registro de las transacciones.
  • Remitir a la Dirección General de Ingresos, con mecanismos de envío sincrónico o asincrónico, los documentos verificados y validados; así como registrar la respuesta de confirmación o seguir los procedimientos definidos para tratar las inconsistencias.
  • Garantizar que los documentos electrónicos sean firmados por un emisor cuyo certificado esté vigente y autorizado para emitir factura electrónica.
  • Mantener un ambiente de pruebas para que los contribuyentes puedan realizar sus procesos de integración. Este ambiente debe contener la robustez necesaria que permita dar de alta a producción a un contribuyente sin requerir pruebas adicionales.
  • Aclarar a los contribuyentes las observaciones y dudas, así como facilitar las ayudas para la integración de los sistemas de los contribuyentes a los PAC.
  • Contar con el equipo de soporte técnico necesario para la atención y mantenimiento del sistema.

¿Cuándo comienza a regir el deber de emitir Factura Electrónica?

La nueva fecha para la entrada en vigor de la factura electrónica en los usuarios de facturación electrónica se ha implementado para el uno (1) de junio de 2021.

Nuevas normativas sobre equipos fiscales

(Homologación, autorización, requerimientos técnicos, deberes y obligaciones)

Recientemente, la Dirección General de Ingresos ha emitido tres distintas Resoluciones en donde establece y detalla las nuevas normativas que regirán para los equipos fiscales.

  1. La Resolución 201-0292 DE 20 de enero de 2021 establece los requerimientos técnicos que deberán contener los equipos fiscales para ser homologados por la Autoridad Nacional de Innovación Gubernamental y para que puedan ser autorizados por la Dirección General de Ingresos.

    A su vez, la Resolución contempla las definiciones que permitirán conocer los lineamientos que deberán contemplar los equipos fiscales, las condiciones que deben cumplir y las funciones que deberán ejecutar.

    Es importante mencionar que, se ha incorporado a los requerimientos técnicos el que los equipos fiscales sean capaces de comunicarse por medio de la Plataforma de Comunicación para Equipos Fiscales (PLACEF), por lo que contarán con una ficha técnica PLACEF que detallará las especificaciones, formatos, procedimientos, características y estándares que deben cumplir los distribuidores para el buen funcionamiento de los equipos fiscales.

  2. La Resolución No. 201-0293 de 20 de enero de 2021, en donde se detallan las normas y procedimientos para la homologación y autorización para distribuir o enajenar equipos fiscales en el territorio nacional.

    Las normativas descritas en la Resolución deberán ser consideradas por aquellos contribuyentes que estén interesados en obtener autorización para distribuir o enajenar Equipos Fiscales en conjunto con su Dispositivo de Comunicación (interno o externo) o su Componente de Transmisión (DC o CDT) en el territorio nacional.

    La petición deberá realizarse de manera formal ante la Dirección General de Ingresos aportando la correspondiente documentación que certifique a la entidad solicitante, así como también la información del equipo fiscal.

    Una vez la Dirección General de Ingresos apruebe al distribuidor, remitirá la petición a la Autoridad Nacional para la Innovación Gubernamental para que los dispositivos sean evaluados y así poder emitir el correspondiente Certificado de Homologación acompañado del Informe de Evaluación Técnica.

    En caso de que el equipo fiscal autorizado requiera de modificaciones, estas deberán ser presentadas a la Dirección General de Ingresos, así como también a la Autoridad Nacional de Innovación Gubernamental especificando el número de registro del equipo fiscal y el número de registro del dispositivo de comunicación.

  3. La Resolución No. 201-0294 de 20 de enero de 2021 contempla los deberes y obligaciones de los distribuidores, centros de servicio técnico autorizados y los usuarios de equipos fiscales adaptados al alcance del Proyecto PLACEF.

    Es importante mencionar que, los distribuidores de equipo fiscal deberán contactar a los usuarios de los equipos fiscales para realizarles las correspondientes actualizaciones e instalaciones de los Dispositivos de Comunicación (DC) o el Componente de Transmisión de Datos (CTD).

    Los fabricantes también deberán gestionar con los usuarios del equipo fiscal, a través de la Web del Distribuidor de PLACEF, la creación, activación, inactivación o modificación del equipo fiscal, así como la modificación de la información.

    Por su parte, el Centro de Servicio Técnico Autorizado también tiene deberes y obligaciones,  como la de informar al distribuidor de las inspecciones, pérdidas, alteraciones, remociones o desincorporación de los Dispositivos de Comunicación (DC) que efectúe, así como también la de completar los datos en el Libro de Control de Reparación y Mantenimiento para el DC.

    Los usuarios de equipos fiscales y dispositivos de comunicación también tienen deberes que cumplir. Cabe señalar que, deberán contar con servicio a Internet y, de presentar fallas con la conectividad, tendrán un plazo máximo de siete (7) días para atender el problema. Ahora bien, hay que mencionar que la determinación de la inaccesibilidad a Internet en la zona y el lugar donde se encuentra el equipo fiscal será determinado por la Dirección General de Ingresos y la Autoridad de Innovación Gubernamental.

Reglamentación de los Proveedores Autorizados Calificados (PAC) para la emisión de facturas electrónicas

Con la emisión del Decreto Ejecutivo 766 de 29 de diciembre de 2020, que establece las normas relativas a la adopción de la factura electrónica, la Dirección General de Ingresos establece las formalidades y condiciones que deben cumplir las personas jurídicas que deseen actuar como figura de Proveedor de Autorización Calificado (PAC), conforme la Resolución No. 201-0295 de 20 de enero de 2021.

Los Proveedores de Autorización Calificado (PAC) serán los actores principales para otorgar la autorización de uso de los documentos emitidos por los contribuyentes que contraten los servicios por lo que deberán cumplir con ciertos requisitos y responsabilidades.

El artículo tercero de la Resolución 201-0295 detalla las responsabilidades a las que se encuentran sujetas las personas jurídicas que estarán fungiendo como Proveedor de Autorización Calificado (PAC). Es importante mencionar que deberán mantener los servicios de PAC de manera separada, mediante cotización y contrato de cualquier otro servicio de la línea de negocio que tengan.

Aquellas personas jurídicas que deseen actuar como PAC requieren gestionar, de manera formal, la autorización de operación ante la Dirección General de Ingresos, quien les otorgará una resolución, siempre que hayan cumplido con los requisitos listados y solicitados para este fin.

Esta misma Resolución detalla la Ficha Técnica versión 1.00 de la factura electrónica para los Proveedores de Autorización Calificados y los requisitos para obtener la Certificación de Proveedor de Autorización Calificado, los cuales podrán ser modificados con posterioridad a las experiencias que se tengan con el modelo y robustecer el diseño de la factura electrónica.

Cabe señalar que, las empresas que deseen acogerse al uso de la factura electrónica deberán contar con un PAC para la certificación de las facturas que estarán emitiendo.

Contáctenos

Luis Laguerre
Socio Líder
Servicios Tributarios

Jair Montúfar
Socio 
Servicios Tributarios

José Andrés Romero
Socio 
Servicios Tributarios

Contáctenos