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El teletrabajo ha evolucionado de ser solo un beneficio para colaboradores, a convertirse en una realidad diaria para muchas personas alrededor del mundo, derivado de las medidas necesarias para evitar y disminuir la propagación del COVID–19.

En base a los retos en los que se ven enfrentadas las empresas a nivel mundial, KPMG sugiere prácticas líderes, teniendo en consideración los pilares:

  • Salud y Seguridad
  • Preparación Digital
  • Compromiso Activo

KPMG les presenta algunas recomendaciones desarrolladas con distintos equipos y colegas para asegurar la continua productividad y motivación de los colaboradores durante el trabajo remoto.

Tipo de actividad Acciones claves
Información Personal
  • Llegar a un acuerdo con los colaboradores para recolectar la siguiente información:
    • Correo electrónico y teléfono celular de los colaboradores.
    • Correo electrónico y contactos de los clientes, de ser necesario.
    • Detallar el calendario interno del equipo, días festivos y eventos notables.
  • Actualizar la firma en su correo para agregar el número de celular; alentar a los clientes para hacerlo igualmente, de ser apropiado.
  • Agregar el número celular al perfil del correo electrónico.
  • Comunicar activamente con los gerentes y miembros del equipo si ocurren cambios en el calendario
Tecnología y Logística
  • Asegurar el acceso y entendimiento de todas las herramientas tecnológicas (incluyendo mensajería
    instantánea y salas de teleconferencia).
  • Actualizar las invitaciones de las reuniones con el uso de las herramientas de colaboración remota.
  • Probar las herramientas tecnológicas antes de las reuniones para asegurar su buen funcionamiento.
  • Examinar la conexión de internet en la red casera o en su defecto, encontrar una conexión alternativa.
  • Respetar siempre las diferencias de las zonas horarias y horas de trabajo.
  • Ordenar equipos (hardware) para el adecuado cumplimiento del trabajo remoto de ser necesario, y 
  • Someter la orden a aprobación por parte del líder.
  • Empezar a modificar el contenido de los entrenamientos y prácticas para que se puedan llevar acabo de manera virtual durante algún tiempo.
Correo Electrónico
  • Atender los emails una vez recibidos, indicar un tiempo tentativo de resolución y dar el seguimiento correspondiente. 
  • Ser proactivo, claro y detallado en los emails.
  • Reconocer cuando enviar un email no es tan productivo y realizar llamadas telefónicas, de ser más apropiado.
  • En caso de no tener solución, dirigir a la gente hacia miembros relevantes del equipo, con la información detallada del contacto.
Teléfono Celular
  • Acordar con los miembros del equipo y clientes, si llamarlos o enviarles mensajes a sus celulares personales es aceptable (recordatorio: los mensajes de texto nunca deben contener información sensible o información del cliente).
  • Procurar responder los mensajes y llamadas telefónicas con prontitud.
  • Actualizar el mensaje del buzón de voz, de ser necesario
  • Manejar y controlar el sonido de entorno (i.e., audífonos, botón de silencio)
  • Cargar su teléfono y audífonos; llevar un cargador extra.
Mensajería Instantánea
  • Conectarse y permanecer disponible para recibir mensajería instantánea.
  • Atender los mensajes una vez recibidos.
    • Fijar el estado en mensajería instantánea, de acuerdo con su actividad.
    • Fijar estado a “No molestar (Do not disturb)” en presentaciones.
    • Fijar estado a “Ausente (Away)” cuando no está en la computadora.
       
Interaciones Externas
  • Ser puntal a las reuniones.
  • Cargar el material de antemano para la reunión y cerrar vistas no deseadas/sensitivas antes de compartir su pantalla. Planee enviar los documentos por adelantado, a todos los participantes, en caso de que el documento no cargue o alguien no pueda ver su pantalla durante la reunión.
  • Identifique el propósito de la reunión y de los expositores en la invitación.
  • Usar técnicas tales como “round – robin”, que consiste en que, quien lidera la reunión, solicita la opinión o da la palabra a cada uno de los participantes, por orden, para evitar que estos se hablen entre sí y se genere desconexión con el tema principal durante una reunión.
  • Asignar a un asistente para tomar notas detalladas con planes de acción y distribuirlos después de la reunión.
  • Mantener una separación entre 5 – 10 minutos entre reuniones, con el fin de evitar que los participantes de una reunión siguiente, se conecten antes de finalizar la reunión en curso.
Trabajo en equipo
  • Discutir con los miembros del equipo las expectativas del trabajo remoto.
  • Conversar con los miembros del equipo sobre la disponibilidad de todos y determinar los cambios que sea necesario realizar.
  • Mantener una lista de tareas tangibles a realizar por parte de cada miembro del equipo para dar seguimiento puntual.
  • Revisar los procesos de aprobación y gobernanza con el equipo para mitigar los riesgos potenciales.
  • Promover la realización de videoconferencia, de ser posible, para que los miembros del equipo y colegas se puedan ver entre ellos, confirmando de antemano si les resulta cómodo.
  • Ser empático con los miembros del equipo, ya que no se sabe por lo que cada miembro del equipo está atravesando o a qué grado ha sido impactado por la situación actual.
Efectividad
  • Planificar el día de trabajo remoto como si fuera un día de trabajo convencional en la oficina, eligiendo un espacio cómodo y conveniente para mantener la productividad.
  • Vestir apropiadamente en caso de tener videoconferencias con clientes o con partes interesadas, según el código de vestimenta de la empresa.
  • Establecer a diario o lo más frecuentemente posible, reuniones de supervisión con los miembros de los equipos y promover tiempo para conversar sobre temas no relacionados al trabajo, con el fin de que los colaboradores se sientan conectados.
  • Notificar previamente al equipo, sobre posibles distractores durante las llamadas (mascotas, bebés, etc.).
  • Enviar los documentos en formato PDF antes de una llamada, para que la gente pueda leerlos en sus teléfonos.
  • Implementar reglas y rutinas para el trabajo virtual, que ayuden a establecer límites apropiados.

Es importante tomar en cuenta que el teletrabajo puede presentar riesgos en términos de ejecución y monitoreo. Por esto, KPMG ha adaptado su Talent Risk Framework, el cual es un esquema que ayuda a crear planes de mitigación del riesgo y apoya en la toma de decisiones, con el objetivo de ayudar a nuestros clientes a identificar y evaluar su nivel de riesgo del talento a través de 5 parámetros clave (5C’s)

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