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Dinamizando las funciones de Compras mediante el uso de bots

Dinamizando las funciones de Compras mediante bots

El rápido desarrollo de la tecnología de automatización de procesos (RPA) ofrece múltiples beneficios a las funciones de Compras de las empresas.

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El rápido desarrollo de la tecnología de automatización de procesos (RPA) ofrece múltiples beneficios a las funciones de Compras de las empresas que están en la búsqueda de reducir costos, minimizar errores en actividades transaccionales, y de lograr dinamizar y enfocar la participación humana en actividades con mayor impacto estratégico.

Con el objetivo de brindar información práctica que sirva de guía para los líderes de compras de cara a la transformación digital de los modelos que gestionan, se presenta una primera muestra de funciones específicas identificadas en modelos de adquisición que pueden contar con el potencial de adoptar esquemas automatizados para su atención.

  1. Gestión de contratos: implementar un bot que tenga la capacidad de verificar términos y condiciones de contratos, comparar documentos de contratos contra plantillas estándares o no estándares y generar reportes de modo que los tomadores de decisión puedan apalancarse sobre estos en sus espacios de negociación con proveedores. Del mismo modo, los bots pueden ayudar a monitorear, generar notificaciones a las partes impactadas y ejecutar cláusulas de contratos asociadas a descuentos y penalizaciones por incumplimientos de acuerdos de servicios.

  2. Incorporación y habilitación de proveedores: los procesos de incorporación de proveedores son a menudo manuales, repetitivos, y largos, los bots pueden realizar estas tareas, incluyendo verificación de antecedentes, revisión de documentos y seguimiento de proveedores en casos de falta de información o documentos.

  3. Relación de proveedores y gestión de riesgo: los bots pueden apoyar en la realización de la diligencia debida del proveedor a través de una serie de riesgos en categorías de procesamiento, revisión y puntuación del proveedor. Esto en una fracción del tiempo que tomaría manualmente. Por otro lado, los bots pueden ayudar a monitorear y destacar el comportamiento e interacción de proveedores con la organización, captando y categorizando correos enviados y/o recibidos.

  4. Cuentas por pagar: las actividades asociadas con el procesamiento de cuentas por pagar resulta clave para las organizaciones que requieren mantener bajo control los límites de crédito con sus proveedores. En este sentido, un bot que ayude con la captación y procesamiento de los datos de las facturas que son recibidas puede ayudar a mejorar la eficiencia y transparencia de estos procesos.
     

Las funciones indicadas representan una muestra inicial de funciones específicas de compras que pueden estar sujetas a automatización. En la próxima edición de esta revista estaremos presentando escenarios adicionales. Es necesario indicar que la decisión y adopción de esquemas de automatización para las funciones que sean identificadas como potenciales candidatas, requieren de un análisis más estructurado y exhaustivo que ayude a determinar los volúmenes de transaccionalidad y niveles de criticidad que presenta cada función en un contexto más amplio de la organización, lo cual ayuda a justificar la inversión.

Publicado en la Revista Multimodal Transport, edición del mes de junio de 2019. 

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