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Se reglamenta obligación de mantener registros contables para determinadas personas jurídicas

Se reglamenta obligación de los registros contables

Carta Informativa N° 12

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Mediante la Ley 52 de 27 de octubre de 2016 se estableció la obligación de mantener registros contables y documentación de respaldo para determinadas personas jurídicas, específicamente para aquellas que no realicen operaciones que se perfeccionen, consuman o surtan sus efectos dentro de la República de Panamá.
No obstante lo anterior, mediante Decreto Ejecutivo No.258 del 13 de septiembre de 2018 se ha introducido la reglamentación a la mencionada Ley 52.

La Ley 52 dispone que los registros contables y la documentación de respaldo deben mantenerse en las oficinas de su agente residente en la República de Panamá o en cualquier otro lugar dentro o fuera del país, según esté determinado por los organismos de administración de la persona jurídica. Asimismo, establece un período de conservación de los mismos no menor de cinco (5) años contados a partir del último día del año calendario dentro del cual las transacciones soportadas en dichos registros fueron completadas, o dentro del último día del año calendario en el cual la persona jurídica cese sus operaciones.

Ahora bien, por medio de su reglamento, se establecen diversos parámetros bajo los cuales estos registros y documentos de respaldo deben ser llevados.

Siendo así, en primer lugar el reglamento hace referencia a dos tipos de entidades: aquellas entidades que no realicen actos de comercio y que únicamente sean sociedades tenedoras de activos y aquellas entidades que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá, así como cualquiera distinta a una entidad exclusivamente tenedora de activos.

I. Entidades exclusivamente tenedoras de activos.

Para este tipo de sociedades, el reglamento únicamente fija la obligación de documentar la información que demuestre el valor de los activos que posea la entidad, así como los ingresos que sean percibidos producto de dichos activos, cuando así sea requerido por la autoridad competente.

II. Entidades que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá.

En cuanto a estas, el reglamento establece que debe proporcionarse un Diario y un Mayor como registro de su contabilidad cuando así sea solicitado por la autoridad competente. No obstante, se exceptúa de este requerimiento a las entidades que se dediquen a la ejecución de actos de comercio como la compraventa de títulos de crédito y valores comerciales de carácter público o emitidos por el gobierno o municipios, así como aquellos que sean emitidos por particulares o por sociedades mercantiles, para lucrar en su reventa o por cualquier otro medio. Para estas últimas se deberá contar con el estado de cuenta del custodio o balance general de la compañía.

Lo anterior no exime de la obligación de proporcionar cualquier documentación de respaldo o información adicional, que en determinado caso solicite la autoridad competente.

En los parámetros fundamentales establecidos por esta reglamentación para este tipo de entidades se contempla el seguimiento a las normas de contabilidad. El mismo establece que aquellas entidades que realicen actos de comercio fuera de la República de Panamá y que mantengan sus registros contables y documentación de respaldo dentro de Panamá, deben alinearse a las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) así como las normas emitidas por el Consejo de Normas Internacionales de Contabilidad (IASB); adicionalmente, éstos deben ser preparados y refrendados por un Contador Público Autorizado de la República de Panamá (CPA).

En el caso de las entidades que mantengan sus registros contables y documentación de respaldo fuera de la República de Panamá, podrán llevarlos de acuerdo a las normas contables aplicables en la jurisdicción en donde los registros contables se llevan de acuerdo a las NIIF, los cuales deberán ser preparados y refrendados por un CPA de acuerdo con las normas aplicables en dicha jurisdicción.

Por otro lado, con relación al idioma, deben ser llevados en español, no obstante, en aquellos casos que los registros contables y documentación de respaldo se encuentren fuera de Panamá, pueden realizarse en el idioma en que sean originados, pero cuando éstos sean requeridos por una autoridad competente panameña, tienen que ser proporcionados con una traducción al español por traductor público autorizado en la República de Panamá.

Las entidades que realicen actos de comercio fuera de Panamá, que decidan llevar sus registros contables tanto dentro como fuera de la República de Panamá pueden optar por elaborar los mismos de forma manual mediante libros de contabilidad (diario y mayor) o pueden utilizar medios electrónicos o tecnológicos (microfilmación, sistema óptico o magnéticos entre otros) siempre que se garantice la impresión de la información y que tales medios se encuentren debidamente autorizados por la legislación panameña o la legislación de la respectiva jurisdicción en donde se lleven dichos registros.
 

Certificación de los registros de contabilidad por un CPA

El reglamento indica que si las leyes de la jurisdicción donde se llevan los registros contables y la documentación de respaldo exige que los sistemas empleados para amparar la contabilidad de la entidad, sean avalados por un CPA u otra autoridad, dicha certificación deberá ser aportada con su traducción (en caso de ser emitida en idioma distinto al español) así como con su correspondiente legalización o apostilla, cuando los registros y documentación de respaldo sean requeridos por una autoridad competente.

Igualmente, el reglamento establece que los registros contables que sean llevados fuera de Panamá bajo periodo fiscal especial, deberán sustentarse por medio de certificación en la que conste la autorización para aplicar un periodo fiscal especial según las leyes del país en donde estos sean llevados. Esto en el caso en que igualmente sean requeridos por una autoridad competente panameña.

Debemos destacar que de conformidad con el artículo 5 de la Ley 52 de 2016, el agente residente de una entidad tendrá la obligación de mantener un registro del lugar donde las personas jurídicas mantienen su contabilidad y documentación de respaldo así como de la persona que mantiene bajo su custodia dichos registros contables.

En este sentido, el reglamento establece que el agente residente no estará eximido de proporcionar dicha información a la autoridad competente incluso en aquellos casos en los que haya renunciado a su condición de agente residente, indicando además que el incumplimiento de este requerimiento le acarreará la imposición de la multa de mil balboas (B/. 1,000.00) más cien balboas (B/. 100.00) por cada día transcurrido sin que se subsane el incumplimiento tal como lo establece en el artículo 7 de la Ley 52, sin perjuicio de las otras sanciones impuestas en el artículo 4 de la citada Ley.

Para mayor referencia, ver Ley 52 de 27 de octubre de 2016 y Decreto Ejecutivo N°258 de 13 de septiembre de 2018, publicados en Gaceta Oficial No.28149-B del 28 de octubre de 2016 y Gaceta Oficial No.28612 del 14 de septiembre de 2018, respectivamente.
 

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