close
Share with your friends

Slik tilrettelegger du for en digital arbeidsplass

Vi har samlet noen nyttige tips til deg som har, eller vurderer å innføre, moderne samhandlingsløsninger.

Nyttige tips til deg som har, eller vurderer å innføre, moderne samhandlingsløsninger.

Den siste tiden har det blitt et økt fokus på å opprettholde produktiviteten ved hjemmekontor for virksomheter og hjemmeundervisning for utdanningsinstitusjoner. Avisene skriver om Norge som digitaliseres i rekordfart og deler ulike versjoner av «10 tips for deg på hjemmekontor».

Hjemmekontor og fjernarbeid over lengre tid fører til behov for løsninger hvor grupper av ansatte som jobber mye sammen kan dele synspunkter, diskutere, ha møter og jobbe sammen i samme dokumenter – med andre ord en «digital arbeidsplass». Dette må være en arbeidsplass som kan samle de ansatte, uavhengig av lokasjon.

Mange norske virksomheter har tatt i bruk Office 365, Microsoft sin skybaserte plattform bestående av produktivitetsverktøy. Blant disse finner vi Microsoft Teams, et verktøy som kan beskrives som kjernen for samhandling i Office 365, som knytter sammen de andre verktøyene på ett og samme sted. Teams gjør det mulig for ansatte å chatte, ha videomøter og jobbe sammen på dokumenter, uansett hvor de skulle befinne seg. Videofunksjonalitet i Teams legger til rette for produktive møter, samtidig som den gjør det mulig å opprettholde den sosiale småpraten; enten det er over en videolunsj eller foran hver sin kaffemaskin med Teams på mobilen i hånden.

Uansett hvor din virksomhet skulle befinne seg på sin Teams-reise, har det aldri vært mer aktuelt å realisere og hente ut gevinstene som ligger i verktøyet. Slik kan du støtte dine ansatte i å opprettholde produktivitet og effektivt samarbeid, uavhengig av lokasjon eller enheten de jobber på. I tillegg åpne for at de ansatte kan skreddersy sine arbeidsområder etter behov. Og kanskje vil du se en arbeidsstyrke som er mer rustet enn noen gang til å samhandle digitalt når hverdagen kommer tilbake, enten det er fra kontoret, hjemmefra eller på farten.

For at dette skal skje er det viktig at de ansatte motiveres til å lære seg nye verktøy og til å jobbe på nye måter. Samtidig må de ansatte føle seg trygge på bruken av Teams og andre skybaserte verktøy. En riktig start gjør det enklere å forhindre typiske fallgruver - vi vil gjerne hjelpe deg og dine ansatte med å komme i gang!

De vanligste fallgruvene ved innføring av digitale samhandlingsløsninger kan unngås gjennom god kommunikasjon og planlegging, og ved å lære av erfaringer som andre har gjort. Her deler vi noen tips om hva virksomheter bør være oppmerksomme på ved innføring av samhandlingsløsninger:

  • Vær tydelig på hvilke verktøy som skal brukes til hva. Dersom ansatte bruker ulike verktøy basert på eget ønske, vil dette gå utover fellesskapet og gjøre det vanskelig å samhandle sømløst. Kommuniser derfor fordelene som både de ansatte og virksomheten vil oppnå ved at alle bruker de samme verktøyene på lik måte.
  • Ta hensyn til ulike behov. Innføringen av nye verktøy må tilpasses ulike brukergrupper og forklare hvordan disse gruppene skal bruke verktøyene i sine arbeidsprosesser. Her vil scenariobasert opplæring og kommunikasjon være med på å unngå forvirring og å sikre at verktøyene tas i bruk på riktig måte.
  • Ta kontroll over teamene som opprettes i Teams. Sørg for at nye teams opprettes på en kontrollert måte, og at det lages regler for hva som skjer med teams og filer som ikke lenger er i bruk. Slik unngår dere kaos av teams og filer på sikt.
  • Vurder å flytte intranettet over til SharePoint Online. På denne måten vil intranett, med nyheter, artikler og brukerinformasjon, kun være ett klikk unna Teams, og de ansatte vil enkelt kunne søke på tvers av både Teams og intranettet.

KPMG har et dedikert tjenesteområde som jobber med digital arbeidsplass og implementering og adopsjon av Teams. Blandingen av tekniske spesialister og spesialister innen endringsledelse gjør at vi setter sammen tverrfaglige team som støtter en rask, men samtidig sikker og kontrollert utrulling av Teams med de ansatte i fokus.

Vi har de siste årene jobbet aktivt med å implementere løsninger for digital samhandling hos våre kunder både i offentlig og privat sektor. Dette har gitt oss samlet erfaring om beste praksis og hvordan man kan sikre et godt, digitalt samarbeid.

Modell: Implementering av moderne samhandlingsløsninger