close
Share with your friends

Korona – retningslinjer for styre- og generalforsamlinger

Retningslinjer for styrearbeid

Denne tiden på året er høysesong for møtevirksomhet i næringslivet. Styre- og generalforsamlinger skal avholdes, regnskaper godkjennes og budsjetter planlegges. Hvordan kan man avholde disse møtene innenfor aksjeloven når tilnærmet hele Norge er i korona-karantene?

1000

Kontaktperson

Relatert innhold

*Oppdatering 24. mars 2020 – Forslag om unntak fra fysisk møte

Næringsdepartementet vil oppheve krav om at styremøter, generalforsamlinger, årsmøter og lignende må holdes som fysisk møte så lenge virusutbruddet pågår. Den 23. mars 2020 har Næringsdepartementet med hjemmel i den nye koronaloven foreslått unntak fra reglene om fysisk møte mv. i aksjeloven og allmennaksjeloven («aksjelovene»). Departementet ser behov for at møter kan gjennomføres ved bruk av "fjernmøteteknologi" og at møteprotokoller kan undertegnes ved bruk av elektronisk signatur. Høringsfristen er 24. mars 2020, og vi antar at unntakene kommer på plass så raskt som mulig de neste dagene.

I 2017 ble aksjeloven i stor grad teknologinøytral. Selskapet kan kommunisere elektronisk med sine aksjonærer, dokumenter kan signeres elektronisk, og dokumentasjon kan oppbevares elektronisk. Det er likevel viktig å være klar over at møter, enten de er i generalforsamlingen eller styret i utgangspunktet skal avholdes fysisk. Loven har likevel noen unntak som gjør at elektronisk saksbehandling er mulig.

Generalforsamlinger

I aksjeloven åpnes det for at generalforsamlingen nå kan holdes uten fysisk møte. Det er imidlertid en forutsetning at ingen aksjeeiere motsetter seg slik behandling. I den grad det blir besluttet elektronisk generalforsamlingen må samtlige aksjeeiere gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene på egnet måte.

Selv om generalforsamlingen ikke blir helelektronisk har hver aksjonær adgang til å delta på generalforsamlingen ved bruk av elektroniske hjelpemidler (slik som over telefon, Skype eller tilsvarende løsninger). Dette gjelder med mindre styret finner saklig grunn for å nekte slik deltakelse. Etter forarbeidene må det foreligge tungtveiende grunner for å nekte deltakelse ved hjelp av elektroniske hjelpemidler. Antakelig vil den nåværende koronasituasjonen medføre at styret bare i veldig begrenset utstrekning kan nekte bruk av elektroniske hjelpemidler på generalforsamlinger. Unntak kan f.eks. tenkes hvis saken er av så sensitiv karakter at det kan være grunn til å avskjære deltakelse over telefon eller andre hjelpemidler som ikke gir grunnlag for å kontrollere hvem som følger møtet.

Anvendelsen av elektroniske hjelpemidler kan også bare skje når deltakelse og stemmegivning kan kontrolleres på en betryggende måte. Det er viktig at aksjonærer som bruker elektroniske hjelpemidler har samme mulighet til å følge forhandlingene, ta ordet og avgi stemme som de aksjeeierne som evt. er tilstede i møtelokalet. Videre må systemet være driftssikkert slik at ikke generalforsamlingen må avbrytes eller deltakerne faller ut på grunn av tekniske feil eller systembrudd.

Antakelig har selskapet også en plikt å legge til rette for elektronisk møtedeltagelse.

I ytterste fall kan aksjeeier som er uenig i styrevedtak om å nekte elektronisk deltakelse bruke dette som grunnlag for søksmål om gyldigheten av generalforsamlingens vedtak.  

Styremøter

Utgangspunktet er at møter skal avholdes fysisk. Dette kan likevel fravikes når styrets leder finner at saken kan behandles skriftlig eller på en annen betryggende måte. Hva som skal til for å anse en alternativ behandlingsform som betryggende, vil kunne avhenge av sakens karakter. Vår anbefaling er at man bruker løsninger som telefon-, Skype- eller Teams-møter, da forarbeidene anser dette mer betryggende enn eksempelvis dokumentsirkulasjon, samt at man har plikt (så vidt mulig) å sørge for at styremedlemmene kan delta i en samlet behandling.

Styremedlemmene og daglig leder kan imidlertid kreve fysisk møtebehandling. Bestemmelsen gir bare rett til å kreve møtebehandling, og gir ikke rett til å kreve annen saksbehandlingsform uten møte enn det styrelederen har lagt opp til. Kravet kan fremsettes før styrebehandlingen, men vil også kunne settes frem under selve behandlingen. Den som krever møtebehandling, trenger ikke angi noen nærmere begrunnelse for kravet.

I motsetning til avholdelse av generalforsamling har styremedlemmer ikke en rett på å bruke elektroniske hjelpemidler hvis et styremedlem eller daglig leder krever møtebehandling. Det kan få store praktiske konsekvenser i forhold til styrevedtak og saksbehandlinger, dersom noen som nevnt ønsker fysiske møter, mens andre har hjemmekontor/karantene og således ikke er tilgjengelig. En tilnærmingsmåte er at man avtaler hvordan møte skal avholdes på forhånd og eventuelt utsetter de sakene som man føler krever fysisk oppmøte.

Andre utfordringer – likviditet og utbytte

Styret har en plikt til holde seg orientert om selskapets økonomiske stilling og påse at selskapet har en forsvarlig egenkapital og likviditet i forhold til risiko og omfang. Dette tema har som følge av koronakrisen blitt høyaktuell idet bedrifter kan miste oppdrag, konsumet blant forbrukere kan bli redusert og flyreiser blir avbestilt. Disse konsekvensene vil kunne spre seg i resten av samfunnet ved at samfunnsmaskineriet nærmest stopper opp. Det betyr at likviditetsutfordringer vil kunne melde seg så å si umiddelbart for svært mange virksomheter.

Styrets ansvar vil i en slik situasjon dermed bli satt på prøve. Hvis styret finner at egenkapitalen eller likviditet ikke er forsvarlig, har styret en handlingsplikt. Styret skal straks å foreslå tiltak og innkalle til generalforsamling. Hvis tiltakene ikke forbedrer situasjonen, kan styret i ytterste fall ha en plikt til å begjære oppbud. Dette styreansvaret hviler på det enkelte medlem. Hvis styret ikke utøver sin handlingsplikt kan styremedlemmene bli erstatningsansvarlige. I praksis innebærer dette at styret må være aktive i forhold til å ta den nye situasjonen landet har kommet opp i. Samtidig vil styret måtte se situasjonen an i forhold til de krisetiltakene som blir lagt frem for å se om disse er aktuelle for den enkelte bedrift.

Utbytter kan ha et utbetalingstidspunkt opp til seks måneder etter beslutningen i generalforsamlingen. Hvordan påvirker koronakrisen besluttet, men ikke ubetalt utbytte? Aksjeloven er klar, selskapet skal "til enhver tid" ha en forsvarlig likviditet. Forsvarlighetskravet er kontinuerlig. Styret må også på utbetalingstidspunktet foreta en forsvarlighetsvurdering. Dersom utbetalingen av utbytte vil føre til at selskapet ikke har en forsvarlig likviditet, vil det være i strid med forsvarlighetskravet.

Hvordan bør så styret innrette seg for å sikre at plikter blir overholdt?

Vi anbefaler at selskapets ledelse (styret og daglig leder) har en løpende dialog for å vurdere selskapets økonomiske sitasjon. Daglig leder må gi styret underretning om selskapets virksomhet, stilling og resultatutvikling. Hvor ofte styret bør ha møte, vil være avhengig av selskapets størrelse, virksomhet, egenkapital og likviditet. Styret handleplikt må også vurderes på bakgrunn av eventuell krisepakke fra Staten.

Som vi ser har koronakrisen gjort at det nå stilles større krav til aktivitet og fortløpende vurderinger i den enkelte bedrift. De endringene som ble gjort i aksjeloven fra 2017 kommer dermed godt med i disse tider siden aksjeloven nå gjør det mulig å fatte nødvendige beslutninger gjennom bruk av elektronisk kommunikasjon.

© 2020 KPMG AS and KPMG Law Advokatfirma AS, Norwegian limited liability companies and a member firm of the KPMG global organization of independent member firms affiliated with KPMG International Limited, a private English company limited by guarantee. All rights reserved.

 

For more detail about the structure of the KPMG global organization please visit https://home.kpmg/governance.

Ta kontakt

 

Ønsker du tjenester fra KPMG?

 

loading image Be om tilbud