close
Share with your friends

Virksomhetsstyring i offentlig sektor – økte krav til effektivisering utfordrer arbeidsprosesser, verktøy og teknologi

Effektiv virksomhetsstyring i offentlig sektor

Mål- og resultatrammeverket fastsetter at offentlige virksomheter må utarbeide mål for å sikre at resultatene måles, vurderes og følges opp. Ofte utformes det omfattende og detaljerte plandokumenter for dette formålet, men hva kjennetegner virksomhetene som lykkes med slike planer og tilhørende resultatmåling? Hvordan vil utviklingen og innfasing av ny teknologi påvirke virksomhetsstyringen?

1000

Kontaktpersoner

Relatert innhold

Performance Management i KPMG

KPMGs fagmiljø innen Performance Management.

Økte krav til effektivisering

Endrede forutsetninger og forventninger til stadig effektivisering stiller økte krav til både offentlige og private virksomheter. Det digitale skiftet bidrar til å øke farten på innovasjon og utvikling av produkter og tjenester. Raskere utvikling av produkter og tjenester er nødvendig for at brukere og kunder skal oppleve disse som relevante over tid.

– Vår erfaring er at virksomheter i offentlig sektor ofte blir styrt og målt på innsatsfaktorer, aktiviteter eller tjenester, fremfor oppnådd effekt som kommer forbrukerne og samfunnet til gode. Dette kan medføre et stort fokus på interne forhold og det går mye tid med på å dokumentere aktiviteter. I tillegg kan fokuset på verdiskapende aktiviteter bli påvirket av utydelige mål, styringsparametere som i liten grad måler effekt, samt et sterkt trykk på etterlevelse av regler og rutiner. Begrenset teknologistøtte i virksomhetens prosesser bidrar også til at virksomheter opplever utfordringer med å levere på sitt samfunnsoppdrag og synliggjøre resultatoppnåelse, sier Rune J. Andresen, Director og leder av KPMGs tjenester innen virksomhetsstyring (Performance Management).

KPMGs fagavdeling for Performance Management har gjennom flere oppdrag erfart at mål- og resultatstyring, risikostyring, internkontroll, kvalitetssystem og teknologi ikke er integrert på en måte som gjør at de til sammen utgjør et kontroll- og styringsmiljø som underbygger én felles retning. – Det er ofte et for lavt fokus på læring, forbedring og utvikling fordi systemer og rutiner betraktes som endelig utformet. Dette kan medføre at styringsmiljøene opplever det som utfordrende å justere og forbedre seg i takt med endrede forutsetninger og forventninger, sier Rune.

KPMG har utviklet et rammeverk for å imøtekomme de ovennevnte utfordringene.

Dette må til for å lykkes

Det som kjennetegner de av organisasjoner som er ledende innen virksomhetsstyring er de som evner å jobbe systematisk og helhetlig med:

  • konkretisering av mål
  • planlegging og budsjettering
  • rapportering og oppfølging
     
Figur: rammeverk for virksomhetsstyring

Figur 1: KPMGs rammeverk for virksomhetsstyring

KPMGs rammeverk skal sikre at strategien blir operasjonalisert gjennom stegene beskrevet ovenfor (Figur 1). Rammeverket er utviklet i henhold til økonomiregelverket §4 og kan anvendes både i den årlige og flerårige styringen.

I de innledende delene av planprosessen bistår KPMG kunder med å operasjonalisere virksomhetsstrategi gjennom klargjøring og forankring av mål i tildelingsbrevet og strategiske ambisjoner. Det anbefales at budsjetter, prognoser samt drifts- og utviklingsoppgaver samordnes for å unngå unødvendig avstemmingsarbeid og for å sikre høyere kvalitet på planarbeidet. Styringsparametere bør prioriteres og utformes for å imøtekomme brukernes forventninger, selv om det kan gå på bekostning av hva som er enklest å måle, mener KPMGs eksperter.

– Det er helt avgjørende for virksomhetsstyringen at det skapes tydelige sammenhenger mellom mål, styringsparametere og effektene av virksomhetens aktiviteter. Dette legger også til rette for evaluering av oppnådde resultater og tilhørende effektmålinger, sier Michael Ankrah i KPMG. Michael har nærmere ti års erfaring med ledelse og styring, og har et særlig fokus på rådgivning mot offentlig sektor.

KPMGs arbeid med virksomhetsstyring tar utgangspunkt i rammeverket for virksomhetsstyring, i tillegg til det etablerte statlige regelverket på området (økonomireglementet og økonomibestemmelsene), veiledere utarbeidet av DFØ og Finansdepartementet (eksempelvis veileder i etatsstyring, veileder i resultatmåling, veileder og metodedokumenter om risikostyring, veileder i internkontroll) og «beste praksis». Kravene til styring i økonomiregelverket er generelle og overordnede og må tilpasses til virksomhetenes risiko, vesentlighet og egenart.

– Vår erfaring er at flere kommuner har valgt å legge seg tett opp til økonomiregelverkets reguleringer og anbefalingene fra DFØ. I vår rådgivning benytter vi DFØs rammeverk som en rettesnor, samtidig som vi etterstreber å tilføre et konkret og tilpasset innhold til de rammer og til den kontekst som offentlige virksomheter opererer under, sier Michael.

Dra nytte av både ny og eksisterende teknologi

De virksomhetene som lykkes med å levere på sitt samfunnsoppdrag fra et brukerperspektiv kjennetegnes ved at de i tillegg til å drive god og dynamisk virksomhetsstyring, også er dyktige på å ta i bruk eksisterende og ny teknologi. Utviklingen og innføringen av teknologi som blant annet skybaserte ERP- og EPM-løsninger, maskinlæring, kunstig intelligens og språkprosessering vil utfordre hvordan tradisjonelle styringsmiljøer arbeider. De umiddelbare effektene av denne utviklingen er økt prosessautomatisering, effektivisering og standardisering.

– I praksis betyr dette at virksomhetene i mindre grad baserer seg på manuelle prosesser for å produsere, innhente, strukturere og aggregere data. Teknologisk utvikling bidrar også til at virksomheter enklere og mer visuelt kan synliggjøre og få innsikt i resultatoppnåelse ved å ta i bruk analyse- og visualiseringsløsninger som for eksempel Power BI, forklarer Michael.

Fremtidens styringsmiljø i offentlig sektor – fra avviksrapportering til strategisk partner

Selv om teknologisk utvikling bidrar til å forbedre beslutningsgrunnlaget i virksomhetsstyringen understreker KPMGs eksperter at ny teknologi eller implementering av nye verktøy ikke er løsningen på alt; – Samhandling mellom involverte aktører må ligge til grunn for å ha en strategi som er tilpasset hele virksomheten og dens funksjon. Dette betyr at utarbeidelse av mål og resultatstyring bør gjennomføres med delaktighet fra flere nivåer i virksomheten – for å sikre en omforent forståelse og eierskap til styringen, sier Rune, og legger til at KPMG ser en rekke utviklingstrekk som vil berøre styringsmiljøene i offentlig sektor.

– Vår vurdering er at fremtidens styringsmiljøer vil utvikle seg fra å oppleves som «internt politi» med fokus på databehandling, avvikshåndtering og kontroll til å bli en strategisk partner for ledelsen med fokus på strategiske veivalg og brukerrettet virksomhetsutvikling. Fremtidens styringsmiljøer vil bli stadig mer tverrfaglig sammensatt og ta i bruk nye arbeidsmetoder som et ledd i å bidra til enda større grad av utvikling i virksomheten. Der dagens styringsmiljøer gjerne har en overvekt av økonomer og statsvitere, vil fremtidens styringsmiljø ha et større innslag av andre fagretninger, som blant annet teknologer og tjenestedesignere, avslutter Michael.

Ta kontakt:

KPMG har et av Norges ledende kompetansemiljøer med en bred prosjektportefølje innenfor virksomhetsstyring i offentlig sektor. Ta kontakt med våre rådgivere for en faglig prat dersom din virksomhet vurderer å videreutvikle virksomhetsstyringen.

© 2020 KPMG AS and KPMG Law Advokatfirma AS, Norwegian limited liability companies and member firms of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative (“KPMG International”), a Swiss entity. All rights reserved.

Ta kontakt

 

Ønsker du tjenester fra KPMG?

 

loading image Be om tilbud