close
Share with your friends

Det som kjennetegner de mest innovative virksomhetene i undersøkelsen «When change is the new normal», utført av Microsoft, London Business School og KRC Research, er at de lar de ansatte få mulighet til å fokusere på arbeidsoppgavene sine og legger til rette for en god arbeidsflyt. Undersøkelsen viser at mer enn halvparten av arbeidstiden til ansatte i norske virksomheter, uavhengig av bransje, er uproduktiv. Støy, uproduktive møter, informasjons- og dokumentjakt og unødvendige e-poster er blant distraksjonene som stjeler 52 prosent av arbeidstiden til norske arbeidstakere.

Dette medfører at de ansatte blir mer stresset og mindre fornøyde med arbeidssituasjonen.

– Dette handler mye om kultur. Organisasjonen, avdelingen og teamet må bli enige om et felles sett med kjøreregler for hvordan man ønsker å jobbe og hvordan man skal respektere hverandres tid, samt når og hvordan man vil samhandle. De digitale verktøyene gjør dette mulig. Med riktige verktøy og riktig bruk av dem, kan man få bedre innsikt i egne arbeidsvaner og forslag til hvordan man burde jobbe annerledes for å få mer fokustid i kalenderen, sier Maria Hope, som er en del av KPMGs ekspertmiljø for moderne arbeidsplass, «Digital Workplace».

50 prosent av tiden til norske arbeidstakere er uproduktiv. Støy, uproduktive møter, informasjons- og dokumentjakt og unødvendige e-poster er de største distraksjonene, viser undersøkelsen.

Tilrettelegg for fokustid

Christopher Ramsdal leder Modern Workplace-området i Bergen, og mener at virksomheter må bli bedre på å tilrettelegge for konsentrasjon og fokusarbeid.

– Fokustiden må respekteres på lik linje med møtetid. Og det må begynne med ledere som setter fokustid i sin kalender og tenker helhetlig på hvordan de kan forbedre og verne om de ansattes mulighet for å fokusere på sitt arbeid. Med bedre tilrettelegging for å fokusere på arbeidsoppgavene, kommer også flyten. Alle har kjent på følelsen av å komme i flytsonen. Da går både den enkelte ansatte og teamet i gang med å løse arbeidsoppgavene fulle av lyst og giv. I flytsonen øker både produktivitet, arbeidslyst og effektivitet, sier Christopher Ramsdal.

Graden av uproduktiv tid kan faktisk mer enn halveres (fra 52 prosent til 19 prosent) hvis man gir de ansatte den riktige kombinasjonen av et godt arbeidsmiljø, riktig teknologi og verktøy samt ledere som støtter ulike måter å jobbe på, viser undersøkelsen.

– Når endringer skal gjennomføres, er det viktig å ta hensyn til arbeidsprosessene til de ansatte det gjelder. Et godt virkemiddel kan være å lage scenarioer som de ansatte kjenner igjen – og jobbe ut fra dem. De ansatte trenger å forstå hvilke kollektive fordeler en kan dra nytte av ved å jobbe på nye måter. Dette er ikke en selvfølgelighet, og må jobbes aktivt med over tid, poengterer Christopher.

Riv siloer og bygg broer

I undersøkelsen kommer det frem at de mest innovative virksomhetene er de som har brutt ned siloene sine og understøtter en samarbeidskultur med verktøy og teknologi som gjør det enkelt å dele ideer, å få hjelp og jobbe sammen med nære kolleger, på tvers av organisasjonen og med samarbeidspartnere utenfor virksomheten.
En Harvard-studie viser at arbeidstakere i dag bruker inntil 80 prosent av tiden sin på å samarbeide med andre, ofte med kolleger på ulike lokasjoner.

– I Digital Workplace-teamet i KPMG hjelper vi våre kunder med å tilpasse seg nye måter å organisere arbeidet på, slik at vi muliggjør fleksibelt samarbeid og sikrer at kunden kan levere effektivt og med kvalitet. Da blir det mulig å samarbeide på en smidig måte på tvers av organisasjonen, men det krever vilje til å jobbe på nye måter og å åpne opp for informasjonsdeling og samhandling, forteller Maria Hope.

KPMG har lang erfaring med moderne arbeidsplass-prosjekter i både store og små virksomheter i privat og offentlig sektor. Å innføre ny teknologi kan åpne opp for mange effektivitetsforbedringer. Men ifølge KPMGs rådgivere er det viktig å huske på at ny teknologi og nye verktøy ikke er en «quick fix» for å forenkle samhandlingen i organisasjonen eller å effektivisere prosesser.

– Ny teknologi gir mange muligheter for å skape fremtidsrettede, innovative og produktive arbeidsplasser, men ikke undervurder den menneskelige siden. Det er ikke nok å gi de ansatte tilgang til verktøy som Microsoft Teams og Office 365. Uten at de ansatte tar i bruk verktøyene på riktig måte, har de liten effekt. Det handler om brukeradopsjon og om å ha en tydelig strategi for å sikre samarbeid og mobilitet. Dersom dette er godt forankret i ledelsen og ledelsen kan gå foran som gode rollemodeller, er virksomheten på god vei til å lykkes med digital transformasjon, konkluderer Maria Hope.

Om undersøkelsen:

Undersøkelsen ble gjennomført i 15 europeiske land i august 2019. Undersøkelsen er gjennomført av KRC Reasearch i samarbeid med London Business School. 9113 ledere og ansatte fra større virksomheter (over 250 ansatte) har deltatt i undersøkelsen, med et gjennomsnittlig utvalg på 600 respondenter (500 ansatte og 100 ledere) per land.

Undersøkelsen har respondenter fra ti bransjer; materiell, detaljhandel, forbrukertjenester, finans, helse, industri, olje og gass, teknologi, telekommunikasjon og energi. Undersøkelsen ble gjennomført blant respondenter i ti land; Belgia, Danmark, England, Finland, Frankrike, Italia, Irland, Nederland, Norge, Portugal, Spania, Sverige, Sveits, Tyskland og Østerrike.