close
Share with your friends

Slik skal Telenor spare stort på digitaliserte innkjøp

Slik skal Telenor spare stort på digitaliserte innkjøp

Telenor står midt i et prosjekt for å digitalisere innkjøpsfunksjonen, med mål om store besparelser for konsernet. – Dette handler først og fremst om en transformasjon av virksomheten, uttalte de ansvarlige i Telenor nylig på KPMG Digital Procurement Day.

1000

Relatert innhold

Det handler gjerne om store summer når større virksomheter profesjonaliserer innkjøpsfunksjonen sin.

Telenor er ikke noe unntak; konsernet har 19 000 ansatte og i størrelsesorden 178 millioner mobilabonnenter i ni land, og har naturlig nok mye å tjene på godt strukturerte og effektive innkjøp.

Globalt perspektiv

Flere deler av konsernet har holdt på med effektiviseringsprosjekter på innkjøpsfronten i mange år, men i april 2017 ble Telenor Procurement Company (TPC) etablert for å få et globalt grep om arbeidet. De nå rundt 100 ansatte har etablert globale kontrakter med potensiale til å spare konsernet for hundrevis av millioner kroner.

I første omgang har arbeidet hovedsakelig gått ut på at Telenor som konsern fremforhandler avtaler heller enn at ni Telenor-selskaper gjør det hver for seg. TPC så samtidig behovet for å skape en rød tråd fra de kontraktfestede besparelsene til positive utslag i datterselskapenes individuelle regnskaper.

For å lykkes med dette, måtte alle impliserte parter lojalt følge konsernets felles innkjøpsavtaler. TPC skjønte at for å få dette til, måtte de ta kontroll over hele prosessen – fra etablering av kontrakt, til bestilling av vare eller tjeneste, helt til faktura er mottatt, behandlet og betalt. Dette ønsket de å gjøre gjennom en digital løsning som samtidig kunne tilby effektivisering, automasjon og en enklere, bedre brukeropplevelse.

Digital transformasjon

Med hjelp fra KPMG er Telenor nå i gang med å implementere innkjøpssystemet Coupa, for å oppnå nettopp disse effektene. Da kan de kunne sikre at de globale avtalene benyttes etter hensikten, de vil få full oversikt over alt forbruk, og de vil kunne forenkle bestillingsopplevelsen. Et hovedmål er at det skal være enkelt for de ansatte å kjøpe riktig produkt på riktig kontrakt og til riktig pris – og at det samtidig skjer i henhold til relevante prosedyrer.

Sagt på en annen måte handler det hele om å transformere vanene til flere tusen ansatte og samtidig gjøre prosessen så digital som mulig, for å gi organisasjonen mulighet til ytterligere forbedringer og effektiviseringer. Coupa er verktøyet for å oppnå dette.

Terje Ranhoff er TPCs finansdirektør, Kristina Ingelin leder Telenors skandinaviske innkjøps-hub. På KPMGs Digital Procurement Day i september, fortalte de to om status for arbeidet med å implementere Coupa i sin organisasjon:

– Digitalisering er et viktig verktøy for å drive frem modenhet og verdiskaping i organisasjonen. Dette handler likevel ikke først og fremst om å implementere et nytt, teknologisk verktøy, men om å transformere måten vi driver forretningen vår på, uttalte Ingelin.

– Vi ser allerede at når systemet er på plass og rutinene er innarbeidet, får vi for eksempel ekstremt detaljert innsikt i forbruket vårt. I tillegg åpner det for effektivisering, eksempelvis ved at vi kan automatisere halvparten av fakturaene våre og samtidig kutte gjennomløpstiden på dem med 75 prosent, sa Ranhoff.

Naturlig partner

KPMG er en av programvarehuset Coupas aller mest erfarne og etablerte partnere, med mer enn 300 Coupa-sertifiserte eksperter over hele verden, og KPMG har vært implementeringspartner for Telenor i dette arbeidet.

– Vi har bistått Telenor med å tilpasse systemet til deres måte å kjøpe på, supplert med etablert beste praksis og standardisering der det har vært naturlig. Vi har også støttet dem med å utvikle de nødvendige integrasjonene med andre systemer, identifisere kontrakter og få dem lagt inn i systemet slik at de er gjort tilgjengelig for brukere, forteller Senior Manager Martin Molnberg, leder for Procurement Technology i KPMG Norge.

Teamet hans har også ledet endringsprosessen slik at organisasjonen er klar til å ta det i bruk.
Med Coupa på plass og de ansatte riktig opplært, skal det være enklere å sikre at alle kjøp er godkjent før bestillingen går til leverandør, samt at godkjenningshierarkiet blir fulgt. Da kan ordre- og faktureringsprosessen foregå heldigitalt, og fakturahåndteringen skje helt automatisk.

– Målet har hele tiden vært å gjøre det lett for de ansatte å gjøre sine innkjøp på riktig måte og i henhold til alle avtaler og rutiner. Det er da Telenor kan gjøre de kontraktfestede kostnadsreduksjonene om til virkelige besparelser for både konsernet og datterselskapene, sier Molnberg.

Over til kontrollert forbruk

Det at innkjøp digitaliserer sine prosesser og følger etablert «Best Practice», gir ikke bare de beste prisene – det gir også effektivisering i andre deler av organisasjonen, ikke minst i økonomifunksjonen.

– Vi jobber derfor med å øke andelen kontrollert forbruk, slik at ting kjøpes inn i henhold til inngåtte kontrakter og innkjøpene er forhåndsgodkjent og foregår etter etablerte prosesser, fortalte Ranhoff.

Dette gjør Telenor gjennom å redusere både «ukontrollert forbruk» (innkjøp fra ikke-autoriserte leverandører og utenom etablerte prosesser) og «delvis ukontrollert forbruk», hvor noen handler fra riktig leverandør, men på feil måte. I tillegg vil en sentralisert oversikt kunne gi bedre oversikt over forbruk som rett og slett kan unngås helt.

Informere, informere, informere

For at systemet skal kunne gi den ønskede oversikten og lede til at potensialet blir realisert, må de ansatte bruke det riktig – og det er ikke noe som kommer av seg selv så fort man har implementert et IT-system.

– Som sagt er dette først og fremst et spørsmål om å transformere forretningsdriften vår, og da er opplæring og oppfølging avgjørende. Vi må engasjere alle ansatte og berørte parter tidlig med grundig og lettfattelig informasjon. Først da vil de slutte å forholde seg til de gamle måtene å gjøre ting på. De nye systemene må være gode nok til at brukerne forstår hvordan de skal brukes, og brukerne må informeres så godt nok om fordelene ved systemet til at de skjønner verdien av å gjøre det på den nye måten, sa Ingelin.

– I Telenor har vi to slagord som definerer hvordan vi skal jobbe: «Create together» og «Always explore». Det er slik digitaliseringsreisen vår har fungert hittil, og det er slik den skal fortsette, slo Ranhoff fast.

Ta kontakt

 

Ønsker du tjenester fra KPMG?

 

loading image Be om tilbud