close
Share with your friends

Slik kan «Process mining» gi store gevinster i virksomheten

«Process mining» kan gi store gevinster i virksomheten

Hvordan får man kontroll på prosessene i et selskap som har gjort flere oppkjøp og doblet stab og omsetning på ti år? «Process mining» er én måte å angripe utfordringen på.

1000
celia-brekkan

Director, Procurement & Supply Chain

KPMG i Norge

Kontakt

Relatert innhold

Sentrale, norske innkjøpsdirektører og -spesialister var nylig invitert til KPMGs Digital Procurement-dag i Oslo. I løpet av noen veldig konkrete ettermiddagstimer fikk tilskuerne presentert konkrete cases og praktiske eksempler med mye læringspotensial.

Jan Fuhr leder «Process Mining»-arbeidet i det tyske farmasiselskapet Fresenius som fra 2008 til 2018 gjorde en rekke oppkjøp som gjorde at organisasjonen vokste fra 20 500 til 37 800 ansatte, samtidig som de økte omsetningen fra 3 til 6 milliarder euro. Etter sånne runder er det knapt til å undres over at ikke alle prosesser forløper helt knirkefritt.

Gir full, aggregert oversikt

Fuhr viste hvordan Fresenius i år benyttet verktøyet Celonis til å grave i selskapets betalingsprosesser for å finne ut hvorfor de gikk glipp av såkalte «kontantrabatter». Han forklarte forsamlingen at dette er et prisavslag som gjerne gis i Tyskland når fakturaer betales innen ti dager etter utstedelse. Dette var utløsende årsak til at selskapet med enkle grep klarte å spare flerfoldige hundre tusen euro på bare noen få uker.

– Fresenius begynte med «Process mining» i 2017, og begynte etter hvert med å ta i bruk skytjenesten Celonis. Det er i bunn og grunn et stordataverktøy som samler data i en aktivitetslogg. Når det er på plass, kan du få nøyaktig rekkefølge på alle aktiviteter, med komplette detaljer for enhver prosess og for hver eneste innkjøpsordre i hele selskapet, fortalte Fuhr.

Det betyr at for samtlige innkjøp selskapet har gjort, går det an å zoome inn for å se ting som når leverandøren opprettet en faktura, når fakturaen ble scannet inn, hvilken godkjenningsprosess den har vært gjennom og hvem som har tatt i den, når den ble klarert og når den ble betalt – blant mye annet. Når virksomheten har håndtert noen hundre eller noen tusen slike fakturaer, kan man så danne seg et bilde av hva som fungerer og hva som ikke fungerer.

– Én ting er at virksomheten setter seg mål om å utføre bestemte prosesser bedre, noe annet er å gjøre det. Vi hadde en ambisjon om å bli bedre på å benytte oss av kontantrabattene som noen leverandører tilbyr, og så brukte vi Celonis-verktøyet til å finne ut nøyaktig hva vi måtte ta tak i for å komme dit, sa han.

Fant rotårsaken

Med dette verktøyet på plass, ble det lett å se nøyaktig hva som var hovedårsaken til at Fresenius gikk glipp av kontantrabattene: Leverandørenes fakturaer ble rett og slett prosessert for sent.

Med denne kunnskapen i mente var det lett å endre prosessen slik at fakturaer fra leverandører som åpner for kontantrabatt ble flyttet øverst i køen i grensesnittet som ledere bruker for godkjenning. Hvis datoen nærmer seg, får de dessuten en melding eller fargekode i appen om at det haster.

– Vi begynte å ta tak i de nødvendige endringene like etter sommerferien, og har allerede spart inn noen hundre tusen euro. Nå klarer vi å benytte oss av potensielle kontantrabatter i en langt høyere andel av tilfellene, og vi har beveget oss lenger ned i listen. Nå klarer vi for eksempel å se at enkelte leverandører rett og slett sender oss fakturaer for sent, og det kan vi da også ta opp med dem for å få rydder opp i, sa han videre.

Robothjelpen

Kontantrabatt er ikke vanlig i norsk næringsliv, men likevel er det absolutt muligheter her for norske virksomheter. KPMG kan for eksempel hjelpe kunder med å analysere hvilke tidspunkt det er optimalt å fakturere på, med det for øye å begrense likviditetsbelastningen i forbindelse med inn- og utbetaling av merverdiavgift. Her kan det ligge store beløp å spare for enkelte virksomheter, men det kan også hjelpe til med å vurdere andre, mulige grep:

– Systemet kan for eksempel hjelpe deg med å identifisere hvilke prosesser som kan være best egnet for å sette roboter til å gjøre, og når de har overtatt oppgavene kan løsningen verifisere om grepet har gitt den ønskede effekten. Ikke bare det – systemet gjør det også enklere for deg å sette fingeren på hva som ikke fungerer og eventuelt må justeres for å løse problemet, fortalte Fuhr.

Han avsluttet med å oppsummere fire viktige lærdommer Fresenius så langt har kunnet trekke ut av sine erfaringer med «Process mining» og Celonis:

  • Begynn i det små. Ikke bank på hos sjefen og si at du må ha ti ansatte og et budsjett på en million euro. 
  • Hold fokus. Systemet gir tilnærmet uendelige muligheter til å grave seg ned. Begynn med én konkret prosess og gå trinnvis og kontrollert derfra.
  • Få folk ombord. Dette fungerer best når mange deler av organisasjonen kan bidra – ingen oppnår de beste resultatene ved å håndtere dette selv.
  • Styr forventningene. Resultatene kommer, men det tar tid å komme i gang. Vår faktiske implementering tok bare ti dager, men vi brukte et halvt år på å gjøre det mulig først.

Årets partner

Celia Brekkan er Director i KPMG Norge, med spesialkompetanse innen Procurement og Supply Chain-spørsmål. Hun forteller at resultater av den typen Fuhr her fortalte om, ikke er forbeholdt større, tyske konglomerater.

– KPMG har gjort mange vellykkede prosjekter av denne typen for kunder i alle størrelser og bransjer – også i Norge. Vi har et av konsulentbransjens største team av spesialister på «process mining», og er en erfaren partner for selskaper enten de vil gi seg i kast med et transformasjonsprogram, optimalisere et Shared Service Center eller få på plass robotisering eller prosessautomasjon, forteller hun.

– KPMG har et strategisk, globalt partnerskap med Celonis for å levere både integrasjonstjenester og hyllevareløsninger i dette segmentet, sier Brekkan.

Hun kan også fortelle at KPMGs partnerskap med Celonis strekker seg noen år tilbake i tid, og at det har blitt stadig mer omfattende. Celonis utropte faktisk KPMG til Global Consulting Partner of the Year 2019.

Ta kontakt

 

Ønsker du tjenester fra KPMG?

 

loading image Be om tilbud