close
Share with your friends

Maandagavond presenteerden premier Mark Rutte en minister Hugo de Jonge verscherpte maatregelen, waardoor de vraag rijst of deze binnen uw organisatie voldoende worden nageleefd. Bij alle maatregelen staat de eigen verantwoordelijkheid voorop. Met een audit naar uw COVID-19-beleid neemt u de verantwoordelijkheid om vast te stellen of uw organisatie voldoet aan de gestelde eisen en of de maatregelen inderdaad leiden tot de gewenste gedragsverandering in uw organisatie.

De noodzaak

Afstand houden, hygiënische maatregelen, kantoorbezetting, looproutes, en contacten met klanten, leveranciers en andere stakeholders. Inmiddels hebben de meeste organisaties voor deze onderwerpen regels opgesteld die de kans op verdere verspreiding van het coronavirus zo veel mogelijk moeten beperken. Nu organisaties twee weken sluiting riskeren bij niet-naleving van de coronaregels, bestaat de behoefte bij bestuurders om meer zekerheid te krijgen met betrekking tot de werking van het COVID-19-beleid, de maatregelen en de controles.

De effectiviteit van de regels hangt af van het gedrag van uw medewerkers. Dat vraagt een audit die verder kijkt dan beleid en datgene wat op papier staat. Door soft controls mee te nemen worden factoren meegenomen die het succes van de regels bepalen. Uiteindelijk gaat het om een blijvende gedragsverandering en derhalve om geloven, begrijpen, willen en kunnen. Inmiddels heeft een aantal interne auditfuncties succesvol gebruikgemaakt van de KPMG soft controls-methodiek bij een audit op het COVID-19-beleid.

Onze aanpak

In de aanpak die wij voorstellen werken we samen aan een werkprogramma dat past bij de situatie van uw organisatie. De instrumenten die wij de afgelopen jaren hebben ontwikkeld en de inzichten die we door de toepassing hiervan hebben opgedaan delen wij graag. De werkzaamheden in het kader van dit onderzoek betreffen zowel de harde, beleidsmatige kant als – aan de hand van KPMG's soft controls-methodologie – de zachte, gedrags- en cultuurcomponent. Het onderzoek zou kunnen bestaan uit de volgende activiteiten:

  • Analyseren van beleidsdocumenten en toetsen of het opgestelde beleid voldoet aan de eisen die uw organisatie en de overheid stellen.
  • Meten van het draagvlak, de motivatie en de uitvoerbaarheid ten aanzien van het naleven van het beleid aan de hand van een beknopte survey.
  • Observeren van gedrag waarbij wordt gekeken of medewerkers zich structureel houden aan de afspraken en of ze het goede voorbeeld geven aan collega's.
  • Interviewen van individuele medewerkers of per groep om de dilemma's en zorgen te inventariseren rondom het naleven van de regels.
  • Analyseren van de oorzaak bij het structureel niet naleven van afspraken.
  • Adviseren op welke wijze de medewerker en organisatie van de observaties kunnen leren.

Het resultaat

In onze terugkoppeling rapporteren wij compact en inzichtelijk over de genoemde werkzaamheden en beantwoorden wij de volgende vragen:

  • Voldoet het beleid aan de gestelde eisen?
  • Hoe breed en hoe diep is het draagvlak voor dit beleid?
  • In welke mate houden medewerkers zich aan de diverse onderdelen van dit beleid?
  • Wat zijn de knelpunten en/of dilemma's die ontstaan en wat zijn daar de dieperliggende oorzaken van?
  • Wat zijn de adviezen om te verbeteren en bij te dragen aan de lerende organisatie?

Contact

We beantwoorden graag alle mogelijke vragen die u hebt over dit belangrijke onderwerp. Neem daarvoor contact op met:

Huck Chuah – Partner

Erik van Bekkum – Director