close
Share with your friends

Een internal audit naar 'tone at the top'

Een internal audit naar 'tone at the top'

Leiderschap maakt of breekt de kwaliteit van risicomanagement, hetgeen wordt onderkend door Internal Audit-functies (IAF’s). Ook commissarissen en leden van auditcomités winden er geen doekjes om: de Internal Auditor zou meer moeten rapporteren over ‘tone at the top’.

Gerelateerde content

man climbing up the stairs

Juist in deze COVID-19-tijd wordt veel gevraagd van leiders. Het is hun taak de organisatie goed door de crisis heen te loodsen, waarbij naar een goede balans wordt gezocht tussen directief leiderschap en vertrouwen in medewerkers. Ware leiders zijn in deze crisistijd bereid pijnlijke beslissingen te nemen, maar ook medewerkers te motiveren. Ze delen hun dilemma's, tonen hun twijfels en laten de pijn in hun hart blijken. Dat vraagt specifieke vaardigheden en competenties. Het is aan de internal auditor om dit mee te nemen in audits, maar zij worstelen vooral met de vragen: Hoe dan? Waar kijk je naar? Wat is je normenkader? En hoe onderzoek je dat dan?

Bij KPMG zijn wij al meer dan tien jaar bezig met onderzoek naar leiderschap in de context van audits. En het wordt ons steeds duidelijker: een audit naar 'tone at the top' is complex, vraagt meerdere disciplines qua auditachtergrond en vooral het vermogen om je in te leven in de wereld van de leider zonder dat je die naar de mond praat. Wij helpen klanten door –afhankelijk van hun ambitie – een aanpak te bepalen die past en vooral beklijft.

Wat is de basis voor de audit?

Bij het uitvoeren van een internal audit naar 'tone at the top' nemen wij vier verschillende aspecten mee die een cruciale rol spelen bij leiderschap in een veranderende omgeving. Een omgeving waarbij COVID-19 ineens het gesprek van de dag is, een omgeving waarbij de externe omgeving continu verandert en vraagt om wendbaarheid door veranderende wet- en regelgeving en veeleisende toezichthouders. Kortom, er is behoefte aan 'change leaders'.

De vier belangrijkste change leader-eigenschappen die de basis vormen in een audit naar 'tone at the top' zijn:

Empathie:
Een leider moet oprecht geïnteresseerd zijn in anderen en begrijpt hun ambities, zorgen en angsten. Een leider is daarnaast in staat afstand te doen van eigen persoonlijke zorgen en ziet de wereld door de ogen van anderen.

Nieuwsgierigheid :
Een verandering of nieuw project met onbekende uitdagingen vereist een leider die explorerende vragen stelt om problemen te onderzoeken en kansen te identificeren

Veerkracht:
Een leider dient veerkrachtig te zijn en vol te houden met compassie en flexibiliteit, zonder te worden afgeschrikt door een confrontatie met tegenstand of onenigheid. Ook veerkracht helpen ontwikkelen bij anderen is aan de leider, inclusief zelfzorg en zelfreflectie.

Bescheidenheid:
Een leider moet het grotere geheel kunnen zien en zich realiseren dat de lange termijn verbindt. Daarnaast dient een leider open te staan om meer over zichzelf te leren en ontdekken. Hij of zij moedigt daartoe open en eerlijke feedback aan om kansen voor ontwikkeling en verbetering te identificeren.

Het is van belang om inzicht te krijgen in percepties ten aanzien van bovengenoemde eigenschappen. Percepties zijn immers van invloed op gedrag en spelen een grote rol in de kwaliteit van risicomanagement.

Wat is de aanpak?

Bij de soft control 'tone at the top' draait het om perceptie: Op welke manier wordt het (top)management ervaren door belanghebbenden? Denk hierbij aan medewerkers, klanten en een Raad van Commissarissen (RvC). De aanpak om deze percepties helder te krijgen is als volgt:

  •  Identificeren van formele en informele leiders middels interviews en/of vragenlijsten.
  • Op basis van best practices, de verschillende leiderschapseigenschappen (empathie, nieuwsgierigheid, veerkracht en bescheidenheid) en in dialoog met de leiders stellen wij de norm en gewenste kaders van de organisatie (SOLL) vast.
  • Bepalen van de huidige situatie (IST) door percepties van medewerkers te meten. Dit gebeurt door middel van:

Self - assessment : Door leiders een self-assessment te laten invullen over hun eigen leiderschapsstijl wordt duidelijk wat de perceptie van de leiders zelf is.

Vragenlijst: Het uitrollen van een vragenlijst bij de klant, RvC en medewerkers – onder anderen medewerkers die direct aan de leider rapporteren – stelt de leider (en internal audit) in staat te begrijpen hoe zijn of haar benadering van leiderschap wordt ervaren.

Interviews: Het hebben van verdiepende interviews maakt het mogelijk om resultaten van de vragenlijst te valideren en om persoonlijke percepties en mogelijke onderliggende oorzaken van percepties gerelateerd aan leiderschap beter te begrijpen.

Focusgroep : Het organiseren van een focusgroep helpt om resultaten van het self-assessment, de vragenlijst en interviews te valideren en te bespreken met meerdere betrokkenen tegelijkertijd. Dit om gezamenlijk beter inzicht in en begrip van de percepties te krijgen.

Rapporteren: Tot slot is het zaak om op basis van de verkregen input door middel van bovengenoemde onderzoeksmethoden te rapporteren over de huidige situatie (IST) en over eventuele aanbevelingen die nodig zijn om te komen tot de gewenste situatie (SOLL).

Het resultaat

  • Bewustwording bij leiders over hun houding en gedrag
  • Betere relatie tussen (top)management en werknemers door openheid over percepties en eventuele acties naar aanleiding van de internal audit
  • Aantoonbare transparantie
  • Meer in control door reflectie en het lerend vermogen van (top)management
  • Inzicht in de mate waarin ‘tone at the top’ in lijn is met organisatiedoelstellingen en kernwaarden

Meer informatie

Neem voor meer informatie contact op met Karlijn Smit.

© 2021 KPMG N.V., a Dutch limited liability company and a member firm of the KPMG global organization of independent member firms affiliated with KPMG International Limited, a private English company limited by guarantee. All rights reserved.


For more detail about the structure of the KPMG global organization please visit https://home.kpmg/governance.

Neem contact met ons op

 

Wilt u een offerte van ons ontvangen?

 

loading image Offerteaanvraag (RFP)