close
Share with your friends

ERP case study: Lichtjaren vooruit met een nieuw ERP

ERP case study: jaren vooruit met een nieuw ERP

Een ERP-implementatie vraagt het nodige van een organisatie. De keuze voor een partner met expertise is essentieel. Lees hier hoe wij Interfood hebben geholpen bij een succesvolle implementatie.

Gerben de Roest

Partner

KPMG Nederland

Contact

Gerelateerde content

Zuivelproducten zitten in vrijwel al het bereide voedsel: van croissantjes tot hagelslag. Zelfs in medicijnen. Interfood is met 16 vestigingen wereldwijd actief in deze markt. Begonnen in de jaren ‘70 als Brabantse zuivelspecialist, is ze nu een toonaangevende handelsorganisatie met unieke expertise in allerlei zuivelproducten. Doordat de voedselmarkt steeds internationaler wordt, met steeds meer toepassingen, groeit de complexiteit van de
productie en de benodigde expertise.

Wat de precieze ‘stretch’ van kaas moet zijn bijvoorbeeld, of hoe die kaas moet kleuren op een pizza, verschilt per afnemer, land en regio. Daarnaast is het hele productieproces verweven met tal van certificeringen en uiteen-lopende regels over voedselveiligheid. Interfood adviseert zowel over toepassing van zuivelproducten zelf, als de logistiek eromheen.

De vraag

Denk je aan een zuivelbedrijf, dan denk je niet meteen aan een bedrijf dat hun spectaculaire groei dankt aan data. Of aan de dynamiek van een handelsorganisatie. Toch is dat precies waar Interfood haar succes op baseert: data en expertise in de wereldwijde handel in zuivelproducten. Die expertise is enorm waardevol voor haar klanten. Het exacte smeltpunt van roomboter, bijvoorbeeld: te hard gesmolten doet leidingen verstoppen, smelt het te langzaam dan ontstaan er klonten in de eindproducten.

Grote hoeveelheden data

Interfood verwerkt enorme hoeveelheden data om exact bij te houden welke leverancier de beste zuivelproducten levert per seizoen, per regio en per soort eindproduct.
Voor het waarborgen van de kwaliteit van zuivelproducten moeten die gegevens bovendien 100% nauwkeurig zijn – van houdbaarheidsdata tot informatie over smeltmomenten. Daarnaast is het bedrijf afhankelijk van de nauwkeurigheid van de data om een andere reden: Interfood is ook logistiek expert. Vertrouwen in realtime inzichten is voor hen cruciaal. Denk aan gegevens over de omvang van de voorraden of het aantal aan- en
verkopen per locatie. Vanwege de wereldwijde handel en de snelle doorlooptijden kan een kleine fout in dergelijke data grote gevolgen hebben.

Nieuw ERP

Om beter te kunnen vertrouwen op bedrijfskritische data, besloot Interfood een paar jaar terug afscheid te nemen van het oude ERP-systeem – stammend uit het jaar 2000 – en de ongeveer 100 verschillende excelsheets waarin alle data rondzwierven. Interfood vroeg KPMG om hen te begeleiden bij de procesbeschrijvingen, pakket- en leveranciersselectie, en – later – bij de implementatie van een nieuw Enterprise Resource Planning-systeem (ERP).
‘De initiële opdracht was ons te adviseren over de ERP-strategie, de selectie van het juiste pakket en de implementatiepartner, en het opzetten van het ERP-project zelf,’ vertelt Ran Panday, Global IT-director van Interfood.
‘De samenwerking liep al snel zo goed, dat we KPMG ook vroegen om gedurende de implementatie de quality control te verzorgen. Later kwamen daar andere deelprojecten bij. Zoals de begeleiding bij de datamigratie.’

Flexibel en dynamisch

Interfood wilde een ERP-pakket dat ze in staat zou stellen een hoger volwassenheidsniveau te behalen. Een systeem dat bovendien past bij de dynamiek van een handelsorganisatie. Daar sloot het ERP-pakket JD Edwards van Oracle goed op aan. Robuust en tegelijk voldoende flexibel. Belangrijk voor Interfood is dat het pakket én de implementatie ervan passen bij de dynamiek van hun bedrijf en hun markt. Dat betekende dat ze van hun implementatiepartner verlangden dat die niet alles eerst tot in de puntjes uitschrijft. Daarvoor ontwikkelt Interfood zich te snel. Aanpakkers zochten ze, met veel kennis van zaken.

"De initiële opdracht was ons te adviseren over het juiste ERP-pakket en implementatiepartner, het opzetten van de procesbeschrijvingen en van het project zelf. De samenwerking liep al snel zo goed, dat we KPMG ook vroegen om gedurende de implementatie de quality control te verzorgen. Later kwamen daar nog andere deelprojecten bij. Zoals de begeleiding bij de datamigratie."

Ran Panday, Global IT-director, Interfood

De Aanpak

Ran Panday werd als Global IT-director verantwoordelijk voor de ERP-implementatie op het moment dat het project al bijna een jaar liep. In dat jaar waren de betrokkenen tot de slotsom gekomen dat de integratie van de pijlers trade, logistiek en finance in het systeem verder moest gaan dan aanvankelijk bedacht. Die beslissing vroeg echter om veel maatwerk, wat de vaart uit het project dreigde te halen. Samen met KPMG besloot Ran daarom het grote project op te splitsen in een aantal deelprojecten, met duidelijke milestones.

Consistente rapportages

Om goed overzicht te houden werd de projectaansturing verstevigd en tegelijk vereenvoudigd. In een consistent en vast format rapporteerde KPMG maandelijks. ‘Daardoor zagen we in één oogopslag waar de risico’s lagen en wat we konden doen om risico’s te mitigeren. Aan alleen registreren heb je niet zoveel, je wil vooruitkijken. Tijdig signaleren als het mis gaat. Ja, KPMG had eerder kunnen signaleren dat het aandeel maatwerk te groot werd, maar zoals ze dat wisten te repareren – dát toont voor mij de kracht van onze samenwerking.’

Als een trein

Na nog een jaar aan voorbereiden, was het systeem gereed om over te gaan. ‘Mede dankzij de strakke voorbereiding van KPMG liep het als een trein. De afstemming met de business was helemaal op orde, klanten en leveranciers waren voorbereid en goed geïnformeerd. Na de checks en controles konden alle contracten naar het nieuwe systeem. Zelfs de contracten die er halverwege bijkwamen, zijn zonder problemen meegegaan. Geen klant heeft een verkeerde factuur gehad of een levering gemist. We hebben niets hoeven repareren. In onze dynamische wereld betekent dat dat het gewoon heel goed is gegaan.’

Schone masterdata

‘KPMG heeft veel expertise in het optuigen van masterdata. Een half jaar voor de livegang begonnen we met het identificeren van vervuilde data. KPMG begeleidde ons daarbij, zodat wij zelf gestructureerd alle oude data konden opschonen, ontdubbelen en migreren naar het nieuwe systeem. Belangrijk, want als de source niet correct is, ga je vervuilde data importeren. Het nieuwe systeem van Oracle leunt bovendien veel sterker op masterdata. KPMG hielp ons ook goed bij de kennisoverdracht: een aantal collega’s kunnen nu zelf de masterdata beheren en de kwaliteit bewaken.’

Goed fundament

‘Vanwege het grote belang van data is de datagovernance een belangrijk fundament onder onze dagelijkse operatie. Want wie voegt wanneer welk product toe? Wereldwijd of per locatie? Wie besluit tot blacklisten, en geldt zo’n ban dan ook in andere landen? Interfood legde in een datagovernancemodel deze en talloze andere afspraken en rollen vast.
Ook de ERP-documentatie hebben ze duidelijk beschreven en vastgelegd. Zo goed dat de externe auditors – een andere partij dan KPMG – geen enkele vraag hadden. Nee, documentloos was het hele traject niet. KPMG legde precies vast wat nodig was, niet te veel en niet te weinig, zodat de vaart er wel in bleef. Exact waar het ons om ging.’

De Resultaten

  • Interfood kan nu vertrouwen op consistente en kloppende data in JD Edwards, een ERP-systeem van Oracle.   
  • In dat ene systeem zijn de drie belangrijke pijlers voor het bedrijf – trade, logistiek en finance – geïntegreerd, waardoor Interfood met hetzelfde aantal fte méér transacties kan verwerken en kan groeien.
  • Voorbereidingen kostten anderhalf jaar, de overgangsperiode zelf verliep geruisloos – in die tijd is er geen levering gemist, alle facturen gingen gewoon de deur uit.
  • Na de livegang zijn – wederom zonder problemen – in enkele maanden tijd  duizenden nieuwe, sommige zeer omvangrijke, contracten ingevoerd.
  • Data uit het oude ERP-systeem (uit het jaar 2000) én circa 100 Excel bestanden, zijn  geschoond en overgebracht naar één nieuw geïntegreerd systeem.
  • Dankzij coaching en workshops van KPMG konden medewerkers van Interfood vanaf dag één zelf aan de slag met het systeem.

Daarom KPMG

‘Als traders zijn we doeners. We moesten daarom eerst wel even wennen aan de hoeveelheid denkwerk die aan de voorkant nodig was om een meerjarenproject een succes te laten zijn. Maar we zien nu dat we daardoor aan de achterkant het tienvoudige besparen. Met de masterdata die nu op orde is, zijn we er echt jaren op vooruit gegaan. Bovendien zien we nu kansen voor nieuwe waardeproposities. Wat precies, dat houden we nog even geheim.
Maar we zijn heel tevreden met het werk dat KPMG voor ons heeft verzet. Zo tevreden, dat we KPMG inmiddels al voor vervolgtrajecten hebben gevraagd.’

Ran Panday, Global IT Director Interfood

Meer informatie?

Voor meer informatie over ERP-transformaties neem contact op met Rob Scheele of Maarten Strijers.

Neem contact met ons op

 

Wilt u een offerte van ons ontvangen?

 

loading image Offerteaanvraag (RFP)