Enterprise Solutions case study - KPMG Nederland
close
Share with your friends

Enterprise Solutions case study: Refresco-klaar voor de nieuwe IFRS16-standaard

Enterprise Solutions case study

Refresco is ’s werelds grootste onafhankelijke producent van frisdranken en sappen, met bijna 60 locaties in Europa en Noord-Amerika. Klanten zijn A-merken en supermarkten. De markt van Refresco is volwassen en daarom wordt groei voornamelijk bereikt door acquisities. In de afgelopen 15 jaar is Refresco ongeveer om het jaar verdubbeld in omvang. De ondernemende organisatie heeft nu vestigingen in 11 landen en ruim 1.800 geleasede assets. Vanwege die omvang hebben de nieuwe IFRS16-rapportagevereisten voor leaseverplichtingen forse impact op de externe verslaggeving van de Refresco Group.

Gerelateerde content

Aerial view of aluminum can lids

De vraag

Refresco is wereldwijd actief, met tientallen productielocaties. Een altijd up-to-date overzicht over alle 1.800 geleasede assets en de leasecontracten is voor hen daarom van grote toegevoegde waarde. Door de verschillende acquisities was er in de loop van de jaren echter een bonte mix aan systemen en administraties ontstaan. Dat werd pas echt een probleem met de komst van de nieuwe IFRS16-vereisten. IFRS16 is de nieuwe richtlijn en rapportagestandaard van de International Accounting Standards Board (IASB) voor leaseverplichtingen. Vanaf begin 2019 moeten externe rapportages aan die standaard voldoen.

Financiële exercitie
De nieuwe standaard dicteert dat álle leaseverplichtingen van Refresco met ingang van het boekjaar 2019 op de balans moeten staan. Gebouwen, hele fabrieken, voertuigen, productielijnen. Dat is meer dan alleen een boekhoudkundige exercitie. Het betekent contracten inventariseren, datapunten verzamelen en processen aanpassen. De impact van IFRS16 op de financiële positie en resultaten van een bedrijf kan bovendien fors zijn. Zo lijkt de schuldenlast flink toe te nemen. Doordat de leasekosten niet meer in de ebitda-resultaten meegaan – ze staan nu immers als afschrijvingen 'onder de streep' – stijgt bovendien de ebitda. De introductie van IFRS16 is dus een complexe financiële exercitie, die om meer vraagt dan alleen een slimme automatiseringsoplossing.

Het juiste pakket: Planon
Halverwege 2018 werd Joost Beers Group Finance Manager bij Refresco. De overgang naar de IFRS16-standaard werd meteen zijn verantwoordelijkheid. Zijn eerste opgave was het vinden van een goede tool voor de registratie van alle leaseverplichtingen. Uit een aantal selectierondes kwam de oplossing Planon als beste uit de bus: dit systeem had de benodigde functionaliteiten klaarstaan – zoals laagdrempelige toegang en eenvoudig zelf assets toevoegen door de verschillende landen – en kon als een veilige clouddienst geleverd worden. Vervolgens zocht Beers een goede implementatiepartner. Daarbij had hij een aantal eisen. Zo moest het een partij zijn met de juiste expertise en van voldoende omvang om ook bij tegenslag continuïteit te bieden. Een partij die Refresco de zekerheid gaf dat ze samen de implementatie op tijd tot een goed einde zouden brengen. Internationale aanwezigheid, plus brede financiële én technische kennis, waren voor Beers doorslaggevende aspecten.

Implementatiepartner: KPMG
KPMG gaf Refresco het vertrouwen dat ze zochten. " Van KPMG weet ik dat ze én goede kwaliteit op een hoog tempo leveren én dat ze de capaciteit hebben om de continuïteit te waarborgen", vertelt Beers. KPMG kreeg de vraag om in 4 maanden tijd een compleet werkend pakket te implementeren waarmee Refresco tijdig aan haar IFRS16-verplichtingen zou voldoen.

"Refresco is een ondernemende organisatie. Dat zie je al aan de omvang van ons hoofdkantoor in Rotterdam. Met maar 60 mensen bedienen we ruim 9.000 collega's in heel Europa en Noord-Amerika. We verwachten van onze partners dat ze daarbij passen. Dat ze actiegericht zijn en, als het nodig is, vaart kunnen maken. KPMG zorgde ervoor dat het lukte: dat we vanaf 1 januari 2019 IFRS16-compliant konden rapporteren." Joost Beers, Group Finance Manager Refresco.

De aanpak

Actiegericht
KPMG en Refresco hadden maar een paar maanden de tijd – van september tot en met december om de IFRS16-oplossing werkend neer te zetten – inclusief verrijkte data. Een pittige planning. "Dankzij zijn actiegerichte instelling wist KPMG het project mooi op tijd af te ronden", vertelt Beers. "In een traject als dit kun je niet hebben dat je een issue pas over 2 of 3 weken inplant. Om de vaart erin te houden moesten we die meteen adresseren. Dat actiegerichte sloot niet alleen mooi aan op de cultuur van Refresco, het was ook één van de succesfactoren van het hele project." Voor de benodigde snelheid later in het project, startten beide partijen eerst met een goede voorbereiding. In een aantal brainstormsessies spraken ze de scope van het project door en stemden ze de verwachtingen voor aanvang goed af.

Korte lijnen, praktische instructies
Elke vrijdag kwam het kernteam, bestaande uit 3 KPMG'ers en 3 medewerkers van Refresco in een call samen om efficiënt alles door te spreken. Eventuele hick-ups of functionaliteiten die in de praktijk toch net anders werkten: KPMG was er steeds in een vroeg stadium bij. Zo leidde onverwachte gebruikersfouten tot een verzoek voor aanvullende functionaliteit. Door extra technische experts in te schakelen zocht en vond het team op korte termijn een oplossing. Ook voor de beantwoording van andere vragen kwam de omvangrijke expertise van KPMG van pas. Zo verbeterde KPMG de kwaliteit van de data, gaven ze pragmatisch advies over invulling van IFRS16-keuzes en gaven KPMG'ers trainingen aan de lokale financieel medewerkers in de 11 landen, zodat die naderhand zelf met het pakket aan de slag konden gaan. Intussen gebruiken zij het pakket nu voor onderhoud van de data over de leaseverplichtingen, voor budgettering én forecasting.

Complete set aan data
De lokale medewerkers hadden voorafgaand aan het traject een bijzondere prestatie neergezet. Uit de bonte mix aan systemen en leasecontracten hadden ze alle leasedata gehaald. De kwaliteit van die data wisselde echter nogal. Daarom schakelde KPMG extra collega's in om data-evaluaties uit te voeren. Voor de lokale medewerkers was dit een waardevolle exercitie. Op deze manier wisten ze dat de kwaliteit van de lease-informatie na deze exercitie goed was. KPMG zorgde ondertussen voor de verdere verrijking van de data, zodat de informatie in het pakket compleet en relevant was.

Synergie
Een andere succesfactor was de synergie. Doordat KPMG al bij meerdere opdrachtgevers ervaring had opgedaan met Planon én met het voldoen aan de IFRS16-verplichtingen, lag er al een template klaar voor de inrichting van het pakket. Frequent terugkerende vragen waren al getackeld. Vragen over de autorisatie, bijvoorbeeld, zodat de landen alleen eigen data kunnen inzien en beheren, en dat op groepsniveau volledig overzicht is. "We zijn bij Refresco heel tevreden over het resultaat en de samenwerking. IFRS16 was voor ons nieuw. Dan is het fijn samen te werken met een implementatiepartner die er al vertrouwd mee is."

De resultaten

  • Binnen de geplande 4 maanden IFRS16-proof: van eerste brainstorm tot compleet werkend pakket.
  • Neergezet door een multidisciplinair kernteam van 6 mensen: 3 mensen van Refresco, 3 van KPMG.
  • Training aan circa 30 financieel medewerkers, verspreid over 11 landen.
  • Alle leasecontracten van 60 productielocaties nu in 1 pakket, inclusief consistente data over 1.800 geleasede assets.
  • Per 1 januari 2019 klaar voor rapportage van leaseverplichtingen via IFRS16.
  • In gebruik bij circa 40 medewerkers van Refresco, waarvan 30 uit de verschillende landen.

Daarom KPMG

" In een project als dit lopen zaken wel eens anders dan verwacht. Op die momenten luisterde KPMG heel goed, werd er een oplossing gevonden voor gesignaleerde issues en werd deze meteen doorgevoerd. Met deze tijdsdruk kun je niet hebben dat je een wijziging pas na 2 of 3 weken inplant. Om de vaart erin te houden moesten we gesignaleerde issues meteen adresseren."

"Dat actiegerichte sloot niet alleen mooi aan op de cultuur van Refresco, het was ook één van de succesfactoren van het project. De synergie was voor ons een andere belangrijke succesfactor. Doordat KPMG al veel kennis had van Planon én van het IFRS16-proof maken van rapportages, profiteerden we van enorme tijdwinst."
Joost Beers, Finance Manager Refresco Group

Meer informatie

Wilt u meer weten over dit project? Neem dan contact op met Paul Nap, partner of Bram de Jonge, senior manager.

Enterprise Solutions

Enterprise Solutions

Enterprise Solutions

Organisaties halen niet de volle waarde uit hun ERP-systeem. KPMG helpt bedrijven waardemaximalisatie voor hun ERP- en BI-omgevingen te realiseren.

Neem contact met ons op

 

Wilt u een offerte van ons ontvangen?

 

Offerteaanvraag (RFP)