Door plotselinge bewegingsbeperkingen en verschuivingen in de vraag naar producten en diensten ontstaan acute uitdagingen op het gebied van bedrijfsvoering en winstgevendheid. Om te beginnen is het daarom belangrijk om de organisatie te stabiliseren en kosten te rationaliseren. De meeste organisaties zullen op dit vlak al in een vergevorderd stadium zijn.
1. Maak werken op afstand mogelijk
Het coronavirus dwingt medewerkers op afstand te werken in proporties die tot nog toe niet gangbaar waren. Er ontstaan nieuwe behoeften om werkprocessen te kunnen waarborgen en medewerkers in staat te stellen hun werk te doen. Focus op onmiddellijke behoeften zoals de schaalbaarheid van de infrastructuur, het aanschaffen van apparatuur en licenties, het herzien van gebruikersrechten en het ontwikkelen van trainingen om medewerkers te begeleiden in de nieuwe manier van werken. Zorg ervoor dat medewerkers verbonden zijn via standaard, veilige en gebruiksvriendelijke samenwerkingstools (Teams, WebEx, etc.). Probeer zo snel mogelijk de meeste functionaliteiten in te zetten, opdat werken op afstand blijvend wordt verbeterd. Daar waar vrijwel alle medewerkers vanuit huis werken, zal een deel van de IT-medewerkers aanwezig moeten zijn om de digitale hulpmiddelen in de lucht te brengen en te houden.
2. Focus op de kritieke problemen
Identificeer de processen en systemen die moeten worden gestabiliseerd om de business adequaat te ondersteunen en prioriteer het werk dat hiervoor benodigd is. Stel vervolgens verschillende plannen op voor kritieke IT-ondersteuning. Denk hierbij aan opschalen van bandbreedtes, het organiseren van licenties, het inregelen van cybersecurity en het beschikbaar stellen van extra hulpmiddelen (laptops, telefoons, beeldschermen, etc.). Betrek hierbij partners en leveranciers om te begrijpen welke veranderingen zij verwachten en waar zij hulp kunnen bieden.
3. Rationaliseer de kosten
Elke organisatie in deze crisis zal aan kijken naar kosten en naar kasstromen. Dit vraagt van de IT-organisatie het formuleren van (nieuw) beleid op (out-of-pocket) IT-kosten en investeringen. Eerste resultaten kunnen snel worden behaald door IT-kosten te elimineren waarvoor eenzijdig handelen voldoende is. Voorbeelden hiervan zijn het minimaliseren van out-of-pocketuitgaven voor trainingen, sociale activiteiten, reizen en overuren. Daarnaast kunnen kosten bespaard worden door het verlengen van de gebruiksduur van niet-kritieke IT door de vernieuwing uit te stellen en de technische versus economische levensduur te heroverwegen. Suggestie: Aangezien de IT-organisatie een essentiële rol speelt in deze crisistijd is het echter ook zaak het welzijn van IT-medewerkers goed in het oog te houden. Tot slot kan worden overgegaan tot het rationaliseren van het aanbod van niet-kritieke diensten of applicaties en het verlagen van het serviceniveau, waar mogelijk uiteraard.
4. Zet mensen op de eerste plaats
Aangezien de IT-organisatie een essentiële rol speelt in deze crisistijd is het echter ook zaak het welzijn van IT-medewerkers goed in het oog te houden. Veelal wordt door IT niet alleen tijdens de gebruikelijke kantooruren gewerkt, maar ook ‘s avonds, ’s nachts en in het weekend. Dit vraagt ook van het IT-management compassie en flexibiliteit richting zijn medewerkers. Communicatie is hierbij cruciaal.
