De coronapandemie heeft in de afgelopen maanden voor een ongekende humanitaire en economische crisis gezorgd. Maatschappijen, organisaties en families worden in grote getale getroffen. Bedrijven trachten op hun beurt continuïteit te waarborgen en hun medewerkers, klanten en andere betrokkenen te beschermen. Dit kan betekenen dat verregaande maatregelen genomen moeten worden. Het is daarbij vanzelfsprekend dat de korte termijn prioriteit heeft, maar het blijft belangrijk om een blik op de langere termijn te houden. Naast alle andere gewone bedrijfsmaatregelen is ook belangrijk om de IT toekomstbestendig te houden. Voor IT zijn 10 acties beschreven die helpen de IT-organisatie gereed maken voor de toekomst.

CEO’s, CIO’s en CDO’s staan voor grote uitdagingen in tijden van corona. Na veelal jaren van investeren is IT een integraal onderdeel geworden van organisaties, producten en diensten. De front-, mid- en backoffice worden steeds vaker met elkaar verbonden. Lange termijn initiatieven en volledige (IT-)transformaties zijn gestart om ervoor te zorgen dat organisaties optimaal zijn gepositioneerd voor de toekomst. Plots is daar de gezondheidscrisis. Het coronavirus heeft een ongekend verstorend en vernietigend effect op de wereldeconomie. Bestuurders zijn genoodzaakt om op de korte termijn werknemers, klanten en hun organisaties te beschermen en tegelijkertijd voorbereidingen te treffen voor de lange termijn. Sterke bestuurders onderscheiden zich door de organisatie onmiddellijk te stabiliseren en tegelijkertijd de langere termijn positie te versterken.

Zodra de eerste maatregelen zijn genomen om de organisatie te stabiliseren kan worden gewerkt aan het nemen van maatregelen voor de middellange termijn. Optimaliseer de IT-organisatie door deze aan te passen aan het ‘nieuwe normaal’. Dit kan betekenen dat nu het juiste moment is om te investeren in nieuwe samenwerkings-oplossingen, zodat reizen in de toekomst minder noodzakelijk wordt en werken op afstand meer de norm wordt. Identificeer en doe slimme investeringen die uiteindelijk zullen leiden tot een verbetering van omzet en winstgevendheid.

5. Investeer in zelfbediening en automatisering

Zelfbediening stelt klanten en medewerkers in staat om contact te houden met de organisatie. Hierdoor zullen zij gebruik kunnen blijven maken van de producten en diensten. Consolideer de front-end kanalen en stroomlijn de user interfaces waar mogelijk om een duidelijke en eenvoudige gebruikerservaring te creëren. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor de ondersteuning van de primaire processen, maar ook voor de IT zelf. Overweeg deze crisis te benutten als een katalysator voor de verdere implementatie van IT4IT. Dit is de kans om het gebruik van bots en kunstmatige intelligentie te vergroten, wat ook kan bijdragen aan de productiviteit en efficiëntie.

6. Optimaliseer de cloud

Deze crisis leert ons om flexibel te zijn en op en af te schalen waar nodig. Cloud is hiervoor een belangrijk middel. Stel een plan op om zowel de cloud, hybride en traditionele infrastructuur te optimaliseren en af te stemmen op de wisselende behoeften. Denk daarbij aan de benodigde rekenkracht, opslag en netwerkvoorzieningen. Houd hierbij te allen tijde rekening met data compliance, beveiliging alsmede andere wet- en regelgeving. Ga na of het daadwerkelijke gebruik van de cloud wordt doorgevoerd in het ‘P x Q x T’-prijsmodel. Monitor eveneens de noodzaak om tijdig af te schalen om geen ongebruikte capaciteit te blijven betalen.

7. Beoordeel de beveiliging en analyseer de risico’s

Het (versneld) doorvoeren van wijzigingen – zowel in IT als in de business – kan gevolgen hebben voor beveiligings- en controlemechanismen. Nieuwe risico’s kunnen optreden en het is daarom belangrijk voortduren een duidelijk beeld te hebben van de impact van wijzigingen op het huidige beleid en de procedures. Cybercriminelen zitten niet stil en misbruiken de corona-uitbraak voor aanvallen, zoals phishing-emails en nepwebsites. Investeer daarom in cybersecurity door meer middelen in te zetten en extra controles uit te voeren op de verdedigingslinies. Werk hierbij samen met andere belanghebbenden uit het ecosysteem.

Aangezien IT steeds meer verweven is met de gehele organisatie en een essentiële rol speelt in de waardeketen, is het belangrijk om naar IT op de langere termijn te kijken. Kostenreducties, rationalisaties, vereenvoudigingen en reorganisaties hoeven niet ten koste te gaan van de IT-organisatie. Integendeel, deze kunnen kansen bieden om de IT-organisatie beter te positioneren voor de langere termijn.

8. Blijf transformeren door doelbewust te investeren

In tijden van crisis kan het verleidelijk en makkelijk zijn om transformatieprogramma’s uit te stellen en terug te keren naar een traditionele manier van werken. Echter, wanneer de strategische behoeften buiten beschouwing worden gelaten, kunnen deze negatieve gevolgen hebben voor de langere termijn. Pas de IT en de digitale strategie in nauw overleg met businessmanagement aan, maar wees selectief in investeringen. Ontwikkel scenario’s voor veranderende omstandigheden en beoordeel welke impact deze hebben op het Business en Operating Model, alsmede de daarbij behorende inzet van technologie. Door doelbewust te blijven investeren zullen organisaties op termijn concurrentievoordeel behouden.

9. Heroverweeg het IT-kostenmodel

Kostenreducties en IT-rationalisatie zullen ook op de langere termijn noodzakelijk zijn. Overweeg in toenemende mate gebruik te maken van meer variabele kostenmodellen, zoals XaaS. Reduceer hiermee vaste kosten en middelen die niet worden benut. Kijk daarnaast kritisch naar het licentielandschap en leveranciers om te beoordelen of de juiste prijs wordt betaald en licenties daadwerkelijk worden gebruikt. Maak eventueel nieuwe prijsafspraken met leveranciers.

10. Hervorm de IT-organisatie

De huidige omstandigheden en de invloed van digitale technologieën vragen organisaties anders te opereren dan zij gewend zijn. Vrijwel elke verandering zal impact hebben op verschillende elementen van het Operating Model. Hervorm de bestaande inrichting van de IT-organisatie en samenwerkingsmodellen tussen de business en IT. Richt een Agile en digitale organisatie in zodat men in de toekomst sneller kan inspelen op veranderende klantbehoeften en marktomstandigheden.

Ondanks de gezondheids- en economische crisis – en misschien ook wel dankzij - zullen IT-leiders zich continu moeten blijven focussen op de integratie van bedrijfs- en digitale strategieën. De kunst is om slim te investeren met een visie op het nieuwe normaal, tijdens en na corona. IT blijft in toenemende mate een integraal onderdeel van organisaties, producten en diensten. Digitalisering kan groei in tijden na corona versterken, maar dan moeten organisaties en bestuurders wel in staat worden gesteld om te werken aan de toekomst. Ook in tijden van crisis.

Hebt u na het lezen van dit artikel behoefte aan meer informatie of persoonlijk advies? Neem dan contact op met een van de auteurs.

William Koot

William is partner bij KPMG Digital Strategy Group, heeft meer dan 35 jaar ervaring op het gebied van Business en IT-strategie en geeft leiding aan de EMA Digital Strategy Community.

Guido Soonius

Guido is senior manager bij KPMG Digital Strategy Group en helpt klanten te ontdekken wat de impact van nieuwe, opkomende (technologie)trends is op hun Business en/of Operating model.

Joeri Weel

Joeri werkt als consultant bij KPMG Digital Strategy Group en helpt klanten met het opstellen en implementeren van hun digitale strategie.