Corona: korte én langere termijn IT-maatregelen
Korte én langere termijn IT-maatregelen in tijden van corona
De coronapandemie heeft in de afgelopen maanden voor een ongekende humanitaire en economische crisis gezorgd. Maatschappijen, organisaties en families worden in grote getale getroffen. Bedrijven trachten op hun beurt continuïteit te waarborgen en hun medewerkers, klanten en andere betrokkenen te beschermen. Dit kan betekenen dat verregaande maatregelen genomen moeten worden. Het is daarbij vanzelfsprekend dat de korte termijn prioriteit heeft, maar het blijft belangrijk om een blik op de langere termijn te houden. Naast alle andere gewone bedrijfsmaatregelen is ook belangrijk om de IT toekomstbestendig te houden. Voor IT zijn 10 acties beschreven die helpen de IT-organisatie gereed maken voor de toekomst.
CEO’s, CIO’s en CDO’s staan voor grote uitdagingen in tijden van corona. Na veelal jaren van investeren is IT een integraal onderdeel geworden van organisaties, producten en diensten. De front-, mid- en backoffice worden steeds vaker met elkaar verbonden. Lange termijn initiatieven en volledige (IT-)transformaties zijn gestart om ervoor te zorgen dat organisaties optimaal zijn gepositioneerd voor de toekomst. Plots is daar de gezondheidscrisis. Het coronavirus heeft een ongekend verstorend en vernietigend effect op de wereldeconomie. Bestuurders zijn genoodzaakt om op de korte termijn werknemers, klanten en hun organisaties te beschermen en tegelijkertijd voorbereidingen te treffen voor de lange termijn. Sterke bestuurders onderscheiden zich door de organisatie onmiddellijk te stabiliseren en tegelijkertijd de langere termijn positie te versterken.
I. Stabiliseer de organisatie
Door plotselinge bewegingsbeperkingen en verschuivingen in de vraag naar producten en diensten ontstaan acute uitdagingen op het gebied van bedrijfsvoering en winstgevendheid. Om te beginnen is het daarom belangrijk om de organisatie te stabiliseren en kosten te rationaliseren. De meeste organisaties zullen op dit vlak al in een vergevorderd stadium zijn.
1. Maak werken op afstand mogelijk
Het coronavirus dwingt medewerkers op afstand te werken in proporties die tot nog toe niet gangbaar waren. Er ontstaan nieuwe behoeften om werkprocessen te kunnen waarborgen en medewerkers in staat te stellen hun werk te doen. Focus op onmiddellijke behoeften zoals de schaalbaarheid van de infrastructuur, het aanschaffen van apparatuur en licenties, het herzien van gebruikersrechten en het ontwikkelen van trainingen om medewerkers te begeleiden in de nieuwe manier van werken. Zorg ervoor dat medewerkers verbonden zijn via standaard, veilige en gebruiksvriendelijke samenwerkingstools (Teams, WebEx, etc.). Probeer zo snel mogelijk de meeste functionaliteiten in te zetten, opdat werken op afstand blijvend wordt verbeterd. Daar waar vrijwel alle medewerkers vanuit huis werken, zal een deel van de IT-medewerkers aanwezig moeten zijn om de digitale hulpmiddelen in de lucht te brengen en te houden.
2. Focus op de kritieke problemen
Identificeer de processen en systemen die moeten worden gestabiliseerd om de business adequaat te ondersteunen en prioriteer het werk dat hiervoor benodigd is. Stel vervolgens verschillende plannen op voor kritieke IT-ondersteuning. Denk hierbij aan opschalen van bandbreedtes, het organiseren van licenties, het inregelen van cybersecurity en het beschikbaar stellen van extra hulpmiddelen (laptops, telefoons, beeldschermen, etc.). Betrek hierbij partners en leveranciers om te begrijpen welke veranderingen zij verwachten en waar zij hulp kunnen bieden.
3. Rationaliseer de kosten
Elke organisatie in deze crisis zal aan kijken naar kosten en naar kasstromen. Dit vraagt van de IT-organisatie het formuleren van (nieuw) beleid op (out-of-pocket) IT-kosten en investeringen. Eerste resultaten kunnen snel worden behaald door IT-kosten te elimineren waarvoor eenzijdig handelen voldoende is. Voorbeelden hiervan zijn het minimaliseren van out-of-pocketuitgaven voor trainingen, sociale activiteiten, reizen en overuren. Daarnaast kunnen kosten bespaard worden door het verlengen van de gebruiksduur van niet-kritieke IT door de vernieuwing uit te stellen en de technische versus economische levensduur te heroverwegen. Suggestie: Aangezien de IT-organisatie een essentiële rol speelt in deze crisistijd is het echter ook zaak het welzijn van IT-medewerkers goed in het oog te houden. Tot slot kan worden overgegaan tot het rationaliseren van het aanbod van niet-kritieke diensten of applicaties en het verlagen van het serviceniveau, waar mogelijk uiteraard.
4. Zet mensen op de eerste plaats
Aangezien de IT-organisatie een essentiële rol speelt in deze crisistijd is het echter ook zaak het welzijn van IT-medewerkers goed in het oog te houden. Veelal wordt door IT niet alleen tijdens de gebruikelijke kantooruren gewerkt, maar ook ‘s avonds, ’s nachts en in het weekend. Dit vraagt ook van het IT-management compassie en flexibiliteit richting zijn medewerkers. Communicatie is hierbij cruciaal.
II. Optimaliseer het IT-gebouw
Zodra de eerste maatregelen zijn genomen om de organisatie te stabiliseren kan worden gewerkt aan het nemen van maatregelen voor de middellange termijn. Optimaliseer de IT-organisatie door deze aan te passen aan het ‘nieuwe normaal’. Dit kan betekenen dat nu het juiste moment is om te investeren in nieuwe samenwerkings-oplossingen, zodat reizen in de toekomst minder noodzakelijk wordt en werken op afstand meer de norm wordt. Identificeer en doe slimme investeringen die uiteindelijk zullen leiden tot een verbetering van omzet en winstgevendheid.
5. Investeer in zelfbediening en automatisering
Zelfbediening stelt klanten en medewerkers in staat om contact te houden met de organisatie. Hierdoor zullen zij gebruik kunnen blijven maken van de producten en diensten. Consolideer de front-end kanalen en stroomlijn de user interfaces waar mogelijk om een duidelijke en eenvoudige gebruikerservaring te creëren. Dit geldt natuurlijk niet alleen voor de ondersteuning van de primaire processen, maar ook voor de IT zelf. Overweeg deze crisis te benutten als een katalysator voor de verdere implementatie van IT4IT. Dit is de kans om het gebruik van bots en kunstmatige intelligentie te vergroten, wat ook kan bijdragen aan de productiviteit en efficiëntie.
6. Optimaliseer de cloud
Deze crisis leert ons om flexibel te zijn en op en af te schalen waar nodig. Cloud is hiervoor een belangrijk middel. Stel een plan op om zowel de cloud, hybride en traditionele infrastructuur te optimaliseren en af te stemmen op de wisselende behoeften. Denk daarbij aan de benodigde rekenkracht, opslag en netwerkvoorzieningen. Houd hierbij te allen tijde rekening met data compliance, beveiliging alsmede andere wet- en regelgeving. Ga na of het daadwerkelijke gebruik van de cloud wordt doorgevoerd in het ‘PxQxT’-prijsmodel. Monitor eveneens de noodzaak om tijdig af te schalen om geen ongebruikte capaciteit te blijven betalen.
7. Beoordeel de beveiliging en analyseer de risico’s
Het (versneld) doorvoeren van wijzigingen – zowel in IT als in de business – kan gevolgen hebben voor beveiligings- en controlemechanismen. Nieuwe risico’s kunnen optreden en het is daarom belangrijk voortduren een duidelijk beeld te hebben van de impact van wijzigingen op het huidige beleid en de procedures. Cybercriminelen zitten niet stil en misbruiken de corona-uitbraak voor aanvallen, zoals phishing-emails en nepwebsites. Investeer daarom in cybersecurity door meer middelen in te zetten en extra controles uit te voeren op de verdedigingslinies. Werk hierbij samen met andere belanghebbenden uit het ecosysteem.
III. Verbeter de lange termijn positie
Aangezien IT steeds meer verweven is met de gehele organisatie en een essentiële rol speelt in de waardeketen, is het belangrijk om naar IT op de langere termijn te kijken. Kostenreducties, rationalisaties, vereenvoudigingen en reorganisaties hoeven niet ten koste te gaan van de IT-organisatie. Integendeel, deze kunnen kansen bieden om de IT-organisatie beter te positioneren voor de langere termijn.
8. Blijf transformeren door doelbewust te investeren
In tijden van crisis kan het verleidelijk en makkelijk zijn om transformatieprogramma’s uit te stellen en terug te keren naar een traditionele manier van werken. Echter, wanneer de strategische behoeften buiten beschouwing worden gelaten, kunnen deze negatieve gevolgen hebben voor de langere termijn. Pas de IT en de digitale strategie in nauw overleg met businessmanagement aan, maar wees selectief in investeringen. Ontwikkel scenario’s voor veranderende omstandigheden en beoordeel welke impact deze hebben op het Business en Operating Model, alsmede de daarbij behorende inzet van technologie. Door doelbewust te blijven investeren zullen organisaties op termijn concurrentievoordeel behouden.
9. Heroverweeg het IT-kostenmodel
Kostenreducties en IT-rationalisatie zullen ook op de langere termijn noodzakelijk zijn. Overweeg in toenemende mate gebruik te maken van meer variabele kostenmodellen, zoals XaaS. Reduceer hiermee vaste kosten en middelen die niet worden benut. Kijk daarnaast kritisch naar het licentielandschap en leveranciers om te beoordelen of de juiste prijs wordt betaald en licenties daadwerkelijk worden gebruikt. Maak eventueel nieuwe prijsafspraken met leveranciers.
10. Hervorm de IT-organisatie
De huidige omstandigheden en de invloed van digitale technologieën vragen organisaties anders te opereren dan zij gewend zijn. Vrijwel elke verandering zal impact hebben op verschillende elementen van het Operating Model. Hervorm de bestaande inrichting van de IT-organisatie en samenwerkingsmodellen tussen de business en IT. Richt een Agile en digitale organisatie in zodat men in de toekomst sneller kan inspelen op veranderende klantbehoeften en marktomstandigheden.
