De overgang naar het nieuwe pensioenstelsel trekt de komende jaren een forse wissel op de capaciteit van pensioenfondsen en -uitvoeringsorganisaties. Bestuurders, medewerkers en management worden in beslag genomen door grote veranderingsprojecten, terwijl ook het reguliere werk tijd, aandacht en energie blijft vragen. Dat zet per definitie druk op de gebruikelijke zorgvuldigheid in de beheersing van de bedrijfsvoering. Inzicht in cultuur- en gedragsrisico’s en de SIRA kunnen die druk pareren.
De SIRA van het pensioenfonds is een bekend instrument om jaarlijks een breed scala aan integriteitsrisico’s in kaart te brengen en inzicht te geven in het bestaan en effectiviteit van beheersingsmaatregelen. Daarnaast laat de SIRA zien op welke punten interventies nodig zijn, bijvoorbeeld het updaten van beleidsdocumentatie. De SIRA kan speciaal voor deze transitie worden ingezet om de specifieke integriteitsrisico’s onder de loep te nemen. Samen met deze organisatorische aspecten zijn gedragsbeïnvloedende factoren van groot belang om compliancerisico's te herkennen.
Pensioenfondsen kunnen bij het doordenken van wat de pensioentransitie voor cultuur- en gedragsrisico’s met zich meebrengt het KPMG soft-controls model gebruiken. Dit model is een coherent systeem - gebaseerd op uitgebreid wetenschappelijk onderzoek - van acht gedragsfactoren die tezamen laten zien in welke mate een organisatie gewenst gedrag stimuleert, dan wel ontmoedigt. Het betreft vier preventieve soft controls (helderheid, voorbeeldgedrag, betrokkenheid en uitvoerbaarheid), twee detectieve (bespreekbaarheid en transparantie) en twee responsieve controls (handhaving en aanspreekbaarheid). Bij het versterken van het bewustzijn rond compliance zijn deze soft controls van belang.
Helderheid betreft de vraag of en in welke mate het duidelijk is wat de regels zijn en wat de organisatie van medewerkers verwacht. Met name na een transitieperiode kan het onduidelijk zijn wat nu de nieuwe regels zijn. Voorbeeldgedrag gaat natuurlijk over de vraag of het bestuur het gewenste gedrag ook 'voorleeft'. Betrokkenheid raakt de motivatie van bestuurders en andere verbonden personen om zich te houden aan de regels van de organisatie gedurende een drukke transitieperiode. Uitvoerbaarheid is zeker in de pensioentransitie een aandachtspunt: worden bestuurders, management en medewerkers eigenlijk wel in staat gesteld - beschikken zij over de middelen - om het gewenste gedrag te vertonen?
Gedurende een intensieve transitieperiode kan minder transparant zijn hoe en of regels en gewenst gedrag worden getoond. De ervaring leert dat tijdens deze intensieve periodes de bereidheid om inbreuken op regels en gewenst gedrag bespreekbaar te maken kan verminderen. Deze afnemende bespreekbaarheid wordt gereflecteerd in de aanspreekbaarheid. De motivatie om tijdens intensieve verandertrajecten elkaar aan te spreken op (on)gewenst gedrag kan eveneens afnemen. Aandacht voor het optreden tegen ongewenst gedrag en het openlijk belonen van gewenst gedrag – wat zich vertaalt in handhaving – wordt veelal verminderd in transitieperiodes.
Wanneer deze gedragselementen actief worden meegenomen in de uitvoering van de SIRA, wordt daadwerkelijk inzicht gecreëerd tegen welke integriteitsrisico’s het pensioenfonds aanloopt tijdens en na een grote transitieperiode. Voor het pensioenfonds wordt duidelijk waar nieuwe risico’s zich (kunnen) voordoen én welke beheersmaatregelen nader aandacht verdienen om deze risico’s effectief te mitigeren. Pensioenfondsen kunnen op deze manier zowel voor, tijdens als na de drukke pensioentransformatie de integere bedrijfsvoering borgen.
KPMG Forensic ondersteunt pensioenfondsen in het op peil houden van compliance en integriteit, zowel tijdens als na transitieperiodes. Met onder meer accountants, dataspecialisten, gedragswetenschappers en juristen helpt ons team u bij het beheersen van alle mogelijke compliancerisico's waarmee uw fonds de komende jaren mogelijk te maken krijgt. Het transitieproces is een forse uitdaging, maar u kunt de risico's van dit proces beperken door meteen vanaf de start de compliancefunctie van de organisatie te versterken. Het spreekt vanzelf dat wij daarover graag met u in gesprek gaan.
