nl-pebbles

Hoe monitoring kan helpen om kennis te vergroten

9 minuten leestijd

Sturen in de mist: hoe monitoring kan helpen om kennis te vergroten

De onzekerheid over de ontwikkeling van het COVID-19-virus en de effecten van de genomen noodmaatregelen is groot. Zoals minister-president Rutte al meerdere malen stelde: “Het is sturen in de mist, we moeten met 50% van de kennis 100% van de besluiten nemen.” Betrouwbare data en actuele beslisinformatie zijn daarom meer dan ooit van essentieel belang.

De COVID-19-crisis en de bijbehorende maatregelen om deze te beteugelen hebben een grote impact op onze maatschappij en economie: in ziekenhuizen ontstaan nijpende situaties door de grote toestroom van patiënten, honderdduizenden bedrijven in Nederland verkeren in de gevarenzone en zzp'ers komen in de knel door wegvallende opdrachten. De overheid heeft in allerijl noodmaatregelen getroffen en een uitgebreid economisch maatregelenpakket opgetuigd om de crisis te bezweren. De onzekerheid over de ontwikkeling van het virus en de effecten van de genomen maatregelen is groot. Zoals minister-president Rutte al meerdere malen stelde: "Het is sturen in de mist, we moeten met 50% van de kennis 100% van de besluiten nemen." Betrouwbare data en actuele beslisinformatie zijn daarom meer dan ooit van essentieel belang. In dit artikel blikken we terug op de knappe prestatie die de overheid afgelopen maanden heeft neergezet en geven we handvatten voor het (verder) opzetten en inrichten van monitoring om aanvullende inzichten te verkrijgen.

Dankzij een snel handelende overheid wordt de economie gestut

De aard van de COVID-19-crisis en het abrupt stopzetten van een groot deel van de economie vragen om snel handelen. Het kabinet heeft de afgelopen periode samen met decentrale overheden en uitvoeringsorganisaties hard gewerkt om steunmaatregelen snel in de praktijk te brengen. Met deze regelingen kunnen ondernemers inkomensondersteuning krijgen of een tegemoetkoming in loonkosten. Ook is het makkelijker geworden voor ondernemers om aan krediet te komen. Zo kunnen bedrijven met de Noodmaatregel Overbrugging Werkgelegenheid (NOW) tot 90% van de loonkosten uitbetaald krijgen als minimaal 20% van de omzet wegvalt[1] en is de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) in het leven geroepen om zelfstandigen (inclusief zzp'ers) inkomensondersteuning te bieden om te zorgen dat ze in hun levensonderhoud kunnen voorzien. Met de Tegemoetkoming Ondernemers Getroffen Sectoren (TOGS) kunnen ondernemers in sectoren die direct getroffen zijn door kabinetsmaatregelen een eenmalige gift van EUR 4.000 krijgen.[2]

De maatregelen zijn in zeer kort tijdsbestek en onder grote druk tot stand gekomen, waardoor ze mogelijk niet voor alle sectoren passend zijn. Het is echter goed om te zien dat de overheid op basis van voortschrijdend inzicht snel handelt en bijstuurt. Na de bekendmaking van het pakket zijn al diverse wijzigingen doorgevoerd, de verwachting is dat meer wijzigingen volgen. Deze wijzigingen hebben met name betrekking op het verruimen en/of verlengen van maatregelen. Zo is de TOGS al tweemaal verruimd, waardoor meer ondernemers aanspraak kunnen maken op de eenmalige gift.[3] Daarnaast heeft het kabinet aangegeven dat steunmaatregelen worden verlengd zolang dat nodig is en is op 20 mei jl. een tweede steunpakket aangekondigd.[4]

Om tot gefundeerde besluiten te komen over het al dan niet verruimen van maatregelen, het inbouwen van extra voorwaarden of het creëren van nieuwe maatregelen, moet het kabinet snel handelen en scherp zicht hebben op hoe de genomen maatregelen renderen. Vallen bepaalde sectoren niet buiten de boot bij steunmaatregelen? Wordt er geen misbruik gemaakt van bepaalde regelingen?[5] En worden ondernemers in voldoende mate gecompenseerd? Ook omdat de ontwikkelingen elkaar in rap tempo opvolgen en de situatie van dag tot dag kan wijzigen, is bijsturing door beleidsmakers nodig. Snelle, effectieve bijsturing is echter niet eenvoudig en doorgevoerde wijzigingen kunnen steevast rekenen op kritiek.[6] Monitoring kan in dit geval een waardevolle tool voor beleidsmakers en bestuurders zijn. Gecombineerd met ook andersoortige stuurinformatie kan het een bijdrage leveren aan het vergroten van de informatiepositie.

Monitoring biedt houvast in onzekere tijden

Monitoring kan in een relatief kort tijdbestek worden opgezet en ingericht. De regering heeft hier reeds eerste stappen in gezet.[7] Ook organisaties richten monitors en dashboards in om grip te houden op hun bedrijfsvoering in tijden van grote verandering. Het monitoren en hebben van een overzichtelijk dashboard helpt om in een kort tijdsbestek de informatiepositie te vergroten, zodat niet langer met 50% van de kennis besluiten moeten worden genomen, maar met 60%, 70% of meer. Hoewel nooit alle relevante informatie of de volledige werkelijkheid kan worden gevat in een monitor of dashboard is iedere verbetering in de kennis- en informatiepositie daarbij winst. Voor effectieve monitoring zien wij een drietal uitgangspunten:

 

  1. Een snelle start met heldere afspraken is goed mogelijk. Door continu en systematisch de voortgang en effecten van maatregelen te monitoren en inzichten periodiek in dashboards te vatten kan snelle en effectieve bijsturing worden gerealiseerd. Daarbij is het wel van belang om de governance en datastromen zo in te richten dat een kortcyclisch en schaalbaar proces wordt geborgd. Onder meer een heldere set aan afspraken met betrokken partijen over onder andere datavereisten en ‑aanlevering maken real-time monitoring en snelle aanpassingen in monitoringsrapportages en dashboards mogelijk. Daarbij kan klein worden begonnen (bijvoorbeeld met een beperkt aantal databronnen en/of indicatoren) en is opschaling over tijd mogelijk.
  2. Koppeling van databronnen levert een schat aan informatie. Diverse (decentrale) overheden en instanties bezitten een schat aan waardevolle gegevens waarvan gebruik kan worden gemaakt. Zo beschikt het UWV over gegevens ten aanzien van het aantal uitkeringen dat wordt aangevraagd, weet de RVO in welke mate ondernemers aanspraak maken op de diverse regelingen als TOGS en publiceert het CBS sinds begin april gegevens over het aantal faillissementen door de COVID-19-crisis.[8] Deze data en gegevens leveren op zichzelf al een beeld van de mate waarin maatregelen renderen. Wanneer deze verschillende bronnen worden gekoppeld, wordt hun waarde nog vele malen groter. Zo kan op een gedetailleerd niveau actueel inzicht worden verkregen in de uitwerking van maatregelen, bijvoorbeeld op lokaal niveau en/of per sector. Gegevens uit diverse openbare bronnen kunnen daarbij worden toegevoegd aan analyses. Het aantal vervoersbewegingen in een regio of leegstanden in winkelcentra zijn bijvoorbeeld goede indicatoren van economische activiteit. Daarmee wordt (aanvullend) inzicht verkregen in de werking van economische maatregelen. (big) Data-analyse en voorspellende data-analyse kunnen helpen om deze inzichten te verrijken en beleidskeuzes verder te onderbouwen.
  3. Wees kritisch en transparant over de opzet en inhoud van de monitor. Besluiten moeten zo veel als mogelijk gebaseerd worden op betrouwbare beslisinformatie, waarbij monitors en dashboards waardevolle inzichten kunnen opleveren voor overheden en organisaties. Betrouwbare beslisinformatie is echter niet altijd volledig voorhanden en monitors en dashboards hebben zo hun beperkingen (soms ontbreekt bepaalde data, kan niet het volledige beeld worden geschetst en/of is het niet mogelijk om een real-time en dynamische voorstelling van zaken te bieden). Het is daarom goed om kritisch en transparant te zijn over de opzet en inhoud van de monitor. Door hier expliciet en transparant over te zijn kan worden voorkomen dat onrealistische verwachtingen ontstaan ten aanzien van wat de monitor kan bieden, welke inzichten het kan leveren en hoe betrouwbaar deze zijn. In het geval van de COVID-19 kan transparantie ook bijdragen aan het vergroten van draagvlak voor getroffen maatregelen en genomen besluiten.

Met zevenmijlslaarzen naar een inzichtelijk dashboard

Met een cyclisch proces van zeven stappen kan monitoring worden opgezet en ingericht. Eerste stappen kunnen daarbij snel worden gezet. Over tijd kan monitoring worden opgeschaald en uitgebreid:

monitoring-7-stappen

1. Bepalen van doelen en indicatoren

Begin met het vaststellen van het doel van de monitor. Waarop wil je als beleidsmaker of organisatie sturen en welke stuurinformatie is dan nodig? Door deze doelstellingen en stuurinformatie te operationaliseren en indicatoren vast te stellen kan de databehoefte worden bepaald (het aantal uitkeringsaanvragen is bijvoorbeeld een indicator voor werkloosheid in een bepaalde regio).

2. Uitvoeren van quickscan van beschikbare databronnen

Voer vervolgens een quickscan uit om te achterhalen welke data(bronnen) beschikbaar zijn. (Decentrale) overheden, instanties of kennisinstellingen beschikken over een schat aan informatie waarvan gebruik kan worden gemaakt. Binnen organisaties is het zaak om bij verschillende afdelingen en teams te inventariseren of en welke data/informatie beschikbaar is.

3. Kiezen van passende tooling

Met passende tooling (laagdrempelige voorbeelden zijn Tableau en Power BI) kunnen geavanceerde monitoringsrapportages en dashboards worden ontwikkeld. De keuze voor een bepaalde tool is van invloed op datavereisten en de wijze waarop deze wordt aangeleverd (en daarmee op te maken afspraken met betrokkenen). Maak daarom relatief snel een keuze in tooling voor dashboarding. De keuze voor passende tooling is onder meer afhankelijk van monitoringsdoelstellingen en beschikbare kennis/competenties bij betrokkenen.

4. Maken van heldere set van afspraken met betrokken partijen/stakeholders

Maak heldere afspraken met betrokken partijen/stakeholders, zowel intern als extern. Afspraken hebben onder meer betrekking op de voorwaarden (specificaties en vereisten) waaraan gegevens/data moeten voldoen en (de frequentie van) data-aanlevering. Ook binnen organisaties (waar veelal vergelijkbare werkwijzen, systemen en tooling worden gehanteerd) is het belangrijk om tot een heldere set van afspraken te komen. Afspraken, protocollen en gestandaardiseerde data-uitwisseling vergroten de uniformiteit van gegevens, waardoor databewerking minder tijd kost en monitoringsgegevens relatief snel en eenvoudig kunnen worden verwerkt/aangevuld.

5. Verzamelen en koppelen van data

Start met de het verzamelen en koppelen van benodigde data. Afhankelijk van de beschikbare data en gewenste inzichten worden in deze stap (aanvullende) analyses uitgevoerd. Met analyses en berekeningen kunnen de gevraagde specifieke inzichten uit de data/informatie worden gehaald (denk aan uitsplitsingen per bedrijfsonderdeel, productcategorie, sector, gebied of in tijd, verloop van effecten of prognoses).

6. Opstellen monitoringsdashboards en rapportages

Stel monitoringsrapportages en/of dashboards op in lijn met de doelen zoals onder (1) bepaald. Voor interactieve dashboards met gedetailleerde inzichten in de voortgang en effecten kan gebruik worden gemaakt van datavisualisatie-tooling zoals Tableau of Power BI.

7. Bijsturen van beleid

Gebruik de inzichten uit de monitoringsrapportages en/of dashboards om bij te sturen, i.e. het aanpassen van maatregelen, beëindigen van maatregelen of het instellen van nieuwe maatregelen. Bovenstaande stappen kunnen opnieuw worden doorlopen om de monitor aan te scherpen of uit te breiden, bijvoorbeeld door nieuwe/meer data toe te voegen.

De huidige COVID-19-crisis plaatst de overheid en organisaties voor tal van uitdagingen. Uitdagingen waarin het van belang is om op basis van betrouwbare beslisformatie te sturen. Effectieve monitoring van maatregelen is daarbij geen doel an sich, maar kan hierin een belangrijke ondersteunende rol spelen. De crisis biedt echter ook kansen. Deze uitzonderlijke situatie waarin zo goed als mogelijk op basis van beschikbare beslisinformatie maatregelen worden getroffen en wordt bijgestuurd, dwingt de overheid en organisaties ertoe om snel stappen te zetten in het gebruik van (gekoppelde) data en om monitoringsmechanismen verder in te richten. Daarbij worden belangrijke lessen geleerd en worden kennis en ervaring opgedaan, waarvan in toekomstige crisissituaties of transities de vruchten worden geplukt.

Meer informatie